Uitdaging
Het Franse makelaarskantoor Stéphane Plaza heeft veel kantoren verspreid over het hele land. Met een even professioneel als responsief team begeleiden ze hun klanten met professionaliteit en veel enthousiasme bij de verkoop of aankoop van een woning.
Naarmate de vestigingen van het bedrijf in Cannes en Le Cannet groeiden, werd het ook moeilijker om de sleutels van de te koop staande eigendommen te beheren. Het werd een bron van stress voor het team en leidde tot veel tijdverlies. Tijd die geïnvesteerd zou kunnen worden in activiteiten die productiever zijn voor de ontwikkeling van het bedrijf. Ze hadden een oplossing nodig om sleutels op een georganiseerde manier op te slaan en een digitaal logboek bij te houden van alle toegangen en toestemmingen.
Oplossing
Stéphane Plaza wilde niet gebukt gaan onder een werklast die gemakkelijk vermeden kon worden door automatisering. Na wat research door managers leek de Keycafe oplossing het meest voor de hand liggend.
Het kantoor wilde volledige controle houden over de sleutels van de te koop staande woningen en onnodige overdrachten van de ene naar de andere persoon vermijden, omdat dit de veiligheid van de sleutels afzwakt en wrijving toevoegt aan de dagelijkse werkzaamheden van het bedrijf. Het doel hier was om te allen tijde te weten waar de sleutels waren en tegelijkertijd de klanten een systeem te bieden waarop ze konden vertrouwen. Keycafe manifesteerde zich onmiddellijk als de enige werkbare oplossing.
Wanneer een makelaar een bepaalde sleutel nodig heeft voor een bezichtiging of een openhuizendag, gebruikt hij zijn unieke code om de sleutel op te halen uit de SmartBox. Het kantoorpersoneel wordt in real-time gewaarschuwd wanneer sleutels worden afgehaald of teruggebracht en wanneer een sleutel ontbreekt, kunnen ze het toegangslogboek bekijken om te zien wie de sleutel het laatst heeft meegenomen.
Resultaat
De resultaten waren onmiddellijk merkbaar toen het Keycafe systeem bij Stéphane Plaza werd geïmplementeerd. De medewerkers van het makelaarskantoor konden veel tijd besparen door het nieuwe sleutelbeheersysteem, waardoor ze zich opgelucht voelden en eindelijk gemoedsrusts hadden. Makelaars hebben nu meer tijd om met hun klanten om te gaan en kunnen hen de aandacht geven die ze verdienen zonder zich zorgen te hoeven maken over waar de sleutels van de woningen zich bevinden.
Naast het team van het kantoor hebben ook klanten de voordelen van de installatie van Keycafe kunnen ervaren. Hun sleutels worden nu bewaard op het kantoor, maar zijn te allen tijde beschikbaar, uitsluitend voor toegestane gebruikers.
Toen aan Stéphane Plaza werd gevraagd hoe zij de voordelen van de implementatie van Keycafe zouden samenvatten, zeiden ze tijdwinst, minder verloren sleutels, minder vragen en meer vertrouwen.
