Uitdaging

Smile Parking biedt unieke parkeerdiensten op luchthaven Václav Havel in Praag, waardoor reizigers hun auto direct op de luchthaven kunnen afzetten en ophalen voor de prijs van een externe parkeerplaats; geen shuttles, geen vertragingen. Oorspronkelijk was hun workflow afhankelijk van fysiek personeel dat 24/7 aanwezig was om sleuteloverdrachten af te handelen. Hoewel dit model de beschikbaarheid van de service garandeerde, was het kostbaar, inefficiënt en moeilijk schaalbaar.

Toen de COVID-19-pandemie begon, werd de behoefte aan een veiliger, contactloos proces urgent. Smile Parking besefte dat hun servicemodel moest evolueren om te voldoen aan de nieuwe verwachtingen van klanten, met behoud van de betrouwbaarheid waarmee ze zich onderscheiden.

Vóór COVID gaven of namen we de autosleutels zelf over. Door de pandemie zochten we naar een handigere en contactloze oplossing – zo kwamen we bij Keycafe terecht.

Pijnpunten

• 24/7 personeelsbehoefte: Er is continue personeelsaanwezigheid vereist om sleuteluitwisselingen te kunnen afhandelen.
• Beperkte flexibiliteit: Handmatige handelingen beperkten hun vermogen om te groeien en zich aan te passen.
• Reactie op pandemie: Dringende behoefte aan een contactloos systeem om aan de veiligheidsverwachtingen te voldoen.

Oplossing

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, installeerde Smile Parking het SmartBox-systeem van Keycafe tegenover hun kantoor op de luchthaven. Door Keycafe's API te integreren met hun eigen online in- en uitcheckplatform, creëerden ze een geautomatiseerd proces dat de noodzaak van persoonlijke overdracht elimineert.

De oplossing bood klanten niet alleen een veilige en gemakkelijke manier om op elk gewenst moment sleutels in te leveren, maar stelde Smile Parking ook in staat om de processen achter de schermen te optimaliseren. Hun team kon nu de belangrijkste activiteiten in realtime volgen en workflows indien nodig aanpassen, zonder dat ze aan een fysieke locatie gebonden waren.

Uitvoering

• Digitaal inchecken: Klanten vullen een online formulier in over hun voertuig voordat ze het inleveren.
• Veilig afleveren en ophalen: SmartBoxes bieden 24/7 selfservicetoegang met behulp van unieke codes.
• Waarschuwingen voor personeel: Teamleden worden op de hoogte gebracht wanneer sleutels worden neergelegd en opgehaald.
• Backend-integratie: Het aangepaste platform van Smile Parking synchroniseert met Keycafe voor realtime-updates.

Resultaat

Met Keycafe maakte Smile Parking de overstap van een arbeidsintensieve operatie naar een slim, technologisch proces dat continue service ondersteunt, zelfs tijdens een wereldwijde crisis. Het systeem stelde hen in staat open te blijven toen concurrenten hun activiteiten moesten stilleggen, dankzij contactloze interacties en betrouwbare toegang.

“Het grootste voordeel is absoluut dat we onze diensten non-stop kunnen leveren, 365 dagen per jaar, 24 uur per dag, zonder dat er daadwerkelijk personeel ter plaatse hoeft te zijn.”

De voordelen gingen verder dan alleen operationele continuïteit. Smile Parking kreeg beter inzicht in de belangrijkste activiteiten, waardoor ze het ruimtegebruik konden optimaliseren en de planning konden verbeteren. Klanten profiteerden van een soepeler en veiliger overdrachtsproces - en de merkreputatie werd hierdoor versterkt.

Het resultaat

• Lagere arbeidskosten: Personeel hoeft niet langer 24/7 op locatie aanwezig te zijn.
• Pandemiebestendigheid: Onderhouden van de bedrijfsvoering met een veilige, contactloze oplossing.
• Operationele zichtbaarheid: Realtime-updates verbeterden de planning en het gebruik van resources.
• Verbeterde klantervaring: Reizigers profiteren van een snelle en veilige sleuteloverdracht.