Uitdaging

Met iets minder dan 10.000 inwoners is Aransas Pass, Texas een kleine stad, maar dat betekent niet dat de politie het niet druk heeft. Tweeëndertig agenten, negen dispatchers, twee agenten van de dierenbescherming, twee administratieve medewerkers en een handvol vrijwilligers bestrijden de misdaad, zorgen voor schoolbegeleiders, houden de gemeenschap op de hoogte van nieuwe verordeningen, zijn verantwoordelijk voor de dierenbescherming en verzorgen zelfverdedigingslessen voor burgers.

Omdat de medewerkers van het politiebureau van Aransas Pass hun handen vol hebben aan de veilig houden van de gemeenschap, kunnen ze zich niet veroorloven om tijd te verspillen aan het zoeken naar sleutels. Niet alleen werden sleutels verloren, maar ook de creditcards van de afdeling raakten zoek, wat leidde tot frustratie en tijdverlies. Er werd een papieren logboek gebruikt, maar dat werd meestal gewoon genegeerd. Bovendien waren alle sleutels en creditcards toegankelijk voor alle medewerkers, waardoor toestemmingen beheren en het organiseren ervan een nachtmerrie werd.

Oplossing

De Keycafe SmartBox bleek de perfecte oplossing te zijn.

"De sleutels van onze patrouillewagens worden opgeslagen in de SmartBox," zegt David Offalter, IT-manager bij de politie. "Wanneer agenten hun dienst aanvangen, zoeken ze de sleutel van hun wagen op in de mobiele app van Keycafe en halen ze die op uit de SmartBox. Aan het einde van hun dienst brengen ze de sleutel terug met behulp van het touchscreen op de sleutelkast." Omdat elke agent tijdens het inloggen op de mobiele app geïdentificeerd wordt, kan de digitale historiek niet genegeerd worden, zoals dat het geval was bij het papieren logboek.

De afdeling had ook moeite om de creditcards van het korps op een veilige manier te bewaren en ze toch beschikbaar te maken voor bevoegde werknemers wanneer dat nodig was. In de SmartBox kluisjes kunnen naast sleutels ook kleine voorwerpen worden opgeborgen, dus het gebruik ervan voor creditcards was niet meer dan logisch. Nu zijn alle afdelingssleutels voorzien van een Keycafe sleutelhanger, en elke keer dat een sleutel of creditcard wordt opgehaald of afgegeven uit de lockers, wordt dit automatisch geregistreerd. Bovendien kunnen sleutels en creditcards nu worden beperkt tot werknemers die ze mogen gebruiken, waardoor het risico van onbevoegd gebruik wordt geëlimineerd.

"Keycafe was de enige oplossing die we vonden die een oplossing met lockers bood," zegt Offalter. "[Het] is ontworpen om flexibel te zijn naar de behoeften van de klant."

Resultaat

De agenten en andere leden van het korps hoeven niet langer wanhopig te zoeken wanneer creditcards of sleutels van dienstvoertuigen zoek raken. Voordat Keycafe werd gebruikt, moest de afdeling een massamail versturen en wachten tot de medewerkers reageerden. Dankzij de automatisch door het Keycafe systeem gegenereerde gegevens weten ze altijd wie het laatst een sleutel heeft meegenomen. Volgens korpschef Eric Blanchard is het "ergernisniveau van het departement in verband met deze problemen op een historisch dieptepunt".

“Iedereen houdt van het systeem“, zegt Offalter. Het heeft ons al veel tijd bespaard bij het opsporen van sleutels. Als er nu een sleutel ontbreekt, weten we precies waar we hem moeten zoeken.”