Jak East Sussex Healthcare NHS Trust odzyskał kontrolę nad kluczami do swoich samochodów służbowych

East Sussex Healthcare NHS Trust prowadzi kilka placówek opieki doraźnej, w tym Szpital Ogólny Dystryktu Eastbourne. Aby wspierać tę rozległą sieć, ESHT polega na dedykowanej flocie samochodów służbowych zarządzanej przez zespół poczty i kurierów, zapewniając efektywny, codzienny transport dokumentacji medycznej, próbek i niezbędnego zaopatrzenia między wszystkimi placówkami. Pojazdy te są używane przez personel w całej organizacji. Kluczyki do pojazdów przechowywano w oddzielnym biurze parkingowym, więc personel musiał tam prosić o dostęp, podczas gdy zespół transportowy rejestrował rezerwacje w udostępnionym kalendarzu, który był prowadzony przez personel parkingu.

W miarę wzrostu zapotrzebowania na flotę, podzielony system pracy zaczął powodować realne problemy. Uzależnienie od innego działu w kwestii przekazywania kluczyków oznaczało powtarzające się błędy administracyjne, kalendarze tracące synchronizację i podwójnie rezerwowane pojazdy. Bez dedykowanego systemu śledzenia i bez kluczyków na miejscu, odbiory były trudne do koordynowania, a rezerwacje regularnie kończyły się niepowodzeniem.

Organizacja wprowadziła Keycafe, aby scentralizować dostęp do floty i niezależnie zarządzać kluczami przez całą dobę. Personel składa teraz wniosek o pojazd, podając wymagane daty i godziny. Zespół pocztowy i kurierski sprawdza dostępność, przypisuje pojazd i wprowadza rezerwację do oprogramowania Keycafe.

Następnie system wysyła użytkownikowi bezpieczne instrukcje odbioru i zwrotu, które działają tylko w zarezerwowanym okresie. Personel używa unikalnego kodu, aby odebrać przypisane klucze ze SmartBoxa i zwrócić je do systemu po zakończeniu korzystania z pojazdu. W trakcie tego cyklu zespół pocztowy i kurierski otrzymuje automatyczne powiadomienia śledzące proces odbioru i zwrotu. Nikt nie musi być obecny przy przekazaniu, a dział zachowuje pełną kontrolę nad swoimi kluczami.

Keycafe zapewniło natychmiastową stabilność operacjom samochodów służbowych Fundacji, a opinie kierowców są bardzo pozytywne: system jest prosty w obsłudze i niezawodny. Utrzymanie administracji kluczami pod kontrolą jednego zespołu zmniejszyło liczbę błędów w harmonogramowaniu i zaoszczędziło czas personelu przy każdej rezerwacji. Wyniki były na tyle wyraźne, że Fundacja zainstalowała od tego czasu drugi system Keycafe w innej placówce szpitalnej.

Dane dotyczące użytkowania okazały się cenne same w sobie. Dzięki dokładnemu podglądowi w czasie rzeczywistym na to, jak i kiedy klucze są używane, zarząd był w stanie ponownie ocenić, gdzie pojazdy floty są parkowane na terenie kampusu. Fundacja stwierdziła, że Keycafe szybko uzasadniło inwestycję, eliminując błędy administracyjne i zmniejszając ryzyko finansowe związane z zagubionymi kluczami i pojazdami.