Uitdaging

Als horecabedrijf dat waarde hecht aan functionaliteit en comfort, kampte Miralago Locarno Easy Rooms met een groot operationeel knelpunt: wachten op gasten die te laat of buiten de standaard inchecktijden arriveerden. Medewerkers moesten vaak langer blijven dan hun dienst, wat leidde tot overuren en hogere arbeidskosten.

Het hotel wilde self-check-in aanbieden voor gasten die na de openingstijden van de receptie arriveerden, vooral omdat er geen nachtdienst was. Zonder een oplossing kampten ze met onvoorspelbaarheid, hogere loonkosten en beperkte mogelijkheden om de kamerverkoop te maximaliseren tijdens onbemande uren. Het team realiseerde zich dat een flexibel, geautomatiseerd sleuteloverdrachtsysteem deze problemen zou kunnen oplossen.

Pijnpunten

• Overuren en hogere arbeidskosten: Het personeel moest wachten op vertraagde gasten, wat leidde tot onnodige overuren en inconsistente werkschema's.
• Beperkte flexibiliteit voor gasten: Zonder een self-check-insysteem waren gasten gebonden aan strikte aankomsttijden, wat resulteerde in frustratie en minder gemak.
• Onderbenutte kamervoorraad na sluitingstijd: Kamers konden niet eenvoudig worden verkocht of bezet als er geen personeel beschikbaar was voor persoonlijke check-ins, waardoor het omzetpotentieel werd beperkt.

Oplossing

Het managementteam van Miralago Locarno Easy Rooms was meteen onder de indruk van de eenvoud, automatisering en reputatie van Keycafe. Het SmartBox-systeem en de gastcommunicatiesoftware van Keycafe maakten een eenvoudige, contactloze sleuteloverdracht mogelijk, waardoor gasten op elk moment konden inchecken zonder dat er personeel aanwezig hoefde te zijn.

Het hotel gebruikt Keycafe nu om gasten vóór aankomst automatisch toegangscodes te verstrekken. Geïntegreerd met het propertymanagementsysteem van het hotel, Mews, kunnen gasten hun sleutels ophalen uit de SmartBox wanneer het hen uitkomt, zelfs buiten de openingstijden van de receptie. Het systeem wordt ook intern gebruikt om sleutels van personeel, technici en restaurants efficiënt te beheren.

Keycafe is uitgegroeid tot een hoeksteen van de bedrijfsvoering van het hotel en zorgt voor kostenbesparingen en een verbeterde gastervaring.

Implementatie van Miralago Locarno Easy Room

• Geautomatiseerd inchecken buiten kantoortijden: Gasten ontvangen een Keycafe-code waarmee ze hun kamersleutel op elk gewenst moment veilig uit de SmartBox kunnen ophalen. Hierdoor hoeft het receptiepersoneel niet langer te blijven.
• Integratie met Mews PMS: Met behulp van de integratie van Keycafe en Mews worden toegangscodes automatisch gegenereerd en naar gasten verzonden wanneer een reservering wordt bevestigd.
• Multifunctioneel voor personeel en faciliteiten: Het systeem beheert niet alleen de toegang tot gastenkamers, maar ook tot sleutels van medewerkers en beperkte gebieden zoals wasruimtes en het restaurant.

Resultaat

De implementatie van Keycafe had direct effect. Personeel hoefde niet langer te wachten op laatkomers, wat leidde tot een aanzienlijke vermindering van overwerk en beter voorspelbare dienstroosters. De operationele kosten daalden, terwijl de gasttevredenheid toenam dankzij de flexibiliteit om op hun eigen schema in te checken.

Aangemoedigd door het succes installeerde SH Swiss Hospitality, het team achter Miralago Locarno Easy Rooms, Keycafe in een ander hotel dat zonder receptie werkt en volledig op automatisering vertrouwt. Het resultaat is een schaalbare, efficiënte en moderne horeca-ervaring.

Door zowel de interne bedrijfsvoering als het gemak voor gasten te verbeteren, is Keycafe een essentieel onderdeel geworden van de dagelijkse efficiëntie van het hotel en het beheer van de kosten op de lange termijn.

Het resultaat

• Lagere personeelskosten: De noodzaak voor nachtdienst en overuren is geëlimineerd, wat heeft geleid tot meetbare besparingen op de loonlijst.
• Meer kamerverkoop tijdens onbemande uren: Mogelijk gemaakt om boekingen en check-ins te doen, zelfs als het hotel onbemand was, waardoor de bezetting en de omzet werden gemaximaliseerd.
• Hogere gasttevredenheid en efficiënter personeel: Gasten waardeerden het gemak van inchecken wanneer het hen uitkwam, terwijl het personeel profiteerde van de regelmatige openingstijden en minder druk.