Concord Hospitality Wymienia Arkusze Kalkulacyjne i Zagubione Klucze na Zautomatyzowane Śledzenie Keycafe

Jako jedna z największych firm zarządzających hotelami w kraju, Concord Hospitality doskonale znała niedociągnięcia tradycyjnych metod zarządzania kluczami dla personelu. Ich obiekty opierały się na uciążliwych systemach, takich jak arkusze kalkulacyjne, papierowe rejestry i duże, niezabezpieczone skrzynki na klucze. Procesy te prowadziły do nieefektywności, w tym niemożności śledzenia uprawnień i trudności z pociągnięciem personelu do odpowiedzialności za zgubione klucze. Bez niezawodnego systemu bezpieczeństwo było zawsze zmartwieniem w głowach kierownictwa. Zagubione lub utracone klucze master mogły zagrozić bezpieczeństwu gości i integralności mienia, podczas gdy brak śledzenia w czasie rzeczywistym utrudniał przejrzystość operacyjną. Firma potrzebowała skalowalnego rozwiązania do zarządzania dużą liczbą kluczy w swoich rozległych obiektach.

Concord Hospitality zintegrowało system zarządzania kluczami Keycafe z otwarciem nowej, podwójnej nieruchomości hotelowej w Michigan – AC Hotel by Marriott and Hyatt House Lansing – zapewniając prostą, a jednocześnie potężną kontrolę nad kluczami od samego początku. Pracownicy szybko zaadaptowali się do systemu, który wymagał minimalnego szkolenia – zaledwie kilku minut na przypisanie kodów PIN i zademonstrowanie obsługi ekranu dotykowego.

Na początku swoich zmian pracownicy logują się, a następnie natychmiast udają się do SmartBox i wprowadzają swój kod PIN, aby odebrać przydzielone klucze na dany dzień. Po zakończeniu zmiany klucze są zwracane w ten sam sposób. Menedżerowie używają aplikacji Keycafe do monitorowania całego wykorzystania kluczy w czasie rzeczywistym oraz do zmiany uprawnień dostępu w razie potrzeby. Ta cyfrowa transformacja poprawiła odpowiedzialność, bezpieczeństwo i efektywność przepływu pracy.

Od czasu wdrożenia Keycafe, Concord Hospitality osiągnął znaczące ulepszenia w zakresie bezpieczeństwa i efektywności operacyjnej w ponad 20 swoich obiektach hotelowych. Śledzenie kluczy jest teraz zautomatyzowane, co pozwala menedżerom audytować użycie i reagować na niezgodności natychmiast i proaktywnie. System pozwolił zaoszczędzić znaczną liczbę roboczogodzin dzięki wyeliminowaniu ręcznych procesów rejestracji i śledzenia.

Klucze główne, które zapewniają dostęp do newralgicznych obszarów, są teraz przechowywane w SmartBox i ewidencjonowane, zmniejszając prawdopodobieństwo nieautoryzowanego dostępu. Menedżerowie doceniają spokój ducha płynący z powiadomień w czasie rzeczywistym i zdalnego sterowania systemem.

Dla Głównego Inżyniera Kevina Krause, Keycafe stało się niezbędnym narzędziem w jego codziennej pracy: „Wiedza o tym, gdzie są klucze i kiedy zostały pobrane, to dla mnie największa korzyść. Jeśli używasz innego systemu niż Keycafe, wiele tracisz.”