Jak Biotix Environmental Solutions Zwiększyło Produktywność Zespołu i Zmniejszyło Opóźnienia dzięki Keycafe

Biotix Environmental Solutions, firma konsultingowa z Quebecu specjalizująca się w ochronie środowiska, zmagała się z uporczywym problemem – zagubionymi kluczami i całkowitym brakiem przejrzystości w ich użytkowaniu. Marianne Boivin, asystentka wykonawcza w Biotix, była świadkiem, jak bardzo wpływało to na codzienne operacje. Z zespołem liczącym 19 osób, zagubione klucze do obiektów i pojazdów powodowały opóźnienia i frustrację. Czas marnowany na szukanie kluczy był znaczącym źródłem nieefektywności w maszynie, która poza tym działała bez zarzutu. Biotix potrzebował rozwiązania, które zapewniało zarówno odpowiedzialność, jak i łatwy dostęp, bez kompromisów w kwestii bezpieczeństwa.

Biotix początkowo próbował własnych metod – notatnika obok kluczy i Apple AirTags. Jednakże, użytkownicy często zapominali lub ignorowali rejestrowanie użycia, a choć AirTags pozwalały odnaleźć zgubione klucze, nie zapobiegały ich zagubieniu.

Po porównaniu systemów zarządzania kluczami, Biotix wybrał Keycafe jako optymalne rozwiązanie. Zaimponowani jego praktycznością i przystępnością cenową w porównaniu do innych opcji, wiedzieli, że znaleźli odpowiedź. Keycafe oferowało kompleksowe rozwiązanie dla wszystkich ich problemów z zarządzaniem kluczami – wygodny, dostępny i śledzalny system. Aby odebrać klucz, personel identyfikuje się, wprowadzając swój unikalny kod dostępu do SmartBox, który następnie wyświetla listę kluczy, do których mają uprawnienia. Zwrot klucza odbywa się za pomocą tego samego kodu, a szczegóły każdej transakcji są rejestrowane.

Dzięki wdrożeniu systemu zarządzania kluczami SmartBox od Keycafe, Biotix zyskał pełną identyfikowalność każdego klucza, automatycznie rejestrując, kto go zabrał i kiedy. Ten poziom odpowiedzialności i wydajności był dokładnie tym, czego Biotix potrzebował. Ponadto, odkryli, że przyjazność systemu dla użytkownika pozwoliła nawet ich mniej obeznanemu z technologią personelowi szybko zrozumieć nowy przepływ pracy.

Po dwóch miesiącach korzystania z Keycafe, Biotix odnotował znaczący spadek liczby zgubionych kluczy – z kilku razy w tygodniu do maksymalnie raz na miesiąc. Co więcej, zgubione klucze są teraz znajdowane znacznie szybciej, ponieważ można je namierzyć do ostatniego użytkownika. To drastyczne ograniczenie problemów związanych z kluczami doprowadziło do płynniejszych operacji, uwalniając niezliczone godziny wcześniej marnowane na poszukiwania i oczekiwanie.

Dla Biotix korzyści wykraczały poza klucze. Odkryli nieoczekiwane korzyści, takie jak silniejsze poczucie odpowiedzialności wśród pracowników oraz pomysł umieszczenia firmowych kart kredytowych w SmartBox. Zespół księgowy może teraz łatwo sprawdzić, który pracownik dokonał zakupu (i kogo ścigać w celu uzyskania faktury!).