Uitdaging

Het Tsjechische vastgoedbedrijf Vihorev beheert een aantal van de mooiste appartementen in het centrum van Praag. Hun merk 'Honest Apartments' bestaat uit 26 volledig verzorgde stijlvolle appartementen op een toplocatie.

Omdat gasten van Honest Apartments verblijven in accommodaties van topklasse en huren op zowel korte, middellange en lange termijn, verwachten ze de beste service. Vihorev is trots op zijn service en wilde de customer journey soepeler laten verlopen. Een van de belangrijkste manieren voor hen om dit te bereiken was het aanbieden van contactloos inchecken voor hun gasten.

Het ging er echter niet alleen om het leven van de klanten gemakkelijker te maken. Vihorev wilde ook de administratie voor zichzelf gemakkelijker maken, want voordat ze met Keycafe werkten, moesten ze afgaan op de geschatte inchecktijden van de gasten om de gasten bij het pand te ontmoeten en hen met de sleutels te verwelkomen.

Als een gast te laat kwam, betekende dat dat er tijd verloren ging met wachten tot hij eindelijk aankwam. Met een klein team van slechts vijf medewerkers maakte dit de zaken vaak erg moeilijk.

Oplossing

Met het sleutelbeheersysteem van Keycafe hoeven de teamleden van Vihorev geen tijd meer te verspillen aan het wachten op gasten. De gasten ontvangen gewoon een automatisch gegenereerde e-mail op de datum van hun aankomst met een overzicht van instructies voor het ophalen van hun sleutels, inclusief een unieke pincode waarmee ze de sleutels kunnen ophalen bij de SmartBox.

Na de geplande inchecktijd wordt de PIN geactiveerd en zijn de sleutels toegankelijk voor gasten wanneer ze aankomen, ongeacht of er personeel ter plaatse beschikbaar is. Na hun verblijf leggen ze de sleutel gewoon terug in de SmartBox met dezelfde code.

Vihorev overwoog een aantal bedrijven, zowel lokaal als internationaal, maar kwam uiteindelijk uit bij Keycafe vanwege het "moderne uiterlijk, de referenties en de prijs". Keycafe's indrukwekkende portfolio van eerdere klanten en aantrekkelijke interface sprak hen direct aan en het viel allemaal ruim binnen het budget.

Resultaat

De beslissing van Vihorev om met Keycafe samen te werken heeft al een grote impact gehad. Het heeft het team geholpen administratieve fouten aanzienlijk te verminderen en verloren tijd, die voorheen werd besteed aan het fysiek ontmoeten van gasten, terug te winnen. Het team heeft ook het schoonmaakproces kunnen optimaliseren doordat het team de appartementen eerder kan schoonmaken doordat ze in real time op de hoogte worden gebracht wanneer een gast een sleutel terugbrengt. Dit betekent een snellere doorstroming van gasten en een potentieel hogere winst.

De contactloze check-in heeft geleid tot een betere klantervaring door het gebruiksgemak, maar ook tot een betere bescherming van de gezondheid en veiligheid door het contact tussen personen tot een minimum te beperken. Bovendien voelen gasten zich niet langer onder druk gezet om voor een bepaalde tijd aan te komen, omdat hun sleutels 24/7 zelf kunnen worden opgehaald.