Departament Policji Aransas Pass Śledzi klucze do radiowozów za pomocą Keycafe

Z niespełna 10 000 mieszkańców, Aransas Pass w Teksasie to małe miasto, ale to nie znaczy, że jego wydział policji nie jest zajęty. Trzydziestu dwóch funkcjonariuszy, dziewięciu operatorów telekomunikacji, dwóch funkcjonariuszy ds. kontroli zwierząt, dwóch pracowników administracyjnych oraz garstka wolontariuszy walczą z przestępczością, zapewniają funkcjonariuszy ds. zasobów szkolnych, informują społeczność o nowych rozporządzeniach, są odpowiedzialni za usługi dla zwierząt oraz prowadzą zajęcia z samoobrony dla cywilów.

Mając ręce pełne roboty, dbając o bezpieczeństwo społeczności, pracownicy Departamentu Policji Aransas Pass nie muszą marnować czasu na szukanie kluczy. Nie tylko klucze były gubione, ale także służbowe karty kredytowe, co prowadziło do frustracji i straty czasu. Używano papierowego rejestru wypożyczeń, ale przez większość czasu był on po prostu ignorowany. Co więcej, wszystkie klucze i karty kredytowe były dostępne dla całego personelu, co sprawiało, że zarządzanie uprawnieniami i organizacja były koszmarem.

Keycafe SmartBox okazał się idealnym rozwiązaniem.

„Klucze do naszych pojazdów patrolowych są przechowywane w skrzynce” – mówi David Offalter, Menedżer IT Policji. „Gdy funkcjonariusze rozpoczynają zmianę, znajdują klucz do swojej jednostki w aplikacji mobilnej Keycafe i pobierają go ze skrzynki. Po zakończeniu zmiany zwracają go, używając dotykowego wyświetlacza na skrzynce.” Ponieważ każdy funkcjonariusz jest identyfikowany za pomocą swojego konta Keycafe po zalogowaniu do aplikacji mobilnej, cyfrowego rejestru nie można zignorować tak jak to miało miejsce w przypadku papierowego dziennika.

Urząd borykał się również z problemem zabezpieczenia służbowych kart kredytowych, jednocześnie udostępniając je upoważnionym pracownikom w razie potrzeby. Szafki SmartBox pozwalają na przechowywanie małych przedmiotów oprócz kluczy, więc użycie ich do kart kredytowych miało doskonały sens. Teraz wszystkie służbowe klucze są oznaczone brelokiem Keycafe, a rejestr jest tworzony za każdym razem, gdy klucz lub karta kredytowa jest pobierana lub odkładana do skrytki. Dodatkowo, klucze i karty kredytowe mogą być teraz ograniczone tylko do pracowników, którzy są uprawnieni do ich używania, eliminując ryzyko nieautoryzowanego użycia.

„Keycafe było jedynym rozwiązaniem, jakie znaleźliśmy, które oferowało rozwiązanie w stylu szafek” – mówi Offalter. „[Jest] zaprojektowane tak, aby było elastyczne i dostosowywało się do potrzeb klienta.”

Funkcjonariusze i inni członkowie służby nie muszą już gorączkowo szukać, gdy zaginą karty kredytowe lub klucze do pojazdów służbowych. Przed użyciem Keycafe, departament musiał wysyłać masowe e-maile i czekać na odpowiedzi pracowników. Dzięki rejestrom automatycznie generowanym przez system Keycafe, zawsze wiedzą, kto ostatnio pobrał klucz. Według Komendanta Policji Erica Blancharda, „poziom irytacji departamentu związany z tymi problemami jest na najniższym poziomie w historii”.

„Wszyscy uwielbiają ten system” – mówi Offalter. „Oszczędziło nam to wiele czasu poświęcanego na poszukiwanie kluczy. Teraz, jeśli klucz zaginie, dokładnie wiemy, gdzie go szukać.”