Uitdaging
Student Factory beheert 20 locaties in Frankrijk die zich richten op studenten en kortetermijnbezoekers die flexibele accommodatie zoeken. Hoewel de appartementen modern en van alle gemakken voorzien zijn, is er geen 24/7 receptie. Deze beperking zorgde voor een aanzienlijk logistiek probleem bij de sleuteloverdracht, met name voor gasten die buiten kantooruren arriveerden.
Doordat gasten op onvoorspelbare tijdstippen arriveerden – vaak laat in de avond – was het bestaande systeem van persoonlijke sleuteloverdracht niet langer houdbaar. Medewerkers moesten ofwel na sluitingstijd ter plaatse blijven, ofwel complexe, handmatige sleuteloverdrachten coördineren. Het ontbreken van een gestroomlijnd proces zorgde voor wrijving in de gastervaring en operationele inefficiënties voor het team.
Pijnpunten
- Geen 24/7 receptie: Het niet kunnen bemannen van de receptie gedurende de klok zorgde voor een hiaat in de dienstverlening voor gasten die buiten de reguliere openingstijden arriveerden.
- Operationele verstoring: Medewerkers werden regelmatig onderbroken of moesten hun diensten verlengen om te late aankomsten op te vangen, wat leidde tot planningsproblemen en inefficiëntie.
- Onvoorspelbare aankomsttijden: Gasten hielden zich vaak niet aan de opgegeven aankomsttijden, waardoor het lastig was om de sleuteloverdracht handmatig en tijdig te coördineren.
Oplossing
Om deze uitdagingen aan te pakken, implementeerde Student Factory het Keycafe-sleutelbeheersysteem op al hun locaties. Keycafe onderscheidde zich van andere sleutelbeheeroplossingen door zijn eenvoud, betrouwbaarheid en de mogelijkheid om gasten autonoom toegang te bieden met een sleutel, zonder dat er fysiek personeel aanwezig hoeft te zijn.
De workflow is nu sterk gestroomlijnd: na bevestiging van de reservering van een gast wordt via de Keycafe-app een unieke ophaalcode gegenereerd. Deze code wordt naar de gast gestuurd, die deze kan gebruiken om bij aankomst, ongeacht het tijdstip, de sleutel uit de SmartBox-sleutelkluis in de lobby te halen. Bij vertrek kunnen gasten de sleutel met dezelfde code inleveren, in hun kamer achterlaten of direct aan een medewerker overhandigen.
Dankzij deze automatisering is het team van Student Factory flexibel en mobiel gebleven, met de zekerheid dat belangrijke transacties veilig en efficiënt worden afgehandeld.
Implementatie van Student Factory
- Sleutelvoorbereiding vóór aankomst: Medewerkers bereiden de sleutelkaarten vooraf voor op basis van de reserveringsdata en wijzen unieke codes toe voor afhalen via de Keycafe-app.
- Autonomie voor gasten: Gasten ontvangen hun toegangscode via e-mail of sms en halen bij aankomst zelfstandig hun sleutels op uit de Keycafe SmartBox.
- Flexibele retourmogelijkheden: Gasten kunnen sleutels inleveren door ze terug te plaatsen in de Keycafe-kluis, ze in de kamer achter te laten of ze aan een medewerker te geven indien beschikbaar.
“Het grootste voordeel is dat we niet op kantoor hoeven te zijn, want wij zijn altijd onderweg, en de klant kan volledig zelfstandig zijn sleutel ophalen en zijn appartement betreden.”
Resultaat
Sinds de implementatie van Keycafe heeft Student Factory geen personeel meer nodig dat zich buiten openingstijden uitsluitend bezighoudt met het uitdelen van sleutels, wat aanzienlijke operationele besparingen oplevert. Gasten genieten van het gemak om op hun eigen tijd aan te komen zonder te hoeven wachten of met personeel te hoeven overleggen, wat de algehele ervaring verbetert.
Het systeem is betrouwbaar en eenvoudig gebleken voor zowel gasten als personeel. Gasten vinden het ophalen van de sleutels intuïtief en kunnen probleemloos zelfstandig inchecken. Vragen en klachten gaan nu vooral over de kwaliteit van de accommodaties en voorzieningen, niet meer over de logistiek – een duidelijk teken dat sleutelbeheer geen knelpunt meer is.
Het resultaat
- Lagere personeelskosten: De noodzaak om nachtploegmedewerkers in te huren voor sleuteloverdrachten is komen te vervallen, waardoor de arbeidskosten aanzienlijk zijn verlaagd.
- Verbeterde gastervaring: Gasten hebben op elk moment toegang tot hun accommodatie, wat zorgt voor een eenvoudige incheckervaring, ongeacht het aankomsttijdstip.
- Verbeterde operationele efficiëntie: Medewerkers kunnen zich tijdens kantooruren concentreren op het beheer van het pand en de gastenservice, zonder verstoringen door belangrijke logistieke zaken.
