Jak Lokalizacja BGA zautomatyzowała dostęp do kluczy pojazdów i zredukowała zależność od obecności na miejscu

BGA Location to firma zajmująca się wynajmem pojazdów, działająca w regionie Bordeaux, zarządzająca flotą około 300 do 400 samochodów osobowych i dostawczych rozmieszczonych w kilku oddziałach. Ich podstawowa działalność koncentruje się na świadczeniu elastycznych i niezawodnych usług wynajmu zarówno dla klientów indywidualnych, jak i biznesowych. Posiadając wiele lokalizacji i dużą liczbę pojazdów do zarządzania, firma szybko napotkała wyzwania logistyczne i operacyjne, które negatywnie wpływały na efektywność i doświadczenie klienta.

Przed wdrożeniem Keycafe, firma polegała wyłącznie na ręcznym zarządzaniu kluczami, co tworzyło silne uzależnienie od personelu na miejscu. Odbiory i zwroty pojazdów były ściśle powiązane z godzinami pracy biura, co ograniczało elastyczność dla klientów i tworzyło wąskie gardła w harmonogramie. Każdy wynajem wymagał obecności personelu do przekazania i odbioru kluczy, co zwiększało obciążenie pracą i spowalniało operacje. Co więcej, brak widoczności w czasie rzeczywistym dotyczącej zwrotów pojazdów utrudniał precyzyjne śledzenie floty. Te wyzwania negatywnie wpłynęły na efektywność operacyjną, autonomię, a ostatecznie na doświadczenie klienta, podkreślając potrzebę bardziej zautomatyzowanego i elastycznego rozwiązania.

BGA Location wdrożyła system zarządzania kluczami SmartBox firmy Keycafe, aby w pełni zautomatyzować swój proces zarządzania kluczami do pojazdów.

Po zawarciu umowy najmu zespół wysyła klientowi podsumowanie wynajmu, a także unikalny kod dostępu wygenerowany przez Keycafe. Klienci mogą następnie samodzielnie odebrać swój pojazd, wprowadzając kod w SmartBox, który otwiera skrytkę zawierającą ich klucz. Każdy klucz do pojazdu jest przechowywany z brelokiem Keycafe, który identyfikuje klucz, umożliwiając bezpieczne śledzenie przez cały cykl wynajmu.

Po zwrocie pojazdu klient po prostu skanuje brelok Keycafe w SmartBox. Skrytka otwiera się automatycznie, a klucz jest deponowany bez zaangażowania personelu.

Keycafe istotnie przekształciło model operacyjny BGA Location. Firma drastycznie zmniejszyła swoją zależność od personelu na miejscu, umożliwiając autonomiczne wypożyczanie i zwroty. Cały proces wynajmu jest teraz zautomatyzowany, od walidacji umowy po zwrot pojazdu.

Ta zmiana przyniosła wyraźne oszczędności czasu, zwiększoną swobodę operacyjną, wymierny zwrot z inwestycji oraz płynniejsze i bardziej profesjonalne doświadczenie klienta.

Keycafe zapewniło również pełną widoczność floty, umożliwiając zespołowi śledzenie, gdzie znajdują się pojazdy, kto ich używa i kiedy są zwracane: To znacząca poprawa w porównaniu z ich poprzednim systemem manualnym.