Uitdaging

Student Factory is gepassioneerd door de ambitie om de vastgoedmarkt voor studenten en reizigers op doorreis te veroveren en ze bieden residenties die een ideale omgeving vormen voor werk en bezinning, terwijl ze tegelijkertijd een warme en elegante woonruimte bieden voor een comfortabel verblijf.

De Student Factory van Paris-Bagnolet stond echter voor een grote uitdaging bij het beheer van het ophalen en inleveren van sleutels na sluitingstijd. De hele nacht door personeel bij de receptie voorzien, is altijd een serieuze kostenpost en is zwaar voor het beperkte personeel, wat een probleem kan vormen voor een jong bedrijf, zelfs een bedrijf zo dynamisch als de Student Factory.

Hoe konden ze de dure nachtdienst elimineren en toch ook de optie konden blijven aanbieden om na sluitingstijd sleutels op te halen en in te leveren? Student Factory hoorde over Keycafe en besloot te onderzoeken hoe een slim sleutelbeheersysteem het antwoord zou kunnen zijn dat ze zochten.

Oplossing

Nadat het team meer onderzoek had gedaan naar Keycafe als oplossing voor sleutelbeheer, nam de Student Factory contact op. Het probleem was eenvoudig: het probleem van dure nachtdiensten oplossen door het automatiseren van het ophalen van sleutels voor gasten. Keycafe was helemaal klaar om hiervoor een oplossing te bieden.

Dankzij de Keycafe SmartBox, die dagelijks wordt gebruikt, hoeft het personeel niet meer ter plaatse te zijn wanneer gasten in- of uitchecken. Wanneer een nieuwe gast reserveert, ontvangt hij via SMS of e-mail een unieke PIN-code waarmee hij bij de SmartBox toegang heeft tot zijn kamersleutel. Wanneer ze willen uitchecken, brengen ze de sleutel gewoon terug naar de SmartBox. Student Factory medewerkers worden in real-time op de hoogte gebracht wanneer de sleutel is opgehaald en teruggebracht, zodat het schoonmaakpersoneel onmiddellijk kan worden gestuurd.

Resultaat

The Student Factory vertelde dat de keuze voor Keycafe voor hen de enige haalbare oplossing bleek te zijn. Een verstandige keuze, want de resultaten waren zeer snel zichtbaar. Bij de installatie zag het personeel onmiddellijk de effectiviteit van het systeem en de kostenbesparing voor het bedrijf. Simpel gezegd werd Keycafe officieel de nachtreceptionist.

Het communiceren met klanten en het beheren van reserveringen is nu veel gemakkelijker. Er is geen paniek meer bij het ontvangen van klanten die 's nachts aankomen. Nu kunnen gasten zonder hulp van het personeel toegang krijgen tot hun accommodatie en ze kunnen op elk moment na hun geplande inchecktijd aankomen.