Uitdaging

Engel & Völkers is een wereldwijd vastgoedbedrijf met vestigingen in meer dan 30 landen en biedt hoogwaardige vastgoeddiensten. Op hun kantoor in Madrid wilden ze de interne processen voor het beheer van vastgoedsleutels door hun team van vastgoedadviseurs stroomlijnen. Het doel was duidelijk: de sleuteloverdracht automatiseren en de efficiëntie van de dagelijkse werkzaamheden verbeteren zonder uitsluitend op handmatige processen te vertrouwen.

Voorheen werd al het sleutelbeheer handmatig afgehandeld door receptiemedewerkers, die de sleutels analoog registreerden en uitdeelden. Dit zorgde voor knelpunten en legde een zware administratieve last op het team. Omdat medewerkers de sleutels gedurende de dag regelmatig in- en uitcheckten, zocht Engel & Völkers naar een systeem dat de verantwoording zou verbeteren, menselijke fouten zou verminderen en de interne coördinatie zou optimaliseren.

Juan San Martin Rico, IT-technicus op het kantoor in Madrid, legde het probleem als volgt uit: "We wilden een manier om dit proces te automatiseren, zodat we de zaken konden versnellen, zonder dat het een probleem zou zijn voor ons bureaupersoneel of wie dan ook."

Pijnpunten

• Handmatige werklast voor personeel: Het personeel bij de receptie was als enige verantwoordelijk voor het beheren en bijhouden van sleuteloverdrachten.
• Trage doorlooptijden: Het wachten tot medewerkers de sleutels overhandigden of ontvingen, zorgde voor vertragingen bij consultants.
• Beperkte zichtbaarheid: Moeilijkheden bij het monitoren van sleuteloverdrachten en het garanderen van consistente retournering en opvraging.
• Foutenrisico: Handmatige bediening vergroot de kans op verloren of verkeerd geplaatste sleutels.

Oplossing

Om de efficiëntie en verantwoording te verbeteren, implementeerde Engel & Völkers Madrid het Keycafe SmartBox sleutelbeheersysteem op hun kantoor. Het doel was om agenten directe en veilige toegang tot sleutels te geven, met behoud van volledig administratief toezicht.

Met Keycafe kunnen medewerkers nu sleutels ophalen en terugbrengen met persoonlijke toegangscodes of gebruikersbadges, zonder dat ze daarvoor de receptie hoeven te raadplegen. Elke actie wordt realtime geregistreerd, waardoor het managementteam het gebruik kan monitoren en de workflows kan optimaliseren. De videoregistratiefunctie van de SmartBox voegt een extra laag van verantwoording toe en biedt een visuele bevestiging van elke sleutelinteractie.

Implementatie van Engel & Völkers

• Onafhankelijke toegang: Agenten gebruiken unieke toegangscodes of ID-badges om sleutels op te halen en terug te geven zonder assistentie van personeel.
• Video-opname: Elke transactie wordt door de SmartBox vastgelegd voor extra overzicht.
• Digitale gegevens: Toegang tot sleutels wordt in realtime geregistreerd voor betere tracking en rapportage.
• Alleen agent-only sleutelbeheer: Alleen geautoriseerde teamleden beheren sleutels, waardoor volledige interne controle en traceerbaarheid wordt gegarandeerd.

Resultaat

Keycafe hielp Engel & Völkers Madrid controle te krijgen over een kernonderdeel van hun activiteiten: toegang tot eigendommen. Door de knelpunten van handmatige sleutelverwerking weg te nemen, verhoogden ze de teamefficiëntie en verminderden ze het risico op fouten.

"De grootste voordelen die we hebben ervaren bij het gebruik van Keycafe zijn de snelheid, het beheer en de controle", legt Juan San Martin Rico uit.

De mogelijkheid om activiteiten te monitoren en de afhankelijkheid van personeel voor elke belangrijke transactie te verminderen, maakte waardevolle resources vrij, terwijl het digitale audittraject de interne verantwoording verbeterde. Makelaars hebben nu selfservicetoegang tot sleutels en kunnen bezichtigingen uitvoeren zonder logistieke vertragingen.

Het resultaat

• Tijdbesparing: Sneller ophalen en afleveren van sleutels vermindert dagelijkse onderbrekingen.
• Minder fouten: Door automatisering is handmatige tracking overbodig geworden, waardoor fouten tot een minimum zijn beperkt.
• Teamcoördinatie: Duidelijke gebruikslogboeken verbeteren de planning en zichtbaarheid.
• Verantwoording: Video- en digitale opnames creëren vertrouwen en transparantie.