すみれ幼稚園、Keycafe通知のSlack連携でアカウンタビリティを向上

社会福祉法人永田長崎が運営する幼稚園すみれは、0歳から5歳の子どもたちを対象に、情緒の発達に焦点を当てた未就学児・学童保育プログラムを提供しています。当園は、幼い子どもたちの「第二の家」であることを誇りとし、英会話・リスニング、料理レッスンを通じた栄養教育、エイサーレッスン（沖縄諸島の伝統舞踊）、アートカリキュラムなどを提供しています。幼稚園すみれは、子どもたちに教育サービスを提供しつつも、働く保護者を第一に考え、常に保護者の皆様に利益をもたらすよう努めています。

当園では、情報通信技術（ICT）を通じて運営の効率性とセキュリティを向上させることに重点を置いています。これらを実現するため、各スタッフには様々な業務を行うためのiPadが支給されています。Keycafeは当初、早番・遅番の教員間での鍵の受け渡しを円滑にし、機密エリアや車両の鍵の使用状況に対する説明責任を導入するために導入されました。

玄関のドア、セキュリティロック、車両、倉庫の鍵はすべて、すみれ幼稚園のSmartBoxに保管されています。全てのスタッフは各自のKeycafeアカウントに登録されており、鍵のグループへのアクセス権は、スタッフの役職と責任に応じて設定されています。例えば、定期的に運転する必要がある運転手やその他のスタッフのみが車両の鍵の許可を持っており、スクールバスやその他の車両への不正アクセスを防いでいます。同様に、キャンパス内の機密エリアへの鍵は、必要な権限を持つ許可されたスタッフのみがアクセスできます。

スタッフはiPad上のKeycafeアプリを使用してSmartBoxでの鍵の受け渡しを開始し、任意の鍵のリアルタイムステータスを確認します。これにより、鍵を受け取る前に、その鍵が利用可能か、または使用中であるかを確認できます。Keycafeは、誰がいつ最後に鍵を使用したかを示すログも提供するため、置き忘れた鍵は常に追跡できます。

Keycafeを導入する前は、すみれ幼稚園は様々なソフトウェアからの通知をSlackに集約していました。そのため、当然ながらKeycafeのシンプルなAPIを使用して、鍵管理の通知も同様に統合しました。これにより、チーム全体が任意の鍵の位置やステータスに関する最新情報を常に把握できるようになりました。

Keycafeの導入以来、すみれ幼稚園では鍵管理の効率が大幅に向上しました。Keycafe SmartBoxとiPad上のアプリを使用することで、職員は必要な鍵に素早くアクセスできるようになり、紛失した鍵を探す無駄な時間をなくしました。リアルタイムトラッキングと利用履歴による透明性の高い管理システムは、職員間の説明責任の文化を醸成し、鍵の紛失や置き忘れを減少させ、全体的な業務効率を向上させました。学校の機密エリアや車両へのアクセスは、許可された職員のみに厳しく制限され、不正使用に伴うリスクを軽減しています。

KeycafeのAPIと学校のSlackコミュニケーションプラットフォームとの連携により、チーム間のシームレスな連携が促進されました。鍵の移動はすべてチーム全体に即座に通知され、各メンバーの説明責任がさらに強化されます。このシステムは、緊急時や異常な鍵の活動があった場合にも迅速な対応を可能にし、幼稚園全体のセキュリティと効率的な運営に貢献しています。Keycafeの導入により、すみれ幼稚園はテクノロジーを活用して業務の効率性とセキュリティの両方を向上させるという目標を達成し、職員と保護者の双方にさらなる安心を提供しています。

「日常的な鍵の受け渡しだけでなく、職員の入退職に伴う鍵のアクセス権の付与や停止も非常にスムーズになりました。これは予期せぬボーナスでした」と、幼稚園の園長であるモモオ氏は述べています。