Uitdaging

Ehon Hotel ("Picture Book Hotel" in het Japans), gelegen in Nara, de 8e-eeuwse hoofdstad van Japan, brengt de magie van fantasierijke verhalen en prachtige illustraties van prentenboeken van over de hele wereld tot leven. Zowel kinderen als volwassenen hebben toegang tot pop-upboeken, badboeken en boeken over gender- en milieukwesties, waarvan vele uit Italië. Aangezien deze zelden worden besproken in lokale prentenboeken, hoopt Ehon Hotel zijn gasten te verbinden met de wereld buiten Japan.

Veel gasten arriveren met kinderen en zijn geneigd te laat te komen voor vooraf ingestelde inchecktijden. Bovendien accepteert het hotel slechts één set gasten per dag, dus het was niet efficiënt om personeel ter plaatse in te plannen alleen voor de in- en uitcheckprocedure. Om ervoor te zorgen dat het personeel ter plaatse zich kon concentreren op schoonmaaktaken, wilde het hotel dat de check-in-gerelateerde operaties werden afgehandeld door backoffice-personeel op afstand. Er werd overwogen om een smartlock op de deur te bevestigen, maar de optie was niet haalbaar met hun deurtype.

Er was duidelijk behoefte aan een flexibele incheckoptie, dus begon het hotel verschillende systemen op de markt te onderzoeken. Voor Ehon Hotel stonden stabiliteit en gebruiksgemak voor gasten voorop bij de keuze voor een systeem.

Oplossing

De gebruiksvriendelijke online winkel, snelle levering en het eenvoudige installatieproces van Keycafe waren allemaal doorslaggevende factoren bij hun uiteindelijke beslissing. De belangrijkste reden waarom Ehon Hotel voor Keycafe koos, was echter de mogelijkheid om toegangen op afstand in realtime uit te geven en te bewerken, waardoor het personeel off-site kan zijn en toch gasten kan helpen wanneer dat nodig is.

Ehon Hotel maakt gebruik van de Airbnb-integratie van Keycafe. Zodra een reservering is geboekt, wordt er automatisch een unieke toegangscode aangemaakt en vlak voor de incheckdatum naar de gast gestuurd. Zodra de gast bij het hotel aankomt, kan hij zijn kamersleutel ophalen met behulp van de code bij de Keycafe SmartBox.

Telkens wanneer een annulering of wijziging van een reservering plaatsvindt, werkt de Keycafe-software de toegang dienovereenkomstig bij. "We hoeven ons geen zorgen meer te maken of we al dan niet sleuteltoegang naar de gasten hebben gestuurd, wat een grote opluchting is", zegt mevrouw Hijiya, de manager van het Ehon Hotel.

Resultaat

Toen het hotel in december 2021 werd geopend, maakte het managementteam zich zorgen of hun klanten zich op hun gemak zouden voelen bij een systeem voor zelf inchecken. Ze bestudeerden andere hotels met vergelijkbare systemen en testten herhaaldelijk hun eigen werking.

“Eerlijk gezegd maakten we ons even zorgen of gasten vlot zouden kunnen inchecken. Het bleek dat alles prima werkte. Achteraf gezien heeft de pandemie de digitalisering van diensten gestimuleerd en werden processen voor zelf inchecken wijdverspreid en geaccepteerd. Tot nu toe hebben we geen grote problemen ondervonden en Keycafe is de kerncomponent van onze operatie geworden”, aldus mevrouw Hijiya.

“We zijn niet sterk met IT, dus het was een beetje intimiderend om Keycafe te laten opzetten. Gelukkig kwamen we erachter dat alle benodigde functies er gewoon waren, en Keycafe is erg intuïtief.”