Jak Excellence Academy usprawniła zarządzanie kluczami do sal szkoleniowych i pojazdów dzięki Keycafe

Excellence Academy zapewnia programy edukacji dorosłych i praktyk zawodowych w dwóch ośrodkach szkoleniowych w Roissy–Charles de Gaulle i Thiais. Jej trenerzy potrzebują regularnego dostępu do sal szkoleniowych w obu lokalizacjach, a także do pojazdów służbowych do zadań służbowych poza regionem Paryża. Przed wdrożeniem Keycafe, Excellence Academy nie posiadała dedykowanego systemu zarządzania kluczami. Jej zespół administracyjny był odpowiedzialny za ręczne koordynowanie dostępu do sal szkoleniowych i pojazdów służbowych. Zarządzanie kluczami do sal szkoleniowych w ośrodku w Thiais było szczególnie niewygodne. Trenerzy czasami musieli podróżować do lokalizacji firmy w Roissy kilka dni przed kursem, tylko po to, aby odebrać klucze. W dniu szkolenia, następnie podróżowali z powrotem do Thiais z kluczem. Zarządzanie kluczami do pojazdów stworzyło kolejne wyzwanie operacyjne. Trenerzy często potrzebowali pojazdów służbowych do zadań poza regionem Paryża, w tym wyjazdów w weekendy. Bez autonomicznego sposobu wymiany kluczy, pojazdy czasami musiały być rezerwowane lub wycofywane z obiegu na dłużej niż było to konieczne. Firma potrzebowała prostego rozwiązania, które pozwoliłoby trenerom odbierać i zwracać odpowiednie klucze bez konieczności obecności asystenta.

Excellence Academy wdrożyła Keycafe, aby zapewnić bezpieczny, autonomiczny dostęp do kluczy do sal szkoleniowych i pojazdów firmowych. Firma obecnie korzysta z Keycafe w swoich dwóch lokalizacjach, w tym w autonomicznej placówce, gdzie szkoleniowcy potrzebują dostępu do sal bez obecności pracownika administracyjnego. Dzięki aplikacji Keycafe zespół może przypisać właściwe klucze każdemu szkoleniowcowi na podstawie ich nadchodzącego harmonogramu. Keycafe automatycznie wysyła każdemu szkoleniowcowi unikalny kod PIN, związany konkretnie z kluczami, których potrzebują. W każdy piątek zespół administracyjny przegląda sesje szkoleniowe na nadchodzący tydzień i przypisuje odpowiednie klucze do sal każdemu szkoleniowcowi. Szkoleniowcy mogą następnie użyć swoich unikalnych kodów PIN do odbioru właściwych kluczy i samodzielnie je zwrócić w odpowiedniej lokalizacji. Keycafe jest również wykorzystywane do zarządzania kluczami do pojazdów dla szkoleniowców podróżujących w ramach zadań służbowych, w tym na weekendowe wyjazdy poza region.

Keycafe uprościło sposób, w jaki Excellence Academy zarządza dostępem do sal szkoleniowych i pojazdów służbowych w swoich dwóch lokalizacjach. Trenerzy nie muszą już odbywać niepotrzebnych podróży do Roissy wyłącznie po to, by odebrać klucz przed przeprowadzeniem szkolenia w Thiais. Zamiast tego, mogą odebrać odpowiedni klucz do sali bezpośrednio i samodzielnie, w oparciu o dostęp przypisany im za pośrednictwem platformy Keycafe. System poprawił również zarządzanie kluczami do pojazdów do podróży służbowych. Bardziej elastyczne przekazywanie kluczy oznacza, że pojazdy nie muszą być już rezerwowane na niepotrzebnie długie okresy z powodu dostępności administracyjnej lub planowania na weekend. Dla zespołu administracyjnego, zdalne przypisywanie kluczy zmniejszyło czas i zasoby potrzebne do koordynacji dostępu. Firma nie musi już zapewniać, że asystent jest fizycznie obecny przy każdej wymianie kluczy, co pozwala jej autonomicznej placówce szkoleniowej działać wydajniej. Po zainstalowaniu drugiego systemu Keycafe, Excellence Academy zobaczyła, jak rozwiązanie może wspierać niezależne operacje w wielu lokalizacjach. Firma podkreśliła oszczędność czasu i optymalizację zasobów jako najważniejsze wyniki.