暖房設備施工業者 Wärme Wimmer様：90本超の鍵管理で、何時間もの管理工数を削減

ミュンヘン近郊のグレーベンツェルに拠点を置くWärme Wimmer社は、ヒートポンプ、太陽光発電システム、空調システムの設置を専門とする環境技術企業です。30名以上の従業員を擁し、同社は日々、社用車の鍵や、定期メンテナンス・修理で顧客から預かる施設鍵など、大量の物理鍵を管理していました。

Keycafe導入前は、同社は紙のリストとペンを使って、鍵の貸し出し・返却状況を記録していました。この手作業による管理方法はエラーが発生しやすく、リアルタイムな状況把握が困難で、結果としてチームの業務を非効率にしていました。

顧客の鍵紛失も常に懸念され、行方不明の鍵を探すこと自体が貴重な時間の浪費となっていました。オフィススタッフは、特定の社用車や顧客施設の鍵を誰が持っているかを確認するために、技術者を長時間探し回る必要があり、これが日々の業務スケジュールに大きな遅延を引き起こしていました。

業務改善のため、デジタルで直感的に操作できるシステムを求めていました。マネージングディレクターのTobias Wimmer氏は、従業員がiPadから、あるいは専用のアクセス認証情報を使って簡単に利用できるアプリベースのツールを希望。短期間の検証を経て、Keycafeが同社のニーズに完璧に合致していることを確認し、速やかに既存のITインフラへと組み込みました。

Wärme Wimmer社は現在、Keycafeを活用して93本の鍵を管理。定期的なメンテナンスや修理作業に使う社用車や顧客物件の鍵を追跡管理しています。従業員は作業開始前に、iPadから鍵の利用状況を直接確認可能。鍵がSmartBoxにあるか、あるいは他の従業員が使用中かを一目で確認できるため、緊急対応時にもその効果を発揮します。

本システムでは、管理者が鍵ごとに詳細なアクセス権限を設定できるため、権限のある従業員のみが特定の鍵を解錠・利用できます。従業員はKeycafe SmartBoxにて、モバイルアプリまたは個人用アクセスバッジで認証を行い、割り当てられた鍵を迅速に受け渡しできます。

Keycafe導入により、Wärme Wimmer社は紙のリストによるストレスと煩雑さから解放されました。鍵の追跡は完全に自動化され、93本の鍵の状況が組織全体でリアルタイムに可視化されています。すべての鍵の貸し借り履歴が個人のプロフィールに電子的に記録されるため、スタッフの鍵に対する意識も向上しました。

本社では、このシステム導入により大幅な時間削減が実現しました。管理者は、紛失した鍵を探したり、車両の場所を確認するためにスタッフを追いかけたりする手間がなくなり、オンラインで瞬時に鍵のステータスを確認できるようになりました。この迅速性は、業務のスピードアップと顧客サービス品質の向上に直結しています。

財務面では、この投資は驚くほど速やかに回収されました。Tobias Wimmer氏によると、鍵の紛失による高額な交換費用を未然に防いだことで、システムはわずか5～6ヶ月で償却できたとのことです。