顧客の物件管理を任されているプロパティマネージャーの方であれば、鍵を組織的に管理することは最優先事項の一つであることでしょう。最新の鍵管理システムは、管理業務を簡素化するだけでなく、ビジネス全体の効率性も向上させます。
この記事では、なぜマンションやアパートといった集合住宅のプロパティマネジメント会社が、確実な鍵システムに投資する必要があるのかについて解説します。現代の鍵管理の基本を学び、なぜ早急に切り替えることが重要なのかをご覧ください。
鍵の在庫管理を徹底する
従来、プロパティマネージャーは鍵を物理的に管理するために、箱、ロッカー、または金庫を使用していました。スタッフやテナントはこれらの収納スペースに鍵を入れることができました。しかし、これは安全ではありません。権限のない人物が簡単に鍵を開けて、鍵ボックスから盗むことができてしまうからです。
クラウド接続型の鍵管理システムは、現代的な代替手段です。オンラインダッシュボードから、顧客の物件の鍵を追跡することができます。各鍵には固有のNFC fobが取り付けられており、鍵の受け渡し時にスキャンされます。
どのデバイスからでも、各鍵のステータスを明確に把握できます。最後に鍵を持ち出したのが誰か、各鍵の管理履歴がどうなっているかを確認できます。また、鍵をグループに整理し、複数の場所を管理することで、すべての顧客の鍵を追跡できるようになります。
より優れた管理体制
鍵を追跡することで、あなたと顧客に安心をもたらします。鍵の紛失を防ぎ、不適切な人物の手に渡ることもありません。これは、得られる情報により鍵を効率的に管理するための優れた第一歩となります。
しかし、このような情報は、物件の鍵管理システムが提供する管理機能がなければ意味がありません。デスクトップまたはモバイルのダッシュボードから、誰が鍵にアクセスする権限を持っているかを制御できます。これにより、特定のテナント、短期滞在のゲスト、または保守スタッフに鍵を割り当て、部屋や制限エリアへの排他的なアクセスを提供することができます。
ワンタイムアクセス機能
特定の人物に時間制限付きのアクセスを許可することもできます。清掃スタッフや保守専門家など、一部の請負業者は特定の時間帯にのみ建物へのアクセスが必要です。鍵が事前に定められた時間帯にのみアクセスできるように権限を設定できます。勤務時間外に鍵が使用される心配はありません。
フルクラウド接続サービスにより、鍵の在庫をリアルタイムで管理できます。突然の緊急アクセス要求に不意を突かれ、現場に急行する必要もありません。ボタンをワンクリックするだけで、完全な管理が可能です。
これは、特定の人物にスペースへのワンタイムアクセスを簡単に提供できることも意味します。例えば、物件の修理や家電製品の交換のために誰かが来る場合、そのエリアに簡単にアクセスするための鍵が必要になることがあります。あなたはほとんど通知なしにアクセスを作成でき、請負業者は現場のスタッフが立ち会うことなく、自分で鍵を受け取ることができます。
作業が完了したら、彼らは自分で鍵を返却でき、ここでも引き渡しを監督するスタッフは不要です。これは、常に誰があなたの物件にアクセスしているかを知るための、シンプルかつ効果的な方法です。
物件の内見をより簡単に
優れた鍵管理システムは、セルフガイド型および非接触型の物件内見も可能にします。これは、COVID後の世界で非常に人気が高まっています。非接触型の内見が菌の拡散を制限し、潜在的なテナントが自分のスケジュールで物件を見学できることを考えると、これは提供するのに素晴らしい機能となり得ます。
Keycafeを利用すれば、事前審査済みのテナントは自分で鍵を受け取ることができます。プロパティマネージャーであるあなたは、テナントおよび/または彼らの不動産業者がアパートを見学するために鍵の使用を承認できます。その後、彼らは自分のペースで物件を見学し、自分で鍵を返却することができます。
潜在的なテナントは、オンラインではなく実際に物件を見ることができます。これにより、あなたの満足度が向上し、優良なテナントを見つける可能性が高まります。人々は賃貸契約を結ぶという決断により自信を持つでしょう。
鍵が返却されたとき（または時間通りに返却されなかったとき）にアラートを受け取れるため、世界中のどこからでも、物件の内見がスケジュール通りに進んでいることを確認できます。
説明責任の向上
プロパティマネージャーにとって鍵を整理することは多くの理由から重要ですが、法的な問題にもなり得ます。鍵管理システムを使用することで、個別のロックボックスの必要性をなくします。多くの場合、これらのボックスは見苦しいだけでなく、多くの自治体で違法とされています。
鍵管理システムは、あなたのプロパティマネジメント会社の法的説明責任を高めます。鍵は法的な範囲内で保管、管理、配布されます。
また、スタッフとゲストが使用を許可された鍵について説明責任を負わせることができます。
スタッフや訪問者が鍵を持ち出したまま追跡できない、ということはありません。もし持ち出した場合でも、あなたが最後に鍵にアクセスしたユーザーであったことを確認できます。すべての鍵の受け渡しは、行われた時間と場所とともに必ず記録され、鍵を持ち出したユーザーの身元も記録されます。
ユーザー情報はKeycafeダッシュボード内から明確にアクセスできます。これは、鍵を受け取った人が常にその返却に責任を負うことを意味します。盗難や誤って持ち去られる心配は不要です。
今すぐ鍵管理システムに投資しましょう
鍵管理システムはすべてのプロパティマネージャーにとって不可欠です。これらのシステムの基本を理解した今、あなたのプロパティマネジメントビジネスに最適なソリューションを探し始める時です。
Keycafeは、お客様の建物、テナント、スタッフのための多数の鍵の管理に尽力しています。ご不明な点がございましたら、当社の専門家にお問い合わせいただき、今すぐ新しい鍵管理システムの見積もりをお取りください。
