Uitdaging
Als beveiligingsadviesbureau omvatten de diensten van USTASC nachtelijke patrouilles met voertuigen en toegang tot locaties van klanten. Voordat ze met Keycafe werkten, hadden ze moeite om op te volgen welke werknemer welk voertuig gebruikte en wie toegang had tot verschillende locaties van klanten. Hun verouderde systeem van eenvoudige sleutelbossen en papieren logboeken was onnauwkeurig, vooral na sluitingstijd wanneer er geen garantie was dat werknemers het proces goed zouden volgen voordat ze een sleutel namen. Dit was zowel een operationele inefficiëntie als een veiligheidsprobleem dat moest worden aangepakt.
Oplossing
USTASC besloot het sleutelbeheersysteem van Keycafe te implementeren omdat het de uitgifte van sleutels na sluitingstijd nauwkeurig kan opvolgen, wat belangrijk was voor nachtelijke patrouillediensten. Werknemers krijgen unieke pincodes toegewezen waarmee ze toegang krijgen tot de nog beschikbare autosleutels en wanneer een sleutel wordt uitgeleend, worden het werknemers-ID, de naam van de autosleutel en het tijdstip van toegang geregistreerd. Er is geen manier om toegang te krijgen tot een sleutel zonder dit proces te doorlopen, dus alle werknemers moeten zich identificeren met hun PIN en het management kan de toegangslogs op elk moment bekijken.
Resultaat
De dag nadat USTASC de SmartBox van Keycafe had geïnstalleerd en vertrouwd was geraakt met de app, waren de resultaten duidelijk. Het management had nu een betrouwbare manier om werknemers tijdens hun diensten aan voertuigen te koppelen en werknemers hadden een handig, gebruiksvriendelijk systeem om toegang te krijgen tot de sleutels van voertuigen. Een bijkomend, onverwacht voordeel was het opvolgen van voertuigschade en netheid van de voertuigen. Chauffeurs zijn nu verantwoordelijk voor de staat van hun voertuig aan het einde van een dienst en USTASC heeft een methode ingevoerd om bij te houden welke voertuigen schoongemaakt moeten worden voor het volgende gebruik.
