Lodgeur skaluje samoobsługowe zameldowanie 24/7 z Keycafe

Zarządzanie dziesiątkami kluczy w wielu nieruchomościach wielorodzinnych stanowiło dla Lodgeur wyzwania logistyczne i związane z bezpieczeństwem. Tradycyjne skrytki na klucze były zawodne i nie zapewniały przejrzystości: kody nie były zmieniane, a brakowało rejestru, kto i kiedy uzyskał dostęp do klucza. Osobiste zameldowania generowały dodatkowe koszty operacyjne i utrudnienia, natomiast instalowanie inteligentnych zamków w każdej jednostce okazało się zbyt kosztowne ze względu na koszty sprzętu na każde drzwi i bieżące opłaty za integrację.

Lodgeur potrzebował skalowalnego, scentralizowanego rozwiązania do zarządzania kluczami fizycznymi, które umożliwiałoby całodobowy dostęp dla gości i pełną rozliczalność bez konieczności angażowania personelu na miejscu.

Aby rozwiązać te wyzwania, Lodgeur wdrożył system SmartBox firmy Keycafe wraz z integracją API z ich wewnętrznymi procesami pracy. Pozwoliło to im na automatyzację tworzenia, dystrybucji i anulowania dostępu do kluczy — w pełni zsynchronizowaną z ich systemami rezerwacji i weryfikacji gości.

Automatyczne Tworzenie Dostępu: Gdy rezerwacja trafia do systemu Lodgeur, jednorazowy kod dostępu Keycafe jest generowany za pośrednictwem API. Kod pozostaje zablokowany do momentu, aż gość ukończy weryfikację tożsamości, po czym zostaje automatycznie zwolniony — lub unieważniony — w oparciu o wyzwalacze przepływu pracy.

Orkiestracja Systemu: Obecna konfiguracja działa w oparciu o przepływ pracy: wyzwalacz e-mail → Parsio → Zapier → Keycafe API, który zapisuje kod dostępu z powrotem do ich platformy zarządzania gośćmi, Track. Lodgeur utrzymuje mapowanie między ofertami a identyfikatorami kluczy za pomocą Zapier Tables, z planami migracji orkiestracji do Make + Supabase w celu uzyskania większej skalowalności.

Widoczność End-to-End: Zarówno zespoły obsługi gości, jak i operacyjne mogą zobaczyć status schowka oraz ścieżkę audytu ruchów kluczy w czasie rzeczywistym, umożliwiając zdalne wsparcie i szybsze rozwiązywanie problemów. Przyszła integracja kamer z obsługą chmury dodatkowo zwiększy odpowiedzialność i bezpieczeństwo dostępu.

Dzięki Keycafe, Lodgeur zapewnia całodobowe, bezkontaktowe samodzielne zameldowanie od 2019 roku. Tysiące bezpiecznych przekazań kluczy odbywa się każdego roku bez personelu na miejscu, wspierane przez widoczność w czasie rzeczywistym i pełną odpowiedzialność.

Rozwiązanie zwiększyło odporność operacyjną, poprawiło doświadczenie gości i zaoszczędziło firmie znaczące koszty zarówno w zakresie rozwoju, jak i cyklicznych subskrypcji.