We Host Groupは、管理する8棟の物件でKeycafeを導入し、ゲストのチェックイン・チェックアウト業務を自動化しています。予約連動型のアクセスコード、時間指定での鍵の受け取り、そして清掃スタッフ向けの部屋ごとの権限設定により、フロントでの待ち時間を解消。清掃前の部屋への早すぎる入室や、鍵の紛失トラブルもゼロにしました。
短期賃貸物件において、到着後の最初の5分間は、その後の滞在全体の印象を左右します。深夜に到着し、重い荷物を引きずって建物に着いたゲストが、フロントで鍵を受け取るために待たされれば、ドアを開ける前から不満が募ってしまいます。また、現地に常駐スタッフを置かない運営事業者にとって、第三者に依存する鍵の受け渡しは、ゲストの体験価値やレビューの評価をو脅かすリスクとなります。
We Host Groupは、全米で事業を展開するフルサービスのバケーションレンタル管理会社です。100名以上のプロフェッショナルを擁する同社のチームは、ダイナミックプライシングやゲスト対応から清掃・メンテナンスに至るまでを一括管理。物件オーナーの手間を完全にゼロにする運営代行を通じて収益最大化を支援し、ホテル品質の滞在体験を大規模に提供することを目指しています。
We Host Groupでオペレーション・コーディネーターを務めるCarolina Diaz氏は、管理物件におけるゲスト、清掃スタッフ、メンテナンス担当者の日々の出入りを統括しています。同社は2年以上にわたりKeycafeを活用しています。
課題：フロントデスクでの長い待ち時間
Keycafeの導入前、We Host Groupのゲストとスタッフは、各建物のフロントデスクで直接鍵を受け取る必要がありました。しかし、フロントは混雑していることが多く、そのたびに待たされる状況が発生していました。
「フロントスタッフが対応に追われていることが多く、ゲストだけでなく当社のスタッフまでもが、鍵を受け取るためだけに15〜20分も待たされることがありました」とCarolina氏は説明します。「部屋に入るための鍵をただ立ちっぱなしで待つことになるため、ゲストの不満が溜まり、クレームも頻発していました」
そんな中、状況が一変する出来事が起こります。ある建物の管理会社から、翌月以降はチェックイン・チェックアウトに伴うすべての鍵管理をWe Host Group自身で行うよう通告されたのです。
「それが私たちにとっての転換点でした」とCarolina氏は振り返ります。「短期賃貸の運営事業者として、毎回現地にスタッフを置いてゲストを直接迎えるわけにはいきません。そのため、信頼性が高く、事業規模に合わせて拡張できるソリューションを早急に見つける必要がありました」
宅配ロッカーでは代替できない「鍵管理」の壁
実はある物件で、We Host Groupはすでにロッカーシステムを試していました。しかし問題だったのは、そのロッカーが「鍵の受け渡し」ではなく「荷物の配達」を目的に作られていたことです。
ロッカーが満杯になると、建物のスタッフは中身をすべて取り出し、鍵も含めて別の荷物室へと移動させてしまっていました。そのため、深夜などに遅れて到着したゲストが暗証番号を入力しても、中に鍵が入っていないというトラブルが起きていたのです。
「そのたびにどれだけ大変な問題になっていたか、想像がつくでしょう」とCarolina氏は語ります。「その物件でKeycafeに切り替えてからは、一連のプロセスが劇的に改善しました」
ソリューション：予約システムと連動したセルフ式の鍵管理
We Host Groupは、自社の予約管理プラットフォームとKeycafeを直接連携させ、予約が入った瞬間に鍵のアクセス権限が自動発行される仕組みを構築しました。ゲスト、清掃スタッフ、メンテナンス担当者はすべて同じKeycafe SmartBoxを利用しますが、それぞれに必要な鍵へのアクセス権限のみが付与されます。
日々の運用フロー
予約確定：新規予約が入ると、専用のアクセスコードが自動生成されます。
ゲストへの通知：到着前に、メッセージまたはメールでゲストにコードが送信されます。
チェックイン：午後4時になるとコードが有効化され、ゲストはKeycafe SmartBoxから鍵を受け取ります。
チェックアウト：滞在終了時、ゲストは午前11時までに同じSmartBoxへ鍵を返却します。
清掃・メンテナンス：清掃スタッフが次のゲストを迎えるために鍵を取り出します。メンテナンスチームも、入室が必要な際はいつでもこのシステムを利用して鍵を取り出せます。
このシステムは、大人数のグループ滞在にも柔軟に対応できます。5〜6人のグループで1つの部屋をシェアし、日中の行動スケジュールが別々になる場合でも、ゲストは予備の鍵をリクエストしたり、ロッカーを介してメンバー間で鍵の受け渡しを行ったりすることができます。
導入効果：すべてのチェックイン・チェックアウトを完全に可視化・制御
時間指定アクセスで「早すぎるチェックイン」のトラブルを解消
Carolina氏にとって最も価値のある機能の一つが、アクセスコードの有効時間を正確に制御できる点です。ゲスト用のコードは、公式のチェックイン時間である午後4時ちょうどに有効化されるよう設定されています。
「たとえゲストが予定より早くロッカーの前に到着しても、指定の時間になるまでは鍵を取り出すことができません」と彼女は説明します。「以前はアーリーチェックインの要望がトラブルの元になっていたため、これは非常に重要な機能です。かつてはゲストがフロントで早めに鍵を受け取って入室してしまい、まだ清掃が終わっていない部屋に入ってしまうケースがありました。今ではそのリスクが完全にゼロになりました」
清掃スタッフには担当部屋ごとのアクセス権限を付与
We Host Groupの清掃スタッフは、1日のうちに複数の異なる部屋を担当します。Keycafeでは部屋ごとにアクセスコードが割り当てられるため、各スタッフは自分が担当する部屋の鍵しか取り出せない仕組みになっています。
「これにより現場の混乱が最小限に抑えられ、日々のオペレーションを効率的に回すことができています」とCarolina氏は語ります。
毎朝のチェックアウト確認が数分で完了
毎朝11時から11時半頃になると、Carolina氏は当日チェックアウト分の鍵がすべて返却されているかを確認します。もし未返却の鍵があれば、チームは即座に対応に動くことができます。
「状況を素早く把握してすぐに行動に移せるため、ゲストに電話をかけて『鍵をどこに置きましたか？』『今、鍵はお手元にありますか？』と的確に確認できるようになりました」
鍵の紛失がゼロに
Keycafeがもたらした最大のメリットは、日々の鍵管理オペレーションを高いレベルで可視化し、コントロールできるようになったことです。
「今では、毎日のすべてのチェックインとチェックアウトを完全に把握・管理できています。そして何より重要なのは、鍵の紛失がなくなったことです」と彼女は言います。「以前は、ゲストがフロントに鍵を返却したはずなのに、フロントスタッフから『いいえ、鍵は預かっていません』と言われることがありました。Keycafeなら、誰が、いつ鍵を取り出し、いつ返却したのかを正確に確認できます」
導入は1棟から8棟へ拡大
コスト面のメリット以上に大きな効果は、建物の管理会社から運営面での高い信頼を得られたことだとCarolina氏は語ります。
「フロント業務を妨げることなく、当社独自でゲスト対応を完結できることを建物の管理会社に証明できました」と彼女は説明します。「これは非常に重要なポイントです。最初は1棟からスタートしましたが、現在では8棟の物件にシステムを導入しています」
この確かな実績により、We Host Groupは物件を運営する各建物とのパートナーシップをより強固なものにしました。
「各建物の管理会社と強い信頼関係を築くことができました。これは金銭的なリターン以上に価値のあることです」
短期賃貸の運営事業者に最適な、拡張性の高いソリューション
鍵管理ソリューションの導入を検討している企業に向けて、Carolina氏はいくつかの重要なメリットを挙げています。
「特に短期賃貸の運営事業者にとって、Keycafeは非常に優れたソリューションです。シンプルで拡張性が高く、集合住宅や一戸建て、さらには倉庫に至るまで、あらゆるタイプの物件に適応します。正しく導入すれば、私たちのように日々のオペレーションを確実に向上させ、ビジネスを次のステージへと引き上げてくれるはずです」
短期賃貸の運営事業者が押さえるべきポイント
フロントを介さない鍵の受け渡し：セルフ式の鍵の受け取りを導入することで、ゲストは混雑するフロントスタッフを待つことなくスムーズに滞在を開始できます。
予約システムと鍵の連携：予約情報からアクセスコードを自動生成し、滞在ごとの手作業による設定をなくします。
チェックイン時間に合わせたアクセス制限：時間指定で有効化されるコードにより、清掃完了前にゲストが入室してしまうトラブルを防ぎます。
清掃スタッフへの部屋単位の権限付与：各スタッフが自分が担当する部屋の鍵のみを取り出せるようにし、ミスを防ぎます。
毎朝の返却チェック：チェックアウト後に簡単な日次確認を行うことで、鍵の紛失が大きな問題になる前にゲストへフォローアップできます。
信頼性を武器に事業を拡大：自立したチェックイン運用ができることを証明し、建物管理会社との信頼関係を築くことで、新規物件の獲得へとつなげます。
ゲストのチェックインを自動化し、すべての鍵を確実に追跡・管理するために、Keycafeがどのように短期賃貸ビジネスを支援できるかをご覧ください。
