Uitdaging

In de accommodatiebranche kan het helpen van klanten om hun sleutels efficiënt te ontvangen een grote bijdrage leveren aan hun totaalervaring. Het Spaanse hostelbedrijf I Dream Hostel wist dit, en wilde het inchecken in de prachtige stad Salamanca zo goed mogelijk optimaliseren, met als doel de klanten tevreden te houden en hen te overtuigen er opnieuw te verblijven in de toekomst.

I Dream Hostel moest ook een manier vinden om tijd te besparen bij het overhandigen van sleutels. Wachten op klanten voor het inchecken kon erg veel tijd kosten en met slechts drie medewerkers in het bedrijf is het besparen van tijd cruciaal voor hen.

Oplossing

I Dream Hostel besloot samen te werken met Keycafe, zodat ze het inchecken konden automatiseren en hun klanten toegang konden krijgen tot de sleutels wanneer ze dat maar wilden. Dit maakte het leven niet alleen een stuk gemakkelijker voor de klanten, maar het maakte ook kostbare tijd vrij voor elk van de drie medewerkers van I Dream Hostel, zodat zij zich op andere belangrijke taken konden concentreren.

Wanneer een gast een reservering maakt, maakt het personeel een sleuteltoegang aan in de Keycafe app en wordt er een unieke pincode naar de gast gestuurd. Wanneer de gast aankomt, voert hij zijn code in bij de SmartBox, voor de deur van het hostel, waardoor hij toegang krijgt tot zijn kamersleutels. Wanneer het tijd is voor te vertrekken, brengt de gast de sleutel terug door de bijgevoegde sleutelhanger aan de SmartBox te scannen en de sleutel weer in het vakje te leggen. Dit kan allemaal gebeuren zonder personeel ter plaatse en het management ontvangt een melding telkens wanneer een sleutel uit de SmartBox wordt gehaald en er weer in wordt gelegd.

Voor I Dream Hostel was een onverwacht voordeel van het gebruik van Keycafe het handig inplannen van schoonmakers. Zodra sleutels door gasten in de SmartBox worden ingeleverd, krijgen de schoonmaakploeg een melding en kunnen ze op dezelfde manier kamersleutels ophalen en inleveren.

Het alternatief dat I Dream Hostel even overwoog was om de sloten op elke deur te vervangen door een gecentraliseerd systeem. Dit was niet alleen veel duurder, maar het was ook een enorme logistieke uitdaging die zeer tijdrovend zou zijn geweest om uit te voeren. Keycafe daarentegen kon helpen bij de installatie, wat tijd en geld bespaarde.

Resultaat

Dankzij de automatisering van het incheckproces met het sleutelbeheersysteem van Keycafe kunnen de klanten van I Dream Hostel genieten van een veel relaxter verblijf. Hun mogelijkheid om de sleutels onmiddellijk te pakken en op hun eigen tijd af te geven heeft geleid tot ruimere in- en uitchecktijden.

Een ander belangrijk voordeel van de mogelijkheid voor klanten om zelf in te checken is dat ze eindelijk ook op zondag konden arriveren en inchecken. Voordat ze Keycafe gebruikten, konden ze op zondag geen check-ins en check-outs aanvaarden omdat ze geen personeel hadden. Nu de Keycafe SmartBox zeven dagen per week werkt, konden ze hun activiteiten uitbreiden en flexibeler omgaan met hun boekingen.

Op persoonlijk vlak heeft dit het leven van de werknemers van het bedrijf veel relaxter gemaakt. De hosteleigenaar bracht voorheen tot 16 uur per dag door in de hostel, maar kan er nu amper 20 minuten doorbrengen. Hij meldde dat Keycafe "een revolutie teweeg heeft gebracht in mijn manier van werken. Het is bijna een nieuwe baan!"

Voor een klein bedrijf als dit kan elke onnodige tijdsbesteding gevolgen hebben voor het leven buiten het werk van de werknemers en dat is dankzij het sleutelbeheersysteem van Keycafe grotendeels uitgebannen.