Uitdaging

Het politiekorps van Norman, Oklahoma, de op twee na grootste stad van de staat, is verantwoordelijk voor de bescherming van het leven en de eigendommen van 120.000 burgers en behandelt oproepen die 197 vierkante mijl stedelijk en landelijk gebied beslaan.

Het team van 180 agenten en 70 burgermedewerkers kan het zich niet veroorloven tijd te verspillen aan het opsporen van ontbrekende sleutels van de 34 patrouillewagens.

Vroeger gebruikte het departement een papieren logboek en vroeg het agenten om sleutels in en uit te schrijven, maar dat vergaten ze vaak. Het was niet ongewoon dat een agent op zijn werk kwam en ontdekte dat het voertuig dat hem was toegewezen nog in gebruik was door iemand van de vorige dienst. Dit betekende vaak dat de agent de eerste 15 tot 30 minuten van zijn dienst besteedde aan het opsporen van zijn auto.

Het was niet altijd duidelijk wie het laatst met de auto had gereden, sleutels raakten zoek en er was vrijwel geen accountability. Er moest iets veranderen.

Oplossing

De afdeling deed onderzoek naar verschillende oplossingen en kwam erachter dat Keycafe het meest betaalbaar was. Helaas verhinderde COVID de onmiddellijke implementatie van het systeem, maar zodra de briefings werden hervat, werd het Keycafe-systeem in praktijk gebracht.

Wanneer agenten nu naar hun werk komen, gebruiken ze Keycafe om de sleutels van hun voertuigen op te halen. Met de SmartBox kunnen ze hun sleutels ophalen wanneer ze die nodig hebben en dankzij het Keycafe volgsysteem is het papieren registratieformulier nu overbodig.

Toen de afdeling het systeem voor het eerst in gebruik nam, was het nog een vereiste van Keycafe dat elke gebruiker zich met een telefoonnummer registreerde. Als antwoord op feedback van gebruikers introduceerde Keycafe kort daarna echter een functie toe waarmee beheerders gebruikers kunnen aanmaken zonder dat elke gebruiker zich voor een eigen account hoeft te registreren. "Dit is een geweldige extra functie die we niet hadden verwacht!" zegt Lt. Deny Oesterling.

Resultaat

Dankzij Keycafe heeft het politiekorps van Norman tijd nu meer voor belangrijkere zaken. Sleutels raken niet meer zoek, de afdeling heeft een overzicht van wie het laatst in elke auto heeft gereden en agenten verspillen geen tijd meer met het zoeken naar sleutels van hun toegewezen patrouillewagen, omdat ze al, voor ze aan het werk gaan, kunnen coördineren met de agent die met hun voertuig rijdt.

Dit bespaart een aanzienlijke hoeveelheid tijd en stress en betekent ook dat agenten geen radioverkeer in beslag hoeven te nemen om hun sleutels te zoeken. Het is een zege voor de dienst en daarmee voor de burgers van Norman!