„Obowiązkowy element dla każdego profesjonalnego gospodarza”: Dlaczego CasaVia zamieniła skrzynki na klucze na Keycafe

Prowadzenie nieruchomości na krótkoterminowy wynajem z dużą rotacją gości wymaga płynnej i precyzyjnej logistyki. Zarządzanie 22 nieruchomościami rozmieszczonymi w wielu lokalizacjach oznaczało konieczność obsługi częstych zameldowań i wymeldowań. Zanim wdrożono zautomatyzowane rozwiązanie, CasaVia polegała na tradycyjnych mechanicznych sejfach na klucze zamontowanych na zewnętrznych ścianach nieruchomości. Znalezienie odpowiednich miejsc montażowych dla tych sejfów było ciągłym problemem, często ograniczonym przepisami dotyczącymi przestrzeni ściennej lub układem nieruchomości.

Te fizyczne ograniczenia powodowały zamieszanie wśród przybywających gości. Po długich podróżach z ciężkim bagażem, goście byli zmuszeni do podążania za skomplikowanymi wskazówkami, aby znaleźć ukryte skrzynki na klucze. Brak cyfrowego systemu kluczy oznaczał, że CasaVia nie miała żadnej widoczności operacyjnej. Personel nie miał możliwości zweryfikowania, czy gość odebrał klucz, zameldował się wcześniej, czy opóźnił swój wyjazd po godzinie wymeldowania.

Gdy goście zwracali klucze z opóźnieniem lub zostawiali je w apartamentach zamiast w sejfach ściennych, wywoływało to kosztowną reakcję łańcuchową. Zespoły sprzątające natrafiały na zamknięte drzwi, opóźniając rotację apartamentów. Ponieważ nieruchomości były rozproszone w różnych lokalizacjach, zarządcy nie mogli szybko przemieszczać się między nimi, aby rozwiązać problemy z kluczami. Te opóźnienia przesuwały godziny zameldowania dla kolejnych gości, co prowadziło do negatywnych opinii gości i sporadycznych próśb o zniżki na pobyt.

Szukając niezawodnego rozwiązania dla swojego rosnącego portfolio nieruchomości, CasaVia odkryła Keycafe dzięki rekomendacji branżowej. CasaVia uznała, że scentralizowana, zautomatyzowana maszyna do kluczy była lepsza niż rozproszone mechaniczne skrytki na klucze. Zdolność Keycafe do oferowania personalizacji marki, przejrzystego interfejsu dotykowego i wsparcia dla wielu języków zapewniła, że goście z różnych środowisk mogli bez wysiłku przejść proces zameldowania.

CasaVia zintegrowała Keycafe bezpośrednio ze swoim codziennym procesem zarządzania gośćmi. Zamiast szukać pojedynczych skrytek na klucze, goście otrzymują zautomatyzowane, dokładne instrukcje z unikalnym kodem odbioru przed przyjazdem. Po przybyciu na miejsce zakwaterowania, goście wprowadzają swój kod na ekranie dotykowym Keycafe SmartBox, uzyskują dostęp do klucza do swojego apartamentu i udają się prosto do swojego pokoju, bez konieczności obecności personelu.

System SmartBox automatycznie rejestruje każdą transakcję kluczem w czasie rzeczywistym. Panel operacyjny CasaVia aktualizuje się natychmiast, gdy klucze są pobierane lub zwracane, a wbudowany sprzęt kamery dodaje dodatkową warstwę weryfikacji. Ten w pełni zautomatyzowany przepływ pracy pozwala CasaVia zarządzać dostępem do 30 kluczy bez ręcznej interwencji.

Od czasu przejścia na Keycafe, CasaVia wyeliminowała tarcia w procesie przekazywania kluczy i zbudowała w pełni skalowalny, zautomatyzowany model operacyjny. Zespół nie poświęca już godzin na zarządzanie fizycznymi zameldowaniami ani na udzielanie długich instrukcji do ukrytych skrytek na klucze. Goście cieszą się prostym, profesjonalnym, wielojęzycznym procesem zameldowania, który nadaje pozytywny ton całemu ich pobytowi.

Całkowicie zniknął chaos operacyjny wynikający z późnych wymeldowań. Ponieważ Keycafe rejestruje dokładne znaczniki czasowe odbioru i zwrotu, zarządzanie utrzymuje pełną przejrzystość w zakresie statusu pokoju. Personel sprzątający może uzyskać dostęp do lokali zgodnie z harmonogramem, bez napotykania zamkniętych drzwi, zapewniając, że każde mieszkanie jest gotowe na przyjęcie kolejnych gości.

Dzięki automatyzacji logistyki kluczy fizycznych w 22 apartamentach, pięcioosobowy zespół CasaVia odzyskał cenne codzienne godziny pracy. Zamiast zajmować się nagłymi sytuacjami związanymi z kluczami gości lub jeździć między lokalizacjami, aby rozwiązywać problemy z zablokowanymi drzwiami, zarząd może przekierować swój potencjał na strategiczny rozwój biznesu i poszerzanie portfolio wynajmów.