Uitdaging

Het beheer van tientallen sleutels in meerdere appartementencomplexen bracht logistieke en beveiligingsuitdagingen met zich mee voor Lodgeur. Traditionele sleutelkluisjes waren onbetrouwbaar en misten inzicht: codes werden niet gerouleerd en er was geen registratie van wie een sleutel wanneer had gebruikt. Persoonlijke check-ins zorgden voor extra operationele kosten en extra werk, terwijl de installatie van slimme sloten in elke unit te duur bleek vanwege de hardware per deur en de doorlopende integratiekosten.

Lodgeur had behoefte aan een schaalbare, gecentraliseerde oplossing voor fysiek sleutelbeheer die gasten 24/7 toegang en volledige verantwoording bood, zonder dat er personeel ter plaatse aanwezig hoefde te zijn.

Pijnpunten

• Beveiligingsrisico's: Lockboxes misten zichtbaarheid en traceerbaarheid.
• Operationele inefficiëntie: Handmatige check-ins verhoogden de arbeids- en coördinatiekosten.
• Schaalbaarheidsbeperkingen: Hardwaregebaseerde oplossingen waren niet economisch schaalbaar.

Oplossing

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, implementeerde Lodgeur het SmartBox-systeem van Keycafe, samen met API-integratie in hun interne workflows. Dit stelde hen in staat om het aanmaken, distribueren en intrekken van toegangssleutels te automatiseren – volledig gesynchroniseerd met hun reserverings- en gastscreeningsystemen.

Geautomatiseerde toegangscreatie: Wanneer een boeking in het systeem van Lodgeur binnenkomt, wordt via de API een eenmalige Keycafe-toegangscode gegenereerd. De code blijft geblokkeerd totdat de gast de identiteitsverificatie heeft voltooid, waarna deze automatisch wordt vrijgegeven - of ingetrokken - op basis van workflowtriggers.

Systeemorkestratie: De huidige configuratie draait op een e-mailtrigger → Parsio → Zapier → Keycafe API-workflow, die de toegangscode terugschrijft naar hun gastbeheerplatform, Track. Lodgeur onderhoudt de koppeling tussen vermeldingen en sleutel-ID's met behulp van Zapier Tables. Er zijn plannen om de orkestratie te migreren naar Make + Supabase voor grotere schaalbaarheid.

End-to-end zichtbaarheid: Zowel gast- als operationele teams kunnen de status van de bakken zien en een realtime audittrail van belangrijke verplaatsingen, wat ondersteuning op afstand en snellere probleemoplossing mogelijk maakt. Toekomstige integratie van cloudcamera's zal de verantwoordingsplicht en toegangsbeveiliging verder verbeteren.

Implementatie van Lodgeur

• Geautomatiseerde toegangscontrole: Door de API gegenereerde eenmalige codes gekoppeld aan de screeningresultaten van gasten.
• Realtime updates: Direct inzicht in belangrijke ophaal- en terugbrenggebeurtenissen.
• Aangepaste integraties: Geautomatiseerde workflows gebouwd met behulp van Zapier en Keycafe API.
• Beheer op afstand: Volledige controle zonder tussenkomst van personeel ter plaatse.

Resultaat

Met Keycafe biedt Lodgeur sinds 2019 24/7 contactloos zelf inchecken. Duizenden sleutels worden jaarlijks veilig overgedragen zonder personeel ter plaatse, ondersteund door realtime inzicht en volledige verantwoording.

De oplossing verbeterde de operationele veerkracht, verbeterde de gastervaring en bespaarde het bedrijf aanzienlijke kosten op zowel ontwikkelings- als terugkerende abonnementen.

Het resultaat

• 24/7 Self-Check-In: Continue toegang voor gasten zonder dat er personeel aanwezig is.
• Operationele transparantie: Realtime-audit trail bouwt vertrouwen en verantwoording op.
• Kostenbesparing: ~$ 5.000 aan kosten voor aangepaste integratie vermeden en jaarlijks >$ 10.000 bespaard.
• Efficiëntie van automatisering: API-gebaseerde workflows minimaliseren handmatige tussenkomst.
• Verbeterde geloofwaardigheid: Betrouwbaarheid en professionaliteit aangetoond aan vastgoedpartners.