Jak Biarritz Camping usprawnił późne przyjazdy i zarządzanie kluczami dzięki Keycafe

Przed wdrożeniem Keycafe, Biarritz Camping zarządzał późnymi przyjazdami za pomocą tacek odbiorczych umieszczonych na zewnątrz recepcji. Każdy przybywający gość otrzymywał małą kopertę zawierającą klucze do zakwaterowania, mapę kempingu i wymagane opaski na rękę. Chociaż ten proces umożliwiał gościom przyjazd po zamknięciu recepcji, oferował ograniczony poziom bezpieczeństwa i widoczności. Zespół nie mógł dokładnie potwierdzić, kiedy gość odebrał kopertę, ani zweryfikować, kto odebrał każdy zestaw kluczy. Istniało również ryzyko, że goście mogli przypadkowo odebrać niewłaściwą kopertę lub wejść do niewłaściwego wynajmowanego zakwaterowania. Z kluczami i informacjami o przyjeździe pozostawionymi bez nadzoru na zewnątrz recepcji, kemping potrzebował bezpieczniejszego i bardziej niezawodnego sposobu na powitanie gości poza godzinami pracy. Poza późnymi przyjazdami, Biarritz Camping chciał usprawnić koordynację kluczy między recepcją a działem sprzątającym. Zespół potrzebował efektywnego sposobu zarządzania kluczami od gości wyjeżdżających wcześniej, przekazania ich działowi sprzątającemu i bezpiecznego ich zwrotu przed przyjazdem kolejnych gości.

Biarritz Camping zainstalowało Keycafe SmartBox przed biurem recepcji jako scentralizowany punkt wymiany kluczy dla gości, personelu recepcji i zespołu sprzątającego. Przed zamknięciem recepcji, personel umieszcza klucz do zakwaterowania każdego późno przybywającego gościa w Keycafe SmartBox. Gość otrzymuje SMS zawierający unikalny kod odbioru powiązany z przypisanym kluczem. Po dotarciu na pole kempingowe, wprowadzają kod w SmartBox, odbierają swój klucz i udają się bezpośrednio do swojego zakwaterowania. Ten kontrolowany proces zastępuje koperty i materiały powitalne pozostawione wcześniej bez nadzoru przed recepcją. Ten sam system obsługuje zmiany zakwaterowania w ciągu dnia. Goście wyjeżdżający wcześniej deponują swoje klucze w SmartBox, tworząc scentralizowany punkt przekazywania, gdzie recepcja może koordynować dostęp dla personelu sprzątającego. Personel sprzątający odbiera odpowiednie klucze, gdy zakwaterowanie jest gotowe do sprzątania i zwraca je do SmartBox po zakończeniu pracy. To utrzymuje klucze bezpieczne i dostępne na każdym etapie procesu zmiany zakwaterowania.

Keycafe zmieniło sposób, w jaki Biarritz Camping zarządza późnymi przyjazdami. Zamiast zostawiać koperty zawierające klucze i informacje o gościach poza recepcją, kemping może teraz zapewnić bezpieczny, kontrolowany i autonomiczny dostęp każdemu gościowi. Goście przyjeżdżający późno nie muszą już martwić się godzinami pracy recepcji i odebraniem niewłaściwych kluczy. Otrzymują unikalny kod odbioru SMS-em i mogą odebrać właściwe klucze, kiedykolwiek przyjadą, zapewniając im płynniejsze i wygodniejsze zameldowanie. Zespół kempingu również korzysta z większej widoczności i kontroli. Wymiany kluczy mogą być zarządzane bardziej niezawodnie, redukując niepewność co do tego, czy gość odebrał swoje klucze, i minimalizując ryzyko, że ktoś uzyska dostęp do niewłaściwego obiektu noclegowego. Keycafe poprawiło również wewnętrzną koordynację. Kiedy goście wyjeżdżają przed 9 rano, ich zwrócone klucze mogą być przekazywane z recepcji do działu sprzątania bardziej efektywnie. Pozwala to zespołowi przewidywać harmonogramy sprzątania, wcześniej rozpoczynać przygotowywanie obiektów do kolejnych wynajmów i przygotowywać zakwaterowanie dla przyjeżdżających gości. Po zakończeniu sprzątania, dział sprzątania może zwrócić klucze do SmartBox, gdzie pozostają bezpieczne i gotowe dla kolejnego gościa. Wspierając cały proces – od wczesnego wyjazdu i sprzątania po późne przyjazdy – Keycafe pomogło Biarritz Camping zwiększyć produktywność, zapewniając zarówno personelowi, jak i gościom większy spokój ducha.