Hôtel les Pieux Przechodzi na system Keycafe do zarządzania kluczami do pokoi

Położony na Półwyspie Cotentin w Normandii, Hôtel les Pieux to 28-pokojowy hotel obsługujący stały przepływ podróżnych przez cały rok. Aby zapewnić płynne doświadczenie gości, efektywne zarządzanie kartami-kluczami do pokoi jest kluczowe dla codziennych operacji.

Przed wdrożeniem Keycafe, karty-klucze do pokoi były zostawiane na ladzie recepcji dla gości do odbioru za pomocą systemu listy kontrolnej. Choć proste, to podejście stwarzało ryzyko operacyjne.

Goście mogli przez pomyłkę wziąć niewłaściwą kartę-klucz do pokoju, co prowadziło do zamieszania, opóźnień i dodatkowej pracy korekcyjnej dla personelu. Zespoły recepcji musiały ściśle monitorować odbiory, aby zapobiec błędom, zwiększając obciążenie operacyjne w okresach wzmożonego ruchu.

Hotel potrzebował rozwiązania, które zredukowałoby pomyłki, utrzymało bezpieczeństwo i uprościło codzienną dystrybucję kart-kluczy do pokoi — bez konieczności wymiany istniejącego osprzętu drzwiowego.

Hôtel les Pieux wdrożył system SmartBox firmy Keycafe w celu scentralizowania i zautomatyzowania dystrybucji kart-kluczy do pokoi.

Każdego ranka zespół recepcji używa aplikacji Keycafe — za pośrednictwem komputera lub urządzenia mobilnego — aby przypisać karty-klucze do pokoi do rezerwacji na dany dzień, co automatycznie wysyła e-mail lub SMS do gościa z instrukcjami dostępu. Mogą oni następnie użyć swojego unikalnego kodu PIN, aby odebrać swój klucz w Keycafe SmartBox po przybyciu do hotelu. Podobnie, kiedy goście są gotowi do wymeldowania, mogą zwrócić swoje klucze do SmartBoxa w kilka sekund. Personel zdalnie monitoruje przyjazdy i wyjazdy w czasie rzeczywistym, ponieważ otrzymuje powiadomienia za każdym razem, gdy klucz jest odebrany lub zwrócony.

System płynnie integruje się z codziennymi operacjami i wymaga minimalnego nadzoru ręcznego. Dodatkowo personel może natychmiast wydać zapasową kartę-klucz do pokoju, jeśli gość zgubi oryginalną — poprawiając elastyczność bez zwiększania złożoności.

Automatyzując dystrybucję kart-kluczy przy jednoczesnym zachowaniu pełnej widoczności dostępu, Keycafe przekształciło ręczny i podatny na błędy proces w bezpieczny, kontrolowany przepływ pracy.

Dzięki Keycafe, Hôtel les Pieux wyeliminował błędy w dystrybucji kart-kluczy do pokoi i zmniejszył potrzebę ręcznego nadzoru przy recepcji. Goście doświadczają teraz bardziej niezawodnego i bezpiecznego procesu zameldowania, nawet poza godzinami pracy, podczas gdy personel korzysta z usprawnionych operacji i mniejszej liczby zadań korygujących.

Instalacja SmartBox Keycafe poprawiła codzienną wydajność, wzmocniła kontrolę dostępu i zapewniła, że zarządzanie kartami-kluczami do pokoi nie stanowi już ryzyka operacyjnego.