Jak Cocoonr zautomatyzował dostęp do kluczy dla gości i wykonawców w 18 obiektach najmu krótkoterminowego

Jako szybko rozwijająca się agencja zarządzania nieruchomościami, Cocoonr borykał się z wąskimi gardłami operacyjnymi tradycyjnego zarządzania kluczami. W przypadku zameldowań gości, personel był zmuszony do fizycznego spotykania się z podróżnymi w każdej nieruchomości, co wymuszało restrykcyjne i wiążące okna czasowe spotkań, które były niewygodne dla gości i pochłaniały cenne godziny pracy.

Wewnętrznie, organizacja kluczy w ich regionalnych biurach opierała się na prymitywnych metodach, w tym na prostym plastikowym pudełku do przechowywania z małymi, ręcznie otwieranymi szufladkami. Ten system był bardzo podatny na błędy ludzkie; klucze były często odkładane do niewłaściwych przegródek, co prowadziło do zamieszania operacyjnego, zagubionych kluczy i zwiększonych kosztów wymiany. Ponadto, brak scentralizowanego nadzoru stwarzał ciągłą lukę w zabezpieczeniach, ponieważ wszystkie klucze były stale dostępne dla zewnętrznych dostawców usług bez żadnego weryfikowalnego mechanizmu śledzenia.

Aby wyeliminować wąskie gardła związane z ręcznym zarządzaniem, Cocoonr scentralizował swoje operacje, instalując Smartboxy Keycafe w 18 swoich placówkach agencyjnych. Aby zapewnić całkowicie bezdotykowy proces administracyjny, Cocoonr wykorzystał otwarte API Keycafe do stworzenia niestandardowych rozwiązań IT, integrując system zarządzania kluczami bezpośrednio z wewnętrznym oprogramowaniem do zarządzania nieruchomościami.

Zintegrowany system całkowicie automatyzuje proces dostępu do nieruchomości. Gdy podróżny rezerwuje zakwaterowanie, system automatycznie generuje kod dostępu za pośrednictwem API i wysyła go SMS-em lub e-mailem do gościa 24 godziny przed przyjazdem. Goście mogą następnie samodzielnie odebrać klucze w Smartboxie o dowolnej porze po przybyciu. Dodatkowo, Cocoonr rozszerzył ten system na swoich pracowników zewnętrznych; dostawcy usług sprzątania i konserwacji używają unikalnych kodów dostępu powiązanych bezpośrednio z ich zadaniami, aby samodzielnie odbierać i zwracać klucze.

Od czasu wdrożenia Keycafe, Cocoonr z powodzeniem zmodernizował swoją infrastrukturę operacyjną, osiągając ogromne kamienie milowe w zakresie wydajności i bezpieczeństwa. Dzięki automatyzacji procesu wymiany kluczy, agencja z powodzeniem umożliwiła kilka tysięcy samodzielnych zameldowań podróżnych do roku 2025. To całkowicie wyeliminowało potrzebę przeprowadzania ręcznego przekazywania kluczy przez personel, oszczędzając znaczne godziny pracy i pozwalając zespołom skupić się na kluczowych zadaniach związanych z gościnnością.

System przyniósł również całkowity spokój ducha wewnętrznemu zespołowi. Śledzenie w czasie rzeczywistym i cyfrowe dzienniki audytu zapewniają menedżerom precyzyjną wiedzę, który dostawca posiada klucz w danej chwili. Co więcej, gdy gość się wymeldowuje i wrzuca klucz z powrotem do Smartbox, automatyczne powiadomienie pozwala ekipom sprzątającym natychmiast zoptymalizować swoje procedury i wcześniej przewidzieć rotacje.