Zero zgubionych kluczy: Jak MSA Services Limousin zabezpiecza pojazdy i budynki

Jako organizacja z wieloma programami wsparcia i oddziałami, edukatorzy MSA Services Limousin potrzebują dostępu do kluczy do pojazdów i budynków przez cały dzień, aby organizować zajęcia i wspierać młodych ludzi, którymi się opiekują. Klucze są pobierane i zwracane rano, w południe i wieczorem, co tworzy częsty i ciągły proces wymiany.

Przed wdrożeniem Keycafe, placówka przechowywała klucze w tradycyjnych skrzynkach na klucze obsługiwanych kodem. Klucze były wieszane w środku, a od edukatorów oczekiwano ręcznego zapisywania, który klucz został zabrany.

Jednak wspólny kod nie zapewniał skutecznej kontroli dostępu, a skrzynki były często pozostawiane otwarte. Oznaczało to, że niemal każdy mógł uzyskać dostęp do całego inwentarza kluczy, bez wiarygodnego sposobu na potwierdzenie, kto i kiedy zabrał dany klucz.

Brak możliwości śledzenia zwiększał ryzyko zagubienia lub zniknięcia kluczy. Stwarzało to również poważne zagrożenie bezpieczeństwa: nieautoryzowany dostęp mógł pozwolić młodym ludziom na wejście do zastrzeżonych budynków lub uzyskanie dostępu do pojazdów placówki, zwiększając ryzyko wypadków lub wandalizmu.

MSA Services Limousin potrzebowało systemu, który zabezpieczyłby klucze, ograniczył nieautoryzowany dostęp i zapewnił jasny zapis każdego pobrania i zwrotu klucza.

MSA Services Limousin wdrożyło Keycafe, aby scentralizować i zabezpieczyć dostęp do kluczy do swoich pojazdów i budynków. Upoważnieni pracownicy pedagogiczni używają teraz Keycafe SmartBox za każdym razem, gdy potrzebują klucza do zajęć, pojazdu lub innego budynku placówki. Ponieważ klucze są odbierane na przestrzeni wielu zmian, SmartBox zapewnia spójny proces dostępu, który wspiera codzienny harmonogram organizacji.

Każda wymiana kluczy jest rejestrowana automatycznie. Menedżerka serwisu Stéphanie Martins może zobaczyć, kto i o której godzinie odebrał klucz, a aktywność klucza pojawia się bezpośrednio na jej telefonie komórkowym. Daje jej to natychmiastowy wgląd, bez konieczności polegania na pracownikach w celu wypełniania ręcznych rejestrów wydania kluczy.

Keycafe umożliwia również organizacji monitorowanie nietypowego lub niewłaściwego dostępu. Jeśli klucz zostanie odebrany niespodziewanie, zespół zarządzający może przeanalizować tę aktywność i skontaktować się z zaangażowanym pracownikiem.

Dzięki przechowywaniu kluczy w kontrolowanym systemie, MSA Services Limousin może zapobiegać nieuprawnionym użytkownikom przed dostępem do kluczy do pojazdów lub kluczy do budynków o ograniczonym dostępie.

Od czasu wdrożenia Keycafe, MSA Services Limousin przestało borykać się z niewyjaśnionymi zaginięciami kluczy. Gdy klucz nie znajduje się w oczekiwanym miejscu, zespół zarządzający może skonsultować jego cyfrową historię i natychmiast zidentyfikować ostatniego pracownika, który miał do niego dostęp.

Ta identyfikowalność wyeliminowała potrzebę przeszukiwania odręcznych rejestrów lub pytania wielu pracowników, którzy mogli użyć klucza. Pedagodzy mogą stosować spójny proces przez cały dzień, podczas gdy menedżerowie zachowują wgląd w częste wymiany bez osobistego nadzorowania każdej z nich.

Keycafe wzmocniło również bezpieczeństwo w obiekcie. Klucze do pojazdów i budynków nie są już przechowywane w skrzynkach, które mogłyby pozostać otwarte, zmniejszając możliwość dostępu nieupoważnionej młodzieży do miejsc lub pojazdów objętych ograniczeniami.

Łącząc bezpieczne przechowywanie z automatycznym śledzeniem, organizacja zyskała większą kontrolę zarówno nad inwentarzem kluczy, jak i dostępem fizycznym. Personel spędza mniej czasu na odnajdywaniu zagubionych kluczy, podczas gdy zarząd może szybciej reagować na nietypową aktywność.

Rezultatem jest bezpieczniejszy i bardziej odpowiedzialny przepływ pracy, który wspiera potrzeby operacyjne obiektu przez cały dzień.