Instalator systemów grzewczych Wärme Wimmer oszczędza godziny pracy administracyjnej dla ponad 90 kluczy

Firma Wärme Wimmer z siedzibą w Gröbenzell koło Monachium specjalizuje się w technologiach środowiskowych, instalując pompy ciepła, systemy energii słonecznej oraz systemy klimatyzacyjne. Zatrudniając ponad 30 pracowników, firma codziennie zarządza dużą liczbą fizycznych kluczy. Obejmują one klucze do pojazdów ich floty oraz klucze do obiektów klientów, powierzone zespołowi do regularnej konserwacji i napraw.

Przed wdrożeniem systemu Keycafe, firma opierała się na fizycznej liście papierowej i długopisach do rejestrowania, kto pobierał i zwracał klucze. Ta ręczna metoda była podatna na błędy, nie zapewniała widoczności w czasie rzeczywistym i powodowała dezorganizację zespołu.

Zagubienie kluczy klientów stanowiło ciągłe zagrożenie, a szukanie zaginionych kluczy marnowało cenny czas. Pracownicy biurowi musieli poświęcać godziny na poszukiwanie techników, aby ustalić, kto posiada konkretny klucz do pojazdu lub obiektu klienta, co powodowało opóźnienia w codziennym harmonogramie.

Aby znaleźć lepsze rozwiązanie, firma szukała systemu, który był cyfrowy i prosty w obsłudze. Dyrektor zarządzający Tobias Wimmer chciał narzędzia opartego na aplikacji, do którego pracownicy mogliby łatwo uzyskać dostęp na swoich iPadach lub za pomocą fizycznych poświadczeń dostępu. Po krótkim okresie testowania uznali, że Keycafe idealnie pasuje i szybko zintegrowali go ze swoją infrastrukturą IT.

Wärme Wimmer zarządza teraz 93 kluczami za pomocą Keycafe, śledząc klucze do pojazdów flotowych i klucze klientów w celu regularnej konserwacji i napraw. Pracownicy mogą sprawdzić dostępność kluczy bezpośrednio na swoich iPadach przed rozpoczęciem pracy. Ta funkcja jest szczególnie pomocna podczas pilnych wezwań, ponieważ personel może zobaczyć, czy klucz znajduje się w skrzynce, czy nadal u kolegi.

System pozwala administratorom przypisywać określone prawa dostępu, zapewniając, że tylko upoważniony personel może pobierać określone klucze. Pracownicy uwierzytelniają się przy Keycafe SmartBox, używając aplikacji mobilnej lub osobistej karty dostępu, aby szybko pobrać lub zwrócić przypisane im klucze.

Od zainstalowania Keycafe, Wärme Wimmer wyeliminowało stres i bałagan związany z papierowymi listami. Śledzenie kluczy jest teraz całkowicie zautomatyzowane, zapewniając całej organizacji pełną przejrzystość nad ich 93 kluczami. Pracownicy lepiej dbają o klucze, ponieważ wiedzą, że każda transakcja jest elektronicznie rejestrowana pod ich profilem.

System zaoszczędził znaczną ilość czasu w głównym biurze. Zamiast szukać zagubionych kluczy lub ścigać pracowników w celu zlokalizowania pojazdu, administratorzy mogą natychmiast sprawdzić status kluczy online. Ta szybkość przekłada się bezpośrednio na szybsze operacje i lepszą obsługę klienta.

Z finansowego punktu widzenia inwestycja zwróciła się niezwykle szybko. Tobias Wimmer szacuje, że system zamortyzował się w ciągu pięciu do sześciu miesięcy, zapobiegając wysokim kosztom związanym z wymianą zagubionych kluczy.