Lange & Fetter Motors: Koniec ze zgubionymi kluczami i ich ciągłym szukaniem w dużym salonie samochodowym Forda

Przed wdrożeniem systemu Keycafe firma Lange & Fetter Motors zarządzała swoim ogromnym zasobem od 300 do 400 kluczyków samochodowych za pomocą ręcznego systemu pozbawionego kontroli. Zarówno nowe, jak i używane kluczyki były przechowywane razem we wspólnej szafce, bez żadnego podziału. W tym przestarzałym rozwiązaniu brakowało jakiejkolwiek dokumentacji i odpowiedzialności, gdy kluczyki przechodziły z rąk do rąk między działem sprzedaży, studiem detailingu, serwisem a zewnętrznymi warsztatami blacharsko-lakierniczymi.

Personel często tracił cenny czas na szukanie kluczyków na głównym placu oraz na dodatkowych parkingach. Bez jasno określonej odpowiedzialności zagubione kluczyki zakłócały codzienną pracę, marnowały czas pracowników i generowały stałe koszty dla salonu.

Salon Lange & Fetter Motors wdrożył rozwiązanie Keycafe, aby usprawnić zarządzanie kluczami. Każdy pracownik korzysta z unikalnego kodu PIN do pobierania i zwracania kluczy za pośrednictwem SmartBox, co tworzy przejrzysty i spójny proces kontroli dostępu.

W miarę przemieszczania się pojazdów na terenie salonu, pracownicy cyfrowo przekazują odpowiedzialność za klucze między działami – na przykład od handlowca do specjalisty ds. detailingu lub mechanika serwisowego. Każde przekazanie jest rejestrowane, dzięki czemu menedżerowie mają wgląd w czasie rzeczywistym w to, który dział dysponuje danym kluczem i na jakim etapie przygotowania lub sprzedaży znajduje się pojazd.

Mechanicy mogą również szybko zidentyfikować i pobrać potrzebne klucze, zamiast szukać ich po całym budynku. Zastępując ręczne śledzenie przejrzystym rejestrem obiegu kluczy, Keycafe pomaga zespołowi zachować lepszą organizację, łatwiej lokalizować pojazdy i utrzymać płynność codziennych operacji.

Firma Lange & Fetter Motors dostrzegła natychmiastową poprawę w organizacji i wydajności po wdrożeniu Keycafe. Menedżerowie mogą sprawdzić, kto posiada dany klucz, jak długo znajduje się on poza skrytką oraz czy został przekazany innej osobie. Ułatwia to lokalizowanie pojazdów, gdy czekają klienci lub gdy samochód trzeba sprowadzić z magazynu. Pracownicy nie muszą już szukać współpracowników ani przeglądać papierowej dokumentacji, aby znaleźć klucze, a w salonie odnotowano również mniej błędów administracyjnych.

Największą korzyścią okazało się wyeliminowanie problemu zagubionych kluczy. Od momentu zainstalowania Keycafe w salonie nie zginął ani jeden klucz, co pozwoliło uniknąć kosztownego dorabiania duplikatów przy jednoczesnym zachowaniu standardu posiadania dwóch kluczy do każdego pojazdu. Dzięki śledzeniu każdego ruchu kluczy Keycafe pomaga zespołowi monitorować ich obieg i rozwiązywać problemy, zamiast stawać w martwym punkcie, co pozwala uniknąć potencjalnych strat rzędu ponad 1600 USD miesięcznie i 19 200 USD rocznie.