Jak Dwór Palmse umożliwił samoobsługowy dostęp dla gości bez zmieniania zabytkowej posiadłości

Dwór Palmse, zarządzany przez Muzea Virumaa, to czołowa atrakcja turystyczna położona 80 kilometrów od Tallina w Estonii. Posiadłość prezentuje odrestaurowany bałtycko-niemiecki kompleks dworski i zarządza dwoma pensjonatami – Pensjonatem Destylarnia oraz Pensjonatem Dworu Palmse – obsługując łącznie 41 kluczy w obiektach. Położony na odludziu, w wiejskim otoczeniu, Dwór Palmse borykał się z ciągłymi niedoborami kadrowymi przez cały rok. Przed wdrożeniem Keycafe, zarządzanie kluczami odbywało się ręcznie. Personel musiał być fizycznie obecny na miejscu przez całą dobę, aby przekazywać klucze, niezależnie od tego, czy goście życzyli sobie wczesnego zameldowania, czy też przybywali w środku nocy.

Ten tradycyjny model pracy generował znaczne trudności operacyjne, wysokie koszty ogólne oraz wyzwania związane z zarządzaniem czasem. Ręczne przenoszenie danych rezerwacyjnych między arkuszami kalkulacyjnymi często prowadziło do błędów administracyjnych, podczas gdy alternatywne rozwiązania sprzętowe – takie jak zamki na karty dostępu – okazywały się zbyt kosztowne i niekompatybilne z zabytkowym obiektem wymagającym minimalnych zmian architektonicznych.

Aby wyeliminować potrzebę całodobowej obsługi personelu, przy jednoczesnym utrzymaniu ciągłej obsługi gości, Dwór Palmse zainstalował Keycafe SmartBox w holu pensjonatu. Obiekt korzysta z hotelowego systemu PMS BOUK do zarządzania rezerwacjami, który integruje się bezpośrednio z Keycafe w celu synchronizacji rezerwacji z dostępem gości do kluczy.

W ramach nowego zautomatyzowanego procesu goście rezerwują i opłacają swoje pokoje online za pośrednictwem BOUK. Przed przyjazdem goście dokonują elektronicznej odprawy i automatycznie otrzymują wiadomość e-mail lub SMS zawierającą kod odbioru klucza. Po przyjeździe goście wprowadzają swój kod do Keycafe SmartBox, odbierają klucz do pokoju i uzyskują dostęp do swoich pokoi. Dodatkowo, personel sprzątający otrzymuje natychmiastowe powiadomienia w aplikacji, gdy tylko klucze zostaną zwrócone do SmartBox, co umożliwia zarządzanie zmianą pokoi w czasie rzeczywistym.

Wdrożenie Keycafe przekształciło działalność Palmse Manor, eliminując potrzebę całodobowego personelu na miejscu. Zautomatyzowana integracja między BOUK a Keycafe wyeliminowała ręczne wprowadzanie danych, ograniczając błędy ludzkie od momentu zarezerwowania pokoju do chwili wejścia gościa. System znacząco obniżył koszty pracy na gościa, jednocześnie zwiększając efektywność operacyjną i elastyczność zarówno dla personelu, jak i dla gości. Bezdotykowy proces zapewnia gościom natychmiastowy dostęp do pokoju, niezależnie od godziny przyjazdu, i przyczynił się do zauważalnego wzrostu zadowolenia klientów po pierwszym sezonie letnim. W zakresie zarządzania dostępem gości do ich pokoi, Keycafe zapewnia niezawodny, ekonomiczny nadzór nad kluczami, zachowując jednocześnie dziedzictwo posiadłości.