Mercy Ships: Zabezpieczanie kluczy do zakwaterowania gości dzięki zautomatyzowanej technologii Keycafe

Mercy Ships prowadzi wyspecjalizowane środowisko gościnne w swoim Międzynarodowym Centrum Wsparcia, koordynując przybycia członków załogi, wolontariuszy i międzynarodowych gości dla swojej globalnej floty medycznej. Ponieważ zakwaterowanie gości nie podlega standardowym normom hoteli komercyjnych, a przyjazdy często mają miejsce poza standardowymi godzinami pracy, zarządzanie dostępem do obiektu stanowiło dla zespołu wyjątkowe wyzwania operacyjne.

Tradycyjnie, centrum polegało na ręcznym systemie kluczy, składającym się z prostych metalowych skrzynek zamontowanych na ścianie. Kiedy goście mieli przybyć, personel wyjmował klucze i zostawiał je niezabezpieczone na otwartym stole do odbioru. Po wyjeździe, goście zwracali klucze na ten sam stół, aby personel mógł je fizycznie odwiesić z powrotem do ręcznej skrzynki.

Ten proces tworzył wyraźne luki bezpieczeństwa, pozostawiając fizyczne klucze bez nadzoru na widoku. Bez recepcji działającej 24/7, zespół napotykał ciągłe trudności logistyczne, próbując śledzić zwroty kluczy, koordynować ręczne przekazania i zabezpieczyć obiekt.

Aby zmodernizować swój unikalny proces zarządzania zakwaterowaniem, Mercy Ships odeszło od ręcznych skrzynek na ścianie i wdrożyło oparty na chmurze system zarządzania kluczami Keycafe. Wymagali intuicyjnego rozwiązania, które działało bez fizycznego nadzoru, zapewniając niezawodny czas działania z minimalnymi problemami technicznymi.

Keycafe wyróżniało się łatwością obsługi, solidnym oprogramowaniem do śledzenia oraz scentralizowaną konstrukcją elektronicznej skrytki na klucze. Zamiast zostawiać aktywa na widoku, organizacja zainstalowała Keycafe Smartbox na zewnątrz zakwaterowań dla gości, umożliwiając zabezpieczenie wszystkich 38 kluczy w indywidualnych przegródkach.

Dziś Keycafe odgrywa centralną rolę w codziennym procesie zameldowania i wymeldowania zespołu. Zespół planuje rezerwacje gości i zarządza przydziałem kluczy bezpośrednio przez opartą na chmurze platformę zarządzania, z wyprzedzeniem dni lub tygodni. Przybywający goście międzynarodowi otrzymują unikalny kod dostępu, umożliwiający im samodzielne odebranie kluczy z Smartbox natychmiast po przyjeździe. Przy wyjeździe goście wprowadzają swój kod i zwracają klucz do systemu, kończąc w pełni zautomatyzowaną wymianę kluczy.

Od wdrożenia Keycafe, Międzynarodowe Centrum Wsparcia osiągnęło pełną przejrzystość w zakresie dostępu do swoich obiektów. Zespół może natychmiastowo audytować historię kluczy za pośrednictwem oprogramowania chmurowego, wiedząc dokładnie, kto posiada klucz i kiedy został on pobrany lub zwrócony.

System wyeliminował luki w zabezpieczeniach związane z pozostawianiem kluczy na otwartych powierzchniach, zapewniając, że wszystkie 38 kluczy pozostaje zamkniętych w bezpiecznym miejscu do momentu przybycia uprawnionego gościa. Poprzez standaryzację każdej transakcji, organizacja ustanowiła wysoce powtarzalny proces, który działa płynnie i rzadko wymaga ręcznej interwencji.

Ostatecznie, Keycafe zapewniło wydajność operacyjną niezbędną do wspierania globalnej misji Mercy Ships. Eliminując tarcia administracyjne związane z ręcznym śledzeniem kluczy, zespół może skupić się mniej na logistyce, a bardziej na zapewnianiu gościnnego, profesjonalnego doświadczenia wolontariuszom przybywającym, aby zmieniać życie na całym świecie.