Zarządzanie kluczami dla nieruchomości: Ścieżka Engel & Völkers Madrid do automatyzacji

Engel & Völkers to globalna firma z branży nieruchomości, obecna w ponad 30 krajach, oferująca usługi nieruchomości premium. W ich madryckim biurze dążyli do usprawnienia wewnętrznych procesów zarządzania kluczami do nieruchomości używanymi przez ich zespół konsultantów ds. nieruchomości. Cel był jasny: zautomatyzować przekazywanie kluczy i poprawić efektywność w codziennych operacjach bez polegania wyłącznie na procesach manualnych.

Wcześniej całe zarządzanie kluczami było obsługiwane manualnie przez personel recepcji, który śledził i dystrybuował klucze za pomocą systemu analogowego. Stworzyło to wąskie gardła i nałożyło duże obciążenie administracyjne na zespół. Ponieważ agenci regularnie odbierali i oddawali klucze przez cały dzień, Engel & Völkers szukał systemu, który poprawiłby odpowiedzialność, zredukował błędy ludzkie i zoptymalizował ich wewnętrzną koordynację.

Juan San Martin Rico, Technik IT w madryckim biurze, wyjaśnił ich problem: „Chcieliśmy zautomatyzować ten proces, abyśmy mogli przyspieszyć sprawy, bez sprawiania kłopotu naszemu personelowi biurowemu ani nikomu innemu.”

Aby poprawić wydajność i odpowiedzialność, Engel & Völkers Madrid wdrożyło system zarządzania kluczami Keycafe SmartBox w swoim biurze. Celem było zapewnienie agentom bezpośredniego, bezpiecznego dostępu do kluczy przy jednoczesnym zachowaniu pełnego nadzoru administracyjnego.

Dzięki Keycafe, agenci mogą teraz odbierać i zwracać klucze za pomocą osobistych kodów dostępu lub identyfikatorów użytkownika, bez konieczności angażowania personelu recepcji. Każda czynność jest rejestrowana w czasie rzeczywistym, co pozwala zespołowi zarządzającemu monitorować wykorzystanie i optymalizować procesy pracy. Funkcja nagrywania wideo w SmartBoxie dodaje dodatkową warstwę odpowiedzialności, zapewniając wizualne potwierdzenie każdej interakcji z kluczem.

Keycafe pomogło Engel & Völkers Madrid uzyskać kontrolę nad kluczową częścią ich operacji: dostępem do nieruchomości. Eliminując wąskie gardła związane z ręcznym zarządzaniem kluczami, zwiększyli efektywność zespołu i zmniejszyli ryzyko błędów.

„Największe korzyści, jakich doświadczyliśmy, korzystając z Keycafe, to szybkość, zarządzanie i kontrola” – wyjaśnił Juan San Martin Rico.

Możliwość monitorowania aktywności i zmniejszenia zależności od personelu przy każdej transakcji z kluczami uwolniła cenne zasoby, podczas gdy cyfrowy ślad audytu poprawił wewnętrzną odpowiedzialność. Agenci mają teraz samoobsługowy dostęp do kluczy i są uprawnieni do przeprowadzania prezentacji bez opóźnień logistycznych.