Jak Phoenix Services SARL usprawniło zarządzanie kluczami do floty skuterów za pomocą Keycafe

Phoenix Services SARL koordynuje ruchliwą flotę skuterów używanych przez swoich pracowników dostawczych do transportu artykułów spożywczych i posiłków do klientów. Przy wielu zmianach w ciągu dnia zespół musi zarządzać stałym przepływem wyjazdów, powrotów i przekazywania kluczy do skuterów.

Przed wdrożeniem Keycafe firma nie posiadała dedykowanego systemu zarządzania kluczami. Menedżerowie osobiście przekazywali klucze pracownikom dostawczym i musieli identyfikować, który klucz należy do którego skutera.

Każda wymiana była rejestrowana ręcznie na papierze. Zespół odnotowywał wybrany przez każdego pracownika skuter wraz z numerem jego tablicy rejestracyjnej. Ten proces wymagał dostępności menedżera za każdym razem, gdy ktoś potrzebował rozpocząć lub zakończyć zmianę.

Noszenie i sortowanie licznych kluczy również sprawiało, że codzienna koordynacja floty była niepotrzebnie skomplikowana. Phoenix Services SARL potrzebowało bardziej efektywnego sposobu, aby pracownicy dostawczy mogli uzyskiwać dostęp do skuterów, jednocześnie zapewniając menedżerom niezawodną widoczność tego, kto używał każdego pojazdu.

Phoenix Services SARL wdrożyło Keycafe w celu scentralizowania dostępu do kluczyków do skuterów i zautomatyzowania procesu ich wymiany dla pracowników dostawczych.

Każdy pracownik otrzymuje osobisty kod dostępu, który umożliwia mu pobranie kluczyka do skutera bezpośrednio z Keycafe SmartBox zainstalowanego w garażu firmy. Zamiast czekać, aż menedżer zidentyfikuje i przekaże kluczyk, pracownicy wprowadzają swój kod, pobierają odpowiedni kluczyk i samodzielnie rozpoczynają swoje zmiany.

Każda transakcja jest rejestrowana automatycznie, dostarczając zespołowi zarządzającemu cyfrową historię aktywności kluczy. Menedżerowie mogą sprawdzić, kto pobrał kluczyk do skutera, kiedy został zabrany i kiedy został zwrócony.

Aplikacja mobilna Keycafe zapewnia również zespołowi zdalny dostęp do SmartBox. Jeśli wymagana jest pomoc, menedżer może zdalnie otworzyć komorę bez konieczności fizycznej obecności w biurze.

Eliminując osobiste przekazywanie kluczy z codziennej rutyny, Phoenix Services SARL zredukowało pracę administracyjną związaną z każdą zmianą. Menedżerowie nie muszą już nosić wielu kluczy, ręcznie dopasowywać ich do skuterów ani rejestrować przypisania pojazdów na papierze.

Kurierzy mogą teraz samodzielnie uzyskiwać dostęp do floty i szybciej rozpoczynać pracę. Jest to szczególnie cenne dla firmy zarządzającej wielokrotnymi wyjazdami i powrotami skuterów w ciągu całego dnia: rano, po południu i wieczorem.

Automatyczne rejestrowanie aktywności poprawiło również odpowiedzialność za flotę. W dowolnym momencie zespół zarządzający może zweryfikować, który pracownik posiada dany klucz do skutera i sprawdzić, kiedy został on odebrany lub zwrócony. Daje to firmie jaśniejszy przegląd wykorzystania pojazdów, bez polegania na odręcznych informacjach.

Zdalny dostęp do SmartBox zapewnia dodatkową elastyczność. Menedżerowie mogą wspierać pracowników za pośrednictwem aplikacji mobilnej w razie potrzeby, umożliwiając im nadzorowanie kluczowych operacji, nawet gdy nie są na miejscu.

Czas poświęcony wcześniej na odbieranie, wydawanie i dokumentowanie kluczy może być teraz poświęcony dostawom i innym priorytetom operacyjnym. Dzięki bezpiecznemu i identyfikowalnemu przepływowi pracy, Phoenix Services SARL efektywniej koordynuje teraz swoją aktywną flotę skuterów.