Obwohl digitale Schlösser sehr fortschrittlich sind, wird Ihr Unternehmen noch viele Jahre lang physische Schlüssel benötigen. Hier finden Sie einen Leitfaden zu den Vorteilen physischer Schlüsselverwaltungssysteme im Vergleich zu digitalen Schlössern, wenn es um die geschäftliche Nutzung geht.

Die Bedeutung des Schlüsselmanagements am Arbeitsplatz

Zunächst müssen Sie verstehen, wie wichtig die Schlüsselverwaltung ist. Wenn Sie über einen physischen Arbeitsort oder einen Fuhrpark und die dazugehörigen Schlüssel verfügen, sollten Sie die Notwendigkeit eines soliden Schlüsselmanagementsystems nicht unterschätzen. Es ist die Art und Weise, wie Sie Schlüssel für den Zugang zu Arbeitsbereichen und Anlagen verfolgen, aufbewahren und verteilen.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Zugang zu Ihren Vermögenswerten und sensiblen Standorten gewähren, bedeutet dies, dass Sie einzelnen Personen Privilegien einräumen, ohne dass sie diese missbrauchen. Es ist wichtig, dass Sie nachverfolgen können, wer Zugang zu welchen Schlüsseln hat, und dass Sie den Status Ihrer Anlagen jederzeit überprüfen können.

Warum braucht man ein Schlüsselverwaltungssystem?

Ein Schlüsselverwaltungssystem leistet im Wesentlichen das, was Sie mit einer manuellen Erfassung nicht erreichen können. Es erfüllt drei wichtige Aufgaben für Ihr Unternehmen:

• Speichert und verteilt die Schlüssel
• Ermöglicht die Verwaltung von Berechtigungen außerhalb des Geländes
• Bietet Automatisierung und Analytik

Ohne ein ausgezeichnetes System verschwenden Sie wertvolle Arbeitsstunden und menschliche Arbeitskraft mit der Suche nach einem verloren gegangenen Schlüssel. Auch die Kosten für die Neuvergabe von Schlüsseln können zu unnötigen Ausgaben führen.

Optionen des Schlüsselverwaltungssystems

Digitale Schlösser sind für ihre technologiebasierten Funktionen bekannt. Was Sie vielleicht nicht wissen, ist, dass physische Schlüssel und Schlösser mit einem modernen Schlüsselverwaltungssystem wie der Keycafe SmartBox dieselben Funktionen nutzen können.

Lassen Sie uns zunächst die deutlichen Unterschiede zwischen digitalen Schlössern und physischen Schlüsseln erörtern. Dann gehen wir auf die Vorteile der beiden ein.

Wie digitale Schlösser funktionieren

Anstelle eines physischen Schlüssels entriegeln Sie eine Tür mit einem Gerät, das elektronische Signale verwendet. Digitale Schlösser verwenden in der Regel ein Tastenfeld mit Pin-Codes. Es gibt jedoch auch Optionen für Bluetooth, RFID, Fingerabdrücke, WiFi und mehr.

Sie sind praktisch, da Sie keinen physischen Schlüssel bei sich tragen müssen, der verloren oder vergessen werden kann. Viele Menschen, die ein digitales Türschloss verwenden, tun dies, um physische Schlüssel loszuwerden.

Wenn Sie jedoch das Schloss einer Tür in ein digitales Schloss umwandeln müssen, müssen Sie das Schloss an jeder Tür austauschen, um die Vorteile voll auszuschöpfen. Je nach der Anzahl der Türen in Ihrem Unternehmen kann dies sehr teuer werden. Es gibt noch einige andere Herausforderungen, die zu berücksichtigen sind. Deshalb sollten Sie sich vor Augen halten, dass physische Schlüssel und Schlösser trotz aller Bequemlichkeit immer noch ihren Platz in einem modernen Unternehmen haben.

Physikalische Schlüsselvorteile

Neben den Türen von Büros und Unterkünften werden auch für Fahrzeuge und andere Geschäftseinrichtungen immer noch physische Schlüssel verwendet. Sie haben sich bewährt und bieten weiterhin Vorteile gegenüber digitalen Technologien.

Preiswerter

Physische Schlüssel und Schlösser sind billiger als die digitale Alternative. Wie bereits erwähnt, müssen Unternehmen mit vielen Türen, deren Schlösser umgerüstet werden müssen, mit immensen Vorlaufkosten rechnen. Außerdem kann die Installation längere Zeit in Anspruch nehmen, was den Geschäftsbetrieb beeinträchtigt oder sogar zum Erliegen bringt.

Zuverlässig

Einige Neufahrzeuge ermöglichen den digitalen Zugang über mobile Apps, aber sie haben immer noch einen physischen Schlüssel. Autohäuser verwalten Hunderte von physischen Schlüsseln für ihren Fahrzeugbestand und sind auf eine intelligente Schlüsselverwaltung angewiesen, um den Überblick über Vertrieb, Service und andere Abteilungen zu behalten. Sehen Sie, wie ein Mitsubishi-Händler das Schlüsselverwaltungssystem von Keycafe nutzt, um das Fehlen von Schlüsseln zu vermeiden.

Keycafe SmartBox Vorteile

Sie können physische Schlüssel mit einem System wie der Keycafe SmartBox verwalten und speichern.

Bessere Risikoverwaltung

Wenn Sie ein Schlüsselverwaltungssystem haben, können Sie ein Transaktionsprotokoll aller Schlüsselzugriffe führen. Dies erleichtert die Verantwortlichkeit. Sie wissen, wer für die Verwendung der einzelnen Schlüssel verantwortlich ist.

Betrieb verbessern

Sie müssen die Kontrolle über Ihre physischen Schlüssel behalten. Wenn Sie einen Schlüssel zu einem bestimmten Zeitpunkt aushändigen müssen und die Person ihn zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückgeben muss, können Sie dies überwachen und die Erlaubnis anpassen. Sie können auch Schlüssel reservieren, wenn Sie sie zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeben müssen, wenn Aufgaben zeitkritisch sind.

Erste Schritte

Dies ist eine Investition in geschäftliche Effizienz und Klarheit, und ein physisches Schlüsselverwaltungssystem muss nicht kompliziert sein. Mit dem richtigen Team, das Sie unterstützt und schult, kann eine gut vorbereitete Implementierung einen großen Unterschied ausmachen. Hier erfahren Sie, wie Sie beginnen können.

1. Planen

Bevor Sie in ein neues physisches Schlüsselverwaltungssystem investieren, sollten Sie sich zunächst überlegen, was Ihr System leisten soll. Welche Vorteile soll es für Sie bringen? Wenn Sie einen Plan haben, wird die Implementierung Ihres physischen Schlüsselverwaltungssystems reibungslos verlaufen.

2. Entwerfen

Als Nächstes müssen Sie entscheiden, wie viele Schlüssel Sie verwalten müssen und welche Art von Informationen Sie von der Software erhalten möchten. Außerdem müssen Sie wissen, wo Sie die Schlüssel speichern und von wo aus Sie darauf zugreifen wollen.

3. Verfolgen und integrieren

Sobald Sie Ihr Schlüsselverwaltungssystem erfolgreich installiert haben, können Sie Ihre physischen Schlüssel verfolgen und verwalten. Bei einigen Systemen wie Keycafe können Sie die Vorteile von Branchensoftware-Integrationen nutzen oder eine API zur Erstellung Ihrer eigenen Integration verwenden.

Verwalten Sie Ihre Schlüssel mit einer Keycafe SmartBox

Mit nur einem Konto können Sie alles verfolgen. Egal, ob es sich um Mitarbeiter, Kunden, Auftragnehmer oder Mieter handelt, mit einer Keycafe SmartBox können Sie den Schlüsselzugang von überall aus anpassen.

Mit einer einfachen Installation kann die Keycafe SmartBox an allen Wandtypen angebracht werden, und ein Expertenteam steht zur Verfügung, um sicherzustellen, dass Ihre Einrichtung nahtlos verläuft.

Machen Sie sich keine Sorgen mehr um Ihre Schlüssel, sondern nutzen Sie Keycafe, indem Sie noch heute Kontakt mit unserem Team aufnehmen!