Uitdaging
Interlane Car Transport is een autotransportbedrijf gevestigd in Vaughan, Ontario, dat maandelijks 2.000 tot 3.000 auto's vervoert door heel Canada en de Verenigde Staten. Met een wagenpark van 90 vrachtwagens en een reputatie voor stipte service van deur tot deur, is een soepele bedrijfsvoering essentieel.
Vóór Keycafe was het beheer van autosleutels een van hun grootste dagelijkse uitdagingen. "We gebruikten een handmatige methode om sleutels te verzamelen en bij te houden", aldus Daniel Medanik, Chief Revenue Officer. "Dat was erg inefficiënt en veroorzaakte veel logistieke problemen."
Sleutels werden in mappen bewaard en handmatig doorgegeven, wat de coördinatie bemoeilijkte, vooral buiten kantooruren. Het operationele team moest vaak tussen verschillende vestigingen of kantoren rijden om een sleuteloverdracht te voltooien. Het was tijdrovend, stressvol en moeilijk schaalbaar. Naarmate het bedrijf groeide, werd het duidelijk dat ze een betrouwbaarder en flexibeler systeem nodig hadden om 24/7-activiteiten te ondersteunen zonder hun personeel te overbelasten.
Pijnpunten
- Handmatig proces: Sleutels werden bijgehouden met behulp van mappen en overdrachten werden persoonlijk uitgevoerd.
- Uitdagingen buiten werktijd: Chauffeurs arriveerden vaak op een moment dat er geen personeel beschikbaar was om de sleutels over te dragen.
- Hoge operationele belasting: Medewerkers moesten tussen locaties rijden om sleutels over te dragen.
- Beperkte zichtbaarheid: Het was op een bepaald moment moeilijk om te weten waar de sleutels waren.
Oplossing
Interlane Car Transport koos voor Keycafe vanwege de praktische, flexibele oplossing die voldeed aan de eisen van hun snelle, 24/7-operatie. Wat het managementteam het meest opviel, was Keycafe's vermogen om sleuteloverdracht te automatiseren zonder dat dit ten koste ging van de veiligheid of de inzet van extra personeel.
"Nadat ik had gelezen wat Keycafe allemaal kan en video's had bekeken over de ervaringen van anderen, twijfelde ik geen moment om het systeem in ons bedrijf te implementeren", aldus Ethan Gershman, CEO bij Interlane.
De overstap naar een digitaal sleutelbeheersysteem ging niet alleen over gemak. Het ging ook om tijdsbesparing, een snellere afhandeling en een betere reputatie van Interlane op het gebied van betrouwbare, klantgerichte service.
Uitvoering
- SmartBox-afgiftepunten: Klanten laten hun sleutels achter in een beveiligde kluis met pincode.
- Directe meldingen: Medewerkers worden direct op de hoogte gebracht wanneer de sleutels worden afgegeven.
- Zelftoegang bestuurder: Bestuurders krijgen hun sleutels terug met behulp van een code of ontgrendeling op afstand.
- Snelle onboarding: Personeel en chauffeurs hebben het systeem snel omarmd.
Met Keycafe hoeven we geen tijd meer te besteden aan het inplannen van personeel dat beschikbaar is om de sleutels bij chauffeurs af te geven of op te halen. Dat is één zorg minder.
Resultaat
Voor Interlane gaat de waarde van Keycafe verder dan operationele verbeteringen: het is een praktische oplossing die Interlane helpt consistentere service te leveren en de bedrijfsvoering efficiënt te laten verlopen. "Keycafe heeft ons geholpen fouten te verminderen en de logistiek te verbeteren", aldus Daniel. "Hierdoor kunnen chauffeurs eerder beginnen en sneller klaar zijn zonder op personeel te hoeven wachten."
De mogelijkheid om sleutels op afstand te beheren, heeft hen geholpen de overheadkosten te minimaliseren, fouten te verminderen en ervoor te zorgen dat voertuigen op tijd worden opgehaald en afgeleverd. Het straalt ook positief af op het merk. "Zodra onze klanten met het Keycafe-systeem in aanraking komen, voelen ze zich veilig. Het weerspiegelt onze focus op het leveren van efficiënte, moderne oplossingen", aldus Ethan.
Zowel klanten als chauffeurs waarderen de professionaliteit en eenvoud van het Keycafe-systeem, waardoor interacties soepeler en betrouwbaarder verlopen. Intern is het operationele team bevrijd van reactieve coördinatie, waardoor ze zich kunnen richten op het leveren van hoogwaardige service in heel Noord-Amerika.
Het resultaat
- Snellere verzending: Dankzij de externe overdracht waren er geen vertragingen en ontmoetingen laat op de avond meer mogelijk.
- Lagere kosten: Minder personeelsvereisten en onnodige reizen.
- Foutreductie: Duidelijke tracking zorgt voor minder fouten en een betere verantwoording.
- Verbeterde klantervaring: Klanten waardeerden de eenvoudige, veilige aflevering.
