Clamens & STPS Osiągają pełną identyfikowalność kluczy dla operacji robót publicznych

Grupa Ensis, z siedzibą w Villeparisis we Francji, zarządza zróżnicowaną flotą pojazdów poprzez swoje spółki zależne: Clamens, która zajmuje się recyklingiem materiałów budowlanych, oraz STPS, firmę robót publicznych obsługującą głównych dostawców usług użyteczności publicznej, takich jak GRDF (Gaz Réseau Distribution France) i EDF (Électricité de France). Z ponad 90 pojazdami i 480 pracownikami, ich działalność wymaga codziennej koordynacji między kierowcami, mechanikami i menedżerami w wielu działach i na różnych zmianach, w tym w pracy nocnej i dyżurach awaryjnych.

Firma polegała na manualnym procesie zarządzania kluczami do pojazdów, wykorzystując fizyczną tablicę i szafki biurowe. Kierowcy często zostawiali klucze w nieformalnych miejscach, zapominali je zwrócić lub przekazywali je sobie, co powodowało niepewność co do dostępności pojazdów. Gdy ciężarówka wymagała ponownego przydzielenia, naprawy lub pilnego wysłania, brak wiedzy o tym, gdzie znajduje się klucz (lub czy w ogóle jest na miejscu), prowadził do opóźnień, wewnętrznych tarć i zakłóceń w świadczeniu usług.

Aby uporządkować i zabezpieczyć zarządzanie kluczami, Ensis Groupe wdrożyła systemy Keycafe SmartBox w swoich operacjach Clamens i STPS. Kierowcy, personel warsztatu i menedżerowie dyspozytorni codziennie korzystają z systemu, aby odbierać i zwracać klucze za pośrednictwem bezpiecznego, rejestrowanego dostępu.

Każdemu użytkownikowi przypisywany jest unikalny kod PIN, który jest powiązany z określonymi uprawnieniami na podstawie jego roli i obowiązków. Na przykład, kierowcy widzą tylko klucze związane z przypisanymi im pojazdami, z dostępem ograniczonym do określonych przedziałów czasowych. Zespoły warsztatowe mogą pobierać dowolny klucz potrzebny do konserwacji, podczas gdy dyspozytorzy mogą udzielać lub cofać dostęp zdalnie za pośrednictwem aplikacji Keycafe.

Taka konfiguracja zapewnia, że tylko upoważniony personel obsługuje klucze, z pełną widocznością każdej transakcji. System SmartBox zastąpił nieformalne praktyki standaryzowanym, podlegającym audytowi przepływem pracy, poprawiając bezpieczeństwo, odpowiedzialność i kontrolę operacyjną.

Po wdrożeniu Keycafe w swoich oddziałach w Villeparisis, Ensis Groupe osiągnęła całkowitą transformację w sposobie zarządzania kluczami przez kierowców, menedżerów i personel warsztatu. Nieformalne przekazywanie kluczy i niezabezpieczone metody przechowywania zostały zastąpione ustrukturyzowanym systemem umożliwiającym śledzenie, który pozwolił użytkownikom na samodzielny dostęp do potrzebnych kluczy, podczas gdy administratorzy zachowali pełną kontrolę nad uprawnieniami i oknami dostępu. Było to szczególnie cenne dla zmian nocnych i weekendowych, gdzie zespoły dyżurne mogły pobierać klucze bez opóźnień i kontynuować operacje bez potrzeby wsparcia menedżerskiego na miejscu.

Nowy system poprawił również koordynację między zespołami. Dyspozytorzy mogą szybko przypisywać pojazdy na podstawie ich dostępności, a personel konserwacyjny może pobierać klucze do napraw w razie potrzeby, wszystko to bez przerywania przepływów pracy. Dzięki jasnym procedurom i scentralizowanemu dostępowi zarządzanie kluczami stało się szybsze, bezpieczniejsze i znacznie bardziej niezawodne dla wszystkich zaangażowanych.