Uitdaging
Student Factory is gepassioneerd door de ambitie om de vastgoedmarkt voor studenten en reizigers op doorreis te veroveren en ze bieden residenties die een ideale omgeving vormen voor werk en bezinning, terwijl ze tegelijkertijd een warme en elegante woonruimte bieden voor een comfortabel verblijf.
De Student Factory van Paris-Bagnolet stond echter voor een grote uitdaging bij het beheer van het ophalen en inleveren van sleutels na sluitingstijd. De hele nacht door personeel bij de receptie voorzien, is altijd een serieuze kostenpost en is zwaar voor het beperkte personeel, wat een probleem kan vormen voor een jong bedrijf, zelfs een bedrijf zo dynamisch als de Student Factory.
Pain Points
- No 24/7 Reception Desk: The inability to staff a front desk around the clock created a gap in service for guests arriving after hours.
- Operational Disruption: Staff were frequently interrupted or forced to extend their shifts to accommodate late arrivals, leading to scheduling challenges and inefficiencies.
- Unpredictable Arrival Times: Guests often did not adhere to their stated arrival times, making it difficult to coordinate timely key handovers manually.
Oplossing
Nadat het team meer onderzoek had gedaan naar Keycafe als oplossing voor sleutelbeheer, nam de Student Factory contact op. Het probleem was eenvoudig: het probleem van dure nachtdiensten oplossen door het automatiseren van het ophalen van sleutels voor gasten. Keycafe was helemaal klaar om hiervoor een oplossing te bieden.
Dankzij de Keycafe SmartBox, die dagelijks wordt gebruikt, hoeft het personeel niet meer ter plaatse te zijn wanneer gasten in- of uitchecken. Wanneer een nieuwe gast reserveert, ontvangt hij via SMS of e-mail een unieke PIN-code waarmee hij bij de SmartBox toegang heeft tot zijn kamersleutel. Wanneer ze willen uitchecken, brengen ze de sleutel gewoon terug naar de SmartBox. Student Factory medewerkers worden in real-time op de hoogte gebracht wanneer de sleutel is opgehaald en teruggebracht, zodat het schoonmaakpersoneel onmiddellijk kan worden gestuurd.
This automation has allowed the Student Factory team to remain flexible and mobile, with the confidence that key exchanges are handled securely and efficiently.
Student Factory’s Implementation
- Pre-arrival Key Setup: Staff prepare key cards in advance based on the reservation dates and assign unique codes for pickup using Keycafe’s app.
- Guest Autonomy: Guests receive their access code via email or SMS and retrieve keys independently from the Keycafe SmartBox upon arrival.
- Flexible Return Options: Guests can return keys by placing them back in the Keycafe locker, leaving them in the room, or handing them to staff if available.
“The biggest advantage is being able to be away from the office, since we're always running around, and the customer is completely independent in retrieving their key and accessing their apartment.”
Resultaat
The Student Factory vertelde dat de keuze voor Keycafe voor hen de enige haalbare oplossing bleek te zijn. Een verstandige keuze, want de resultaten waren zeer snel zichtbaar. Bij de installatie zag het personeel onmiddellijk de effectiviteit van het systeem en de kostenbesparing voor het bedrijf. Simpel gezegd werd Keycafe officieel de nachtreceptionist.
Het communiceren met klanten en het beheren van reserveringen is nu veel gemakkelijker. Er is geen paniek meer bij het ontvangen van klanten die 's nachts aankomen. Nu kunnen gasten zonder hulp van het personeel toegang krijgen tot hun accommodatie en ze kunnen op elk moment na hun geplande inchecktijd aankomen.
The Outcome
- Reduced Staffing Costs: Eliminated the need to hire night shift staff for key handovers, significantly lowering labor expenses.
- Enhanced Guest Experience: Guests can access their accommodations at any time, ensuring a simple check-in experience regardless of arrival time.
- Improved Operational Efficiency: Staff can focus on property management and guest services during business hours without disruptions related to key logistics.
