Jak Assia UNA zabezpieczyła i ustrukturyzowała zarządzanie kluczami pojazdów w 4 lokalizacjach

W miarę jak Assia UNA rozszerzała swoje usługi opieki domowej, zarządzanie dostępem do floty pojazdów stawało się coraz bardziej skomplikowane. Posiadając do 100 pojazdów rozmieszczonych w czterech oddzielnych oddziałach usługowych, koordynacja i nadzór były kluczowe dla codziennych operacji.

Wcześniej nie istniał żaden ustrukturyzowany system zarządzania kluczami. Klucze do pojazdów były swobodnie dostępne, bez śledzenia czy rozliczania. Choć było to możliwe do opanowania na mniejszą skalę, podejście to szybko stało się nieefektywne, gdy organizacja rozrosła się do ponad 500 pracowników.

Każdego ranka opiekunowie i pielęgniarki musieli odbierać klucze do pojazdów przed wyruszeniem w trasy. Niektóre pojazdy były zatrzymywane na kilka kolejnych dni, w zależności od harmonogramów. Bez widoczności w czasie rzeczywistym menedżerowie nie mieli jasnego sposobu na sprawdzenie, kto posiada dany pojazd w danym momencie.

Brak tej kontroli generował zarówno nieefektywność operacyjną, jak i obawy dotyczące bezpieczeństwa, zwłaszcza w przypadku pracowników tymczasowych, zastępców i personelu krótkoterminowego wymagającego dostępu. Zarządzanie kluczami w czterech niezależnych lokalizacjach dodatkowo zwiększało wyzwanie logistyczne.

Assia UNA potrzebowała bezpiecznego, ustrukturyzowanego i łatwego w obsłudze systemu, zdolnego do zapewnienia widoczności i spójności w zarządzaniu pojazdami we wszystkich oddziałach.

Po przeprowadzeniu kompleksowego badania rynku dostawców systemów zarządzania kluczami, Assia UNA wybrała Keycafe ze względu na równowagę między prostotą, funkcjonalnością i efektywnością kosztową. SmartBoxes zostały wdrożone we wszystkich czterech oddziałach serwisowych, standaryzując zarządzanie kluczami w całej organizacji. Każdy kluczyk do pojazdu jest bezpiecznie przechowywany w SmartBoxie i uporządkowany według oddziału serwisowego i działu, co zapewnia, że pracownicy mają dostęp tylko do pojazdów przypisanych ich zespołowi.

Uprawnienia dostępu są zarządzane bezpośrednio za pośrednictwem platformy. Administratorzy przypisują prawa użytkowników na podstawie roli i działu, z możliwością przyznawania, modyfikowania lub odwoływania dostępu za pomocą zaledwie kilku kliknięć: to niezbędna funkcja dla pracowników tymczasowych i zastępczych. Każda pielęgniarka lub opiekun otrzymuje osobisty kod dostępu; po przybyciu wprowadzają swój kod do SmartBoxa, widzą pojazdy, do których są uprawnieni, a odpowiednia skrytka otwiera się automatycznie w ciągu kilku sekund, bez nadzoru menedżerskiego.

Jeśli pojazd pozostaje przypisany przez wiele dni, system na bieżąco śledzi jego przydział w czasie rzeczywistym. Menedżerowie mogą natychmiast zobaczyć, kto ma który pojazd, kiedy został zabrany i czy został zwrócony. Ta ustrukturyzowana konfiguracja łączy autonomię personelu ze scentralizowanym nadzorem, dostarczając skalowalne, bezpieczne i przyjazne dla użytkownika rozwiązanie, które wspiera codzienne operacje, jednocześnie umożliwiając przyszły rozwój.

Wdrożenie Keycafe natychmiastowo wprowadziło strukturę i kontrolę do zarządzania pojazdami Assia UNA. To, co kiedyś było systemem otwartego dostępu, jest teraz w pełni zorganizowane, bezpieczne i możliwe do śledzenia we wszystkich czterech lokalizacjach. Personel ma dostęp tylko do konkretnych pojazdów, do których użytkowania jest upoważniony, eliminując ryzyko nieograniczonego dostępu do kluczy.

Organizacja czerpie teraz korzyści z widoczności floty w czasie rzeczywistym, pozwalając menedżerom natychmiast zobaczyć, kto ma który pojazd, w tym przypisania wielodniowe. Ta przejrzystość poprawiła koordynację i zmniejszyła codzienną niepewność operacyjną.

Poranna dystrybucja kluczy jest szybsza i bardziej usprawniona, oszczędzając czas administracyjny i pozwalając personelowi skupić się na świadczeniu opieki. Przy ponad 500 pracownikach, w tym personelu tymczasowym i zastępczym, kontrolowany i możliwy do śledzenia dostęp znacząco wzmocnił bezpieczeństwo i rozliczalność.

Ogólnie rzecz biorąc, rozwiązanie zapewnia skalowalny i niezawodny system, który wspiera rozwój Assia UNA, jednocześnie wzmacniając efektywność operacyjną i profesjonalizm.