Jak SEGAM zabezpieczył całodobowe operacje pogotowia ratunkowego z pełną identyfikowalnością kluczy

Przed wdrożeniem Keycafe, SEGAM nie posiadał ustrukturyzowanego systemu zarządzania kluczami. Każdy z ich siedmiu oddzielnych podmiotów używał skrytek z zamkami szyfrowymi do przechowywania kluczy do karetek. „Problemem było to, że mieliśmy poważne problemy z identyfikowalnością” – mówi Dyrektor Operacyjny Quentin Roos.

Załogi karetek kończące późne zmiany lub nocne operacje czasami zapominały o zwrocie kluczy lub umieszczały je w niewłaściwej skrytce. O godzinie 5:30 rano, gdy rano przyjeżdżały zespoły, aby rozpocząć transporty dializ i radioterapii, kluczy często brakowało lub były źle umieszczone. Powodowało to opóźnienia, zamieszanie i stres operacyjny w najbardziej krytycznym momencie dnia.

Nie było rzeczywistej identyfikowalności. Kierownictwo nie miało wiarygodnego sposobu, aby sprawdzić, kto zabrał lub zwrócił klucz. Czas był tracony na poszukiwania, dzwonienie do personelu lub próby zlokalizowania pojazdów. SEGAM potrzebował bezpiecznego, identyfikowalnego i niezawodnego rozwiązania, zdolnego do wspierania ciągłych operacji.

Aby scentralizować i zabezpieczyć zarządzanie flotą, grupa wdrożyła systemy Keycafe SmartBox we wszystkich siedmiu swoich placówkach pogotowia ratunkowego. Na początku zmiany ratownicy medyczni wprowadzają unikalny osobisty kod dostępu w SmartBox i wybierają klucz do przypisanego im pojazdu z ekranu dotykowego. Komora z kluczem otwiera się wtedy automatycznie, a transakcja jest natychmiast rejestrowana.

Zespół operacyjny zarządza flotą zdalnie za pośrednictwem aplikacji mobilnej, co pozwala mu monitorować karetki zarówno na zmianie dziennej, jak i nocnej. W przypadku problemu menedżerowie mogą użyć aplikacji, aby natychmiast odblokować komory lub przejrzeć historię dostępu z poprzednich zmian, zapewniając, że żaden pojazd nie pozostanie bezczynny z powodu zagubionego lub zapomnianego klucza.

Aby zagwarantować dostępność 24/7 dla nagłych transportów medycznych, system zawiera zapasową baterię, która utrzymuje funkcjonalność podczas przerw w dostawie prądu. Ta niezawodność sprzętu jest wspierana przez responsywny zespół wsparcia technicznego Keycafe, który zapewnia natychmiastową pomoc w celu rozwiązania wszelkich ryzyk operacyjnych.

Przejście na zautomatyzowany system przyniosło natychmiastową stabilność operacyjną usługom pogotowia ratunkowego SEGAM działającym 24/7. Zagubione klucze nie stanowią już problemu. Poranne opóźnienia spowodowane zagubionymi kluczami zostały wyeliminowane. Karetki wyjeżdżają na czas, zapewniając pacjentom otrzymanie zaplanowanych zabiegów bez zakłóceń.

Organizacja odnotowała również wyraźny zwrot z inwestycji. Wcześniej SEGAM musiał regularnie kupować klucze zastępcze, gdy te zostały zgubione. Co ważniejsze, gdy karetka nie mogła opuścić parkingu, zespoły pozostawały w bezczynności przez ponad 30 minut, co skutkowało utratą przychodów.

Dziś operacje przebiegają sprawnie, z pełną widocznością i kontrolą. Zarząd może szybko zidentyfikować i skontaktować się z odpowiedzialnym pracownikiem w przypadku zaginięcia klucza, zapobiegając eskalacji drobnych problemów.