Tradycyjne szafki na klucze pozostają jednym z najczęstszych sposobów przechowywania kluczyków do floty pojazdów policyjnych. Spełniają one podstawową potrzebę, jaką jest trzymanie kluczy w stałym, zamkniętym miejscu, ale nie zostały zaprojektowane tak, aby odpowiadać na pytania, przed którymi stają dzisiejsze komendy: kto dysponuje danym kluczem, od kiedy i co się stało, gdy klucz nie wrócił na miejsce.
Doświadczenia trzech wydziałów policji w Stanach Zjednoczonych pokazują, w którym momencie tego typu system przestaje wystarczać.
Mechaniczne szafki zawodzą pod względem rozmiaru i trwałości
Pierwsze ograniczenie ma zazwyczaj charakter fizyczny. Kluczyki do radiowozów to już nie proste kawałki metalu, ale większe piloty, których wiele starszych szafek nie jest w stanie pomieścić.
Wydział Policji w Champlin w stanie Minnesota, odpowiedzialny za bezpieczeństwo publiczne na przedmieściach Minneapolis zamieszkiwanych przez 25 000 osób, dysponuje flotą ponad 20 radiowozów. Ich poprzedni system składał się z kilku małych skrzynek zamontowanych na ścianie, których przegródki były zbyt małe, aby pomieścić wszystkie klucze, zwłaszcza większe piloty.
Gdy klucze nie mają odpowiedniego miejsca, często lądują poza szafką – i tak właśnie działo się w Champlin. Wydział regularnie gubił klucze, a dorobienie niektórych z tych pilotów kosztowało nawet 500 dolarów za sztukę.
Rozmiar nie był jedynym ograniczeniem fizycznym. W Champlin poprzednia skrzynka zaczęła również zawodzić konstrukcyjnie, co skłoniło jednostkę do poszukania trwalszego rozwiązania. Dla instytucji, która polega na dostępności swoich pojazdów na każdej zmianie, niszczejący sprzęt to ryzyko operacyjne, a nie tylko drobna niedogodność konserwacyjna.
Bez zarządzania online nikt nie jest w stanie odtworzyć przebiegu zdarzeń
Drugim ograniczeniem jest brak informacji. Szafka ścienna przechowuje klucze, ale nie rejestruje, kto je bierze ani kiedy, więc każde zaginięcie klucza oznacza początek nieformalnego śledztwa.
W Champlin poprzedni system nie oferował zarządzania online ani śledzenia. Bez rejestru w czasie rzeczywistym funkcjonariusze nie mogli ustalić, kto ostatnio używał klucza, co powodowało zamieszanie, stratę czasu i spory o to, kto ponosi odpowiedzialność. Porucznik Matt Smith, który musiał szukać zagubionych kluczy bez żadnych poszlak, poświęcał na to więcej czasu niż ktokolwiek inny.
Zwyczajową alternatywą jest połączenie szafki z papierową książką ewidencji, a przykłady dwóch pozostałych jednostek pokazują, dlaczego takie rozwiązanie zawodzi. W Wydziale Policji w Norman w stanie Oklahoma, który obsługuje 120 000 mieszkańców przy udziale 180 funkcjonariuszy i floty 34 radiowozów, policjanci często zapominali o wpisaniu się do rejestru. W rezultacie nagminnie zdarzało się, że funkcjonariusz przychodził na zmianę i odkrywał, że przypisany mu pojazd jest nadal używany przez kogoś z poprzedniej zmiany, co zabierało od 15 do 30 minut na samym początku dnia pracy.
W Wydziale Policji w Aransas Pass w Teksasie papierowy rejestr co prawda istniał, ale przez większość czasu był ignorowany przez 32 tamtejszych funkcjonariuszy. Ponadto każdy klucz był dostępny dla całego personelu, niezależnie od pełnionej funkcji.
Co zmienia system elektroniczny
Wszystkie trzy jednostki zastąpiły swoje manualne systemy rozwiązaniem Keycafe. Po przeanalizowaniu kilku alternatyw jednostka w Champlin wybrała ten system ze względu na zarządzanie w chmurze, wygląd i rozmiar szafek oraz oferowane funkcje oprogramowania. Porucznik Matt Smith zauważył, że wydział chciał zainstalować system w sali odpraw i zależało mu na profesjonalnym wyglądzie, a nie na dużej, przemysłowej metalowej skrzyni wiszącej na ścianie.
Schemat działania jest prosty: funkcjonariusze identyfikują się za pomocą identyfikatora lub kodu PIN, wybierają potrzebny klucz na ekranie dotykowym, a system automatycznie rejestruje transakcję. We wszystkich trzech jednostkach każde pobranie i zwrot są rejestrowane bez konieczności pamiętania o złożeniu podpisu. Funkcjonariusze nie muszą instalować żadnej aplikacji, ponieważ zarządzanie należy do administratorów, którzy mogą obsługiwać system z dowolnego urządzenia podłączonego do internetu.
Gdy taki rejestr już istnieje, wydziały mogą realizować zadania, które wcześniej były niemożliwe. Na przykład:
Przypisywać klucze konkretnym funkcjonariuszom i otrzymywać powiadomienia, gdy klucz nie zostanie zwrócony na czas.
Przyznawać kadrze kierowniczej odrębny dostęp do określonych kluczy, np. do zamkniętych biur, bez otwierania reszty zasobów.
Rozwiązywać problemy zdalnie, na przykład gdy funkcjonariusz zapomni kodu PIN.
Przypisywać ten sam klucz wielu użytkownikom bez fizycznego dorabiania kopii, co obniża koszty.
Najczęściej przytaczany rezultat jest zarazem najprostszy. Jak mówi porucznik Matt Smith z Champlin: „Od czasu zainstalowania tego systemu nie zgubiliśmy ani jednego klucza czy pilota”. Wraz z wyeliminowaniem zgub zniknęły też koszty dorabiania pilotów sięgające 500 dolarów za sztukę, a śledzenie w czasie rzeczywistym zwiększyło poczucie odpowiedzialności wśród funkcjonariuszy.
Efekt ten nie zależy od wielkości jednostki. W Norman, gdzie funkcjonariusz mógł wcześniej stracić od 15 do 30 minut na szukanie radiowozu będącego nadal w użyciu, teraz od razu po przyjściu do pracy widać, kto dysponuje danym pojazdem, i nie ma już potrzeby blokowania kanału radiowego w celu zlokalizowania kluczy. W Aransas Pass papierowy rejestr, który kiedyś był przez większość czasu ignorowany, jest teraz generowany cyfrowo przy każdym pobraniu lub zwrocie klucza, bez polegania na tym, czy ktoś będzie pamiętał o podpisie.
Co warto sprawdzić przed wymianą szafki mechanicznej
Dla jednostki oceniającej, czy jej obecny system jest wystarczający, pomocne będą cztery pytania:
Czy przegródki mieszczą każdy pilot we flocie, w tym te największe?
Czy można w tej chwili sprawdzić, kto ma dany klucz, bez pytania kogokolwiek?
Ile kluczy trzeba było dorobić w zeszłym roku i jakim kosztem?
Czy rejestr jest uzupełniany zawsze, czy tylko wtedy, gdy ktoś o tym pamięta?
Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań brzmi „nie”, szafka prawdopodobnie spełnia swoją funkcję przechowywania, ale nie spełnia funkcji kontrolnej.
Porozmawiaj z naszym zespołem, aby dowiedzieć się, jak jednostki różnej wielkości wdrożyły audytowalny system kontroli kluczy, lub przeczytaj pełne studia przypadków z Champlin, Norman i Aransas Pass, aby poznać szczegółowe wyniki.
