Uitdaging

Ehon Hotel ("Picture Book Hotel" in het Japans), gelegen in Nara, de 8e-eeuwse hoofdstad van Japan, brengt de magie van betoverende verhalen en prachtige illustraties van prentenboeken van over de hele wereld tot leven. Zowel kinderen als volwassenen hebben toegang tot pop-upboeken, badboeken en boeken over gender- en milieukwesties, waarvan vele uit Italië. Deze thema's komen zelden aan bod in lokale prentenboeken, dus het Ehon Hotel wil zijn gasten verbinden met verhalen van over de hele wereld.

Veel gasten reizen met kinderen en komen vaak te laat voor de vastgestelde inchecktijden. Bovendien accepteer het hotel slechts één groep gasten per dag, waardoor het niet efficiënt was om het personeel alleen voor het in- en uitchecken in te plannen. Om ervoor te zorgen dat het personeel ter plaatse zich kon concentreren op schoonmaaktaken, wilde het hotel dat het incheckproces op afstand werd beheerd door het externe backoffice-team. Het plaatsen van een slim slot op de deur werd overwogen, maar dat was niet mogelijk met dat specifieke type deur.

Een flexibele incheckoptie was noodzakelijk, dus begon het hotel verschillende systemen te verkennen. Voor het Ehon Hotel waren de betrouwbaarheid en het gebruiksgemak voor gasten de belangrijkste criteria.

Oplossing

Keycafe's gebruiksvriendelijke online winkel, snelle levering en eenvoudig installatieproces waren allemaal doorslaggevende factoren in hun uiteindelijke beslissing. Echter, de belangrijkste reden dat Ehon Hotel voor Keycafe koos, was de mogelijkheid om toegangen realtime op afstand te verstrekken en te wijzigen, waardoor personeel off-site kan zijn en toch gasten kan assisteren indien nodig.

Ehon Hotel maakt gebruik van Keycafe's Airbnb-integratie. Zodra een reservering is geboekt, wordt er automatisch een unieke toegangscode aangemaakt en vlak voor hun incheckdatum naar de gast verzonden. Zodra de gast bij het hotel aankomt, kunnen ze hun kamersleutel ophalen met de code bij de Keycafe SmartBox.

Telkens wanneer een annulering of wijziging in de reservering plaatsvindt, werkt de Keycafe-software de toegang bij. "We hoeven ons niet langer zorgen te maken over of we de sleuteltoegangen wel of niet naar de gasten hebben verstuurd, wat een grote opluchting is", zegt mevrouw Hijiya, de manager van Ehon Hotel.

Resultaat

Toen het hotel in december 2021 werd geopend, maakte het managementteam zich zorgen of hun klanten zich comfortabel zouden voelen bij een self-check-insysteem. Ze bestudeerden andere hotels met vergelijkbare systemen en testten herhaaldelijk hun eigen werking.

"Eerlijk gezegd waren we in het begin echt bezorgd of het inchecken wel soepel zou verlopen. Uiteindelijk functioneerde alles naar behoren. Terugkijkend heeft de pandemie de versnelling van digitale diensten aangewakkerd, en zijn zelfbedieningsprocessen bij het inchecken gangbaar en geaccepteerd geworden. We hebben tot nu toe geen grote problemen ondervonden, en Keycafe is een centraal onderdeel geworden van onze bedrijfsvoering", aldus mevrouw Hijiya.

"IT is niet onze sterkste kant, dus het opzetten van Keycafe leek aanvankelijk intimiderend. Maar gelukkig bleek dat alle benodigde functies er gewoon waren en Keycafe is zeer gebruiksvriendelijk."