Heiwa Group modernizuje zameldowanie w hotelu dzięki systemowi zarządzania kluczami Keycafe.

Gdy firma zarządzająca wynajmem krótkoterminowym Heiwa Group rozszerzyła swoją działalność z wynajmu Airbnb na branżę hotelarską, stanęła w obliczu nowej rzeczywistości operacyjnej. W Hôtel de la Poste w Sierre, cały dostęp dla gości musiał być scentralizowany w jednej lokalizacji, w przeciwieństwie do ich wcześniejszego, rozproszonego portfolio apartamentów w całej francuskojęzycznej Szwajcarii.

Tradycyjnie, klucze do pokoi hotelowych były wydawane osobiście w recepcji. Chociaż takie podejście sprawdzało się w ograniczonych godzinach pracy, szybko stało się ono uciążliwe dla małego, 15-pokojowego hotelu. Goście często chcieli przyjeżdżać wcześniej lub później niż godziny otwarcia recepcji, a utrzymywanie całodobowej recepcji nie było opłacalne finansowo.

Celem Heiwy nie było wyeliminowanie interakcji międzyludzkich, lecz ich uzupełnienie. Chcieli zaoferować gościom większą elastyczność, zapewniając jednocześnie płynne funkcjonowanie hotelu, nawet gdy personel był niedostępny, i bez uszczerbku dla bezpieczeństwa czy profesjonalizmu.

Grupa Heiwa poszukiwała zautomatyzowanego, a jednocześnie niezawodnego systemu zarządzania kluczami i wybrała Keycafe. Rozważali alternatywy, takie jak instalowanie inteligentnych zamków w każdych drzwiach, ale szybko je odrzucili ze względu na wysokie koszty instalacji, złożone wymagania infrastrukturalne i ograniczoną elastyczność w przypadku różnych typów nieruchomości.

Keycafe wyróżniało się scentralizowaną konstrukcją elektronicznej skrytki na klucze, niskimi kosztami infrastruktury i łatwością wdrożenia. Zamiast wymieniać każdy zamek, Heiwa mogła zdigitalizować dostęp za pomocą jednego, bezpiecznego systemu umieszczonego na miejscu, w holu hotelowym.

Dziś Keycafe odgrywa centralną rolę w procesie zameldowania w hotelu. Goście mogą zameldować się tradycyjnie w recepcji lub wybrać w pełni samoobsługowe doświadczenie. Zautomatyzowane wiadomości wysyłane za pośrednictwem integracji Keycafe i Hostaway dostarczają gościom instrukcje dostępu do drzwi oraz unikalny kod Keycafe, który jest aktywny tylko między godzinami zameldowania i wymeldowania w Hostaway, umożliwiając im odebranie klucza do pokoju o każdej porze, w dzień i w nocy.

W ciągu kilku pierwszych tygodni używania Keycafe, Grupa Heiwa zauważyła wyraźne usprawnienia operacyjne. Zakłócenia związane z zameldowaniem spadły znacząco, a goście pozytywnie zareagowali na prostotę i autonomię systemu.

Godziny otwarcia recepcji zostały skrócone bez ograniczania dostępu dla gości, uwalniając personel od niepotrzebnych interwencji późno w nocy lub w ostatniej chwili. Nawet gdy personel jest niedostępny z powodu choroby lub luk w harmonogramie, goście nadal mogą łatwo uzyskać dostęp do swoich pokoi.

Poza efektywnością, Keycafe pomogło zmodernizować wizerunek hotelu. Wdrażając cyfryzację, przy jednoczesnym zachowaniu opcjonalnej obsługi osobistej, Heiwa z powodzeniem wprowadziła tradycyjny szwajcarski hotel w XXI wiek, nie rezygnując z gościnności.