Firmy ochroniarskie posiadające własną flotę potrzebują systemu zarządzania kluczami, który rejestruje, kto korzysta z poszczególnych pojazdów, bez polegania na ludzkiej pamięci. Przy zmianach nocnych i powiększającej się flocie utrzymanie takiej kontroli staje się osobnym etatem.
Dla firmy ochroniarskiej każdy pojazd patrolowy oznacza klucz, który trzeba wydać, zlokalizować i odebrać. Gdy zmiany trwają 12 godzin, a pracownicy wracają po nich do domu spać, odnalezienie klucza, który nie wrócił na swoje miejsce, może zająć wiele godzin.
Przez długi czas metoda była zawsze taka sama: klucze w pudełku lub na ladzie, z brelokiem identyfikującym każdy pojazd. Dopóki flota jest niewielka, ten system się sprawdza. Jednak w miarę jej rozwoju traci się czas, brakuje historii do wglądu i nie sposób ustalić, kto ma dany klucz.
Taką właśnie sytuację zastał Patrick Nalon jako menedżer floty w Signal of Tampa – oddziale franczyzowym firmy Signal w Tampie na Florydzie, świadczącym usługi ochroniarskie.
Obecnie zespół zarządza 36 pojazdami za pomocą systemu Keycafe.
Flota, która rosła szybciej niż jej system zarządzania kluczami
Patrick pełni swoją funkcję od około pięciu i pół roku. Kiedy zaczynał, flota liczyła 14 pojazdów. Dziś ma ich 36, kolejny został właśnie zamówiony, a dwa następne mają pojawić się za kilka miesięcy. Stanowisko menedżera floty powstało, ponieważ właściciel franczyzy chciał uporządkować obszar, który nie był odpowiednio zarządzany, a jednym z pierwszych kroków było wdrożenie systemu zarządzania kluczami.
Punkt wyjścia był prosty:
„Kiedy zaczynałem, klucze leżały po prostu w pudełku. Przy niewielkiej liczbie pojazdów jest to może do zaakceptowania”.
Takie rozwiązanie nie dawało jednak żadnej kontroli. Klucze trzymano w pudełku lub zostawiano na ladzie, z zawieszkami z numerem pojazdu, które zespół sam wytłaczał:
„Brakowało jakiejkolwiek odpowiedzialności. Nie było wiadomo, kto co ma. Czasami pracownicy zabierali klucze do domu albo je gubili”.
Identyfikowalność: wiedza o tym, kto i kiedy miał dany klucz
Najczęstszy problem wynikał z godzin pracy. Większość pracowników ochrony pracuje od 18:00 do 6:00 rano, a po zmianie wraca do domu spać. Gdy więc brakowało klucza, ktoś musiał się z nimi kontaktować i o niego pytać:
„To działo się bez przerwy. Musieliśmy do nich dzwonić i pytać: »Hej, gdzie są klucze do tego konkretnego auta? Masz je?«. Namierzenie ich i odzyskanie kluczy zajmowało czas nieraz do następnego dnia”.
Dzięki Keycafe te poszukiwania sprowadzają się do jednego sprawdzenia w systemie:
„Mogę wejść na stronę internetową i zobaczyć dokładnie, kto miał klucz i o której godzinie. Dzięki temu znacznie łatwiej jest ustalić, kto co ma”.
Każde pobranie i zwrot są teraz przypisane do konkretnego użytkownika, więc nie ma potrzeby odpytywania każdego pracownika z osobna. Zespół posiada również zestaw główny oraz zapasowy dla każdego pojazdu – oba są przechowywane w systemie.
System dopasowany do średniej wielkości floty
Przed podjęciem decyzji Patrick odwiedził targi dla menedżerów flot i przeanalizował dostępne na rynku opcje. Zauważył, że wiele systemów było projektowanych z myślą o skali dużych salonów samochodowych, za czym szła również odpowiednia cena. On potrzebował rozwiązania dopasowanego do średniej wielkości floty, a modułowe podejście Keycafe sprawdziło się idealnie: jednostka bazowa z modułami rozszerzającymi, które dodają kolejne skrytki w miarę rozwoju floty. Dzięki temu pojemność skaluje się w kontrolowany sposób, zamiast wymagać zakupu ogromnej szafy już pierwszego dnia:
„Dużą rolę odegrała cena. Nie jesteśmy wielkim salonem samochodowym, nie potrzebujemy rozwiązań na takim poziomie. [...] Ten system miał dla nas odpowiedni rozmiar”.
Po zawężeniu listy do kilku opcji ostateczną decyzję przypieczętowała prezentacja działania Keycafe, a system został wysłany bezpośrednio do zespołu.
Ich obecna instalacja składa się z jednostki głównej z dziewięcioma skrytkami oraz drugiej jednostki z 42 skrytkami. Jeśli flota będzie nadal rosła, system można rozbudować o kolejne moduły. Inne franczyzy sieci Signal regularnie pytają Patricka o sposób zarządzania flotą i wdrażania pracowników, a on poleca im Keycafe.
Zdalna administracja i kody PIN jako metoda dostępu
Zapytany o swoją ulubioną funkcję, Patrick wskazał na panel administracyjny Keycafe, którego używa do zarządzania systemem:
„Zawsze noszę przy sobie laptopa i bardzo lubię tę stronę internetową. Jest niezwykle przyjazna dla użytkownika”.
Z poziomu panelu wprowadza numery pojazdów i dodaje nowych pracowników – niedawno wdrożył w ten sposób trzy osoby. Aby zidentyfikować się przy urządzeniu, pracownicy używają swoich dotychczasowych kodów PIN do kart paliwowych:
„Używamy ich kodów PIN do paliwa. Działają jak PIN do karty bankomatowej. [...] Pracownicy nie muszą pamiętać dwóch różnych numerów”.
Patrick otrzymuje również powiadomienie za każdym razem, gdy ktoś pobiera lub zwraca klucz. Urządzenie znajduje się blisko jego biura, więc słyszy, kiedy ktoś z niego korzysta. Jednak nawet gdy jest poza siedzibą firmy lub w innym pomieszczeniu, powiadomienia w czasie rzeczywistym pozwalają mu trzymać rękę na pulsie.
Łatwe wdrożenie zespołu i wsparcie klienta
Jak przy każdej zmianie procesów, na początku pojawił się pewien opór, który jednak szybko minął:
„Nowe rozwiązanie jest o wiele lepsze – pracownicy szybko to zrozumieli i korzystają z niego każdego dnia”.
W kwestii wsparcia Patrick podkreślił pozytywne relacje z zespołem Keycafe, zarówno podczas wstępnej prezentacji, jak i w ramach bieżącej pomocy:
„Odpowiadają na wszystkie moje pytania, a przy okazji podsuwają przydatne wskazówki i porady”.
Ponieważ Tampa leży w strefie występowania huraganów, jako dodatkowy atut podczas przerw w dostawie prądu wymienił również wbudowany akumulator awaryjny urządzenia.
Oszczędność czasu i ciągłość pracy pojazdów
Dla Patricka główną korzyścią jest oszczędność czasu. Ponieważ zapasowy zestaw kluczy jest przechowywany w systemie razem z zestawem głównym, pojazdy mogą pozostać w ruchu na czas lokalizowania zagubionego klucza, a strona internetowa pokazuje, kto miał go jako ostatni.
„To zawsze większa oszczędność czasu niż wzywanie ślusarza czy konieczność wymiany pilota za 300 dolarów”.
Zapytany o to, co powiedziałby innej firmie, która nadal zarządza kluczami za pomocą pudełka lub papierowej listy, odpowiedział krótko:
„Powiedzcie im, żeby zadzwonili bezpośrednio do mnie. [...] Jeśli używają zwykłego pudełka i mają dużo samochodów, ten system z pewnością będzie dla nich rozwiązaniem”.
Doświadczenia firmy Signal of Tampa to kilka cennych wskazówek dla każdej organizacji z rozwijającą się flotą:
Zastąp pudełko lub ladę inteligentnym systemem, który identyfikuje każdego użytkownika.
Sprawdzaj historię w systemie, zamiast dzwonić do każdego pracownika, gdy zaginie klucz.
Wybierz system dopasowany do obecnej wielkości floty, ale z możliwością łatwej rozbudowy.
Wykorzystaj kody PIN, które pracownicy już znają, aby nie musieli zapamiętywać kolejnych.
Przechowuj zapasowy zestaw kluczy dla każdego pojazdu, aby zawieruszony klucz nie wstrzymywał pracy.
Przeszkol personel, jak prawidłowo umieszczać klucze w skrytkach.
Porozmawiaj z naszym zespołem, aby dowiedzieć się, jak inni zarządcy flot zastąpili pudełka i papierowe ewidencje pełną historią każdego klucza.
