Od zagubionych kluczy do zera: Jak Groupe ABS przejął kontrolę nad flotą 130 pojazdów terenowych

Groupe ABS prowadzi intensywne operacje terenowe, z 130 pojazdami wspierającymi jego codzienne działania. Kiedy flota była mniejsza, zarządzanie pojazdami było proste. Klucze były przechowywane na otwartej tablicy na ścianie, skąd pracownicy mogli je odbierać i zwracać po użyciu.

W miarę rozwoju firmy, ten prosty system przestał działać. Wraz z większą liczbą pojazdów i zespołów rozmieszczonych w wielu biurach, śledzenie tego, kto posiadał dany pojazd, stało się trudne. Klucze regularnie ginęły, a ponieważ nie było zapisu, kto zabrał pojazd ani kiedy miał zostać zwrócony, zespół miał niewielki wgląd w stan floty.

Problem stał się również kosztowny. Nowoczesne klucze zawierają chipy transponderowe, które muszą być zaprogramowane do pojazdu. „Klucze z chipem mogą być dość drogie, na przykład pięćset dolarów, a czasami nawet więcej” – powiedział David Fitz-Morris, Dyrektor Operacji Terenowych w Groupe ABS.

Przekazywanie pojazdów stworzyło kolejne wyzwanie. Pracownicy musieli koordynować się z przełożonymi, aby odebrać klucze, co było trudne ze względu na różne harmonogramy i wiele lokalizacji. Zespoły mogły czekać na dostęp do pojazdu, podczas gdy przełożeni spędzali czas na koordynowaniu, kto odbierze i zwróci klucze.

Groupe ABS zainstalował Keycafe SmartBoxes, aby zarządzać kluczami swojej floty. Każdy klucz jest połączony z konkretnym pojazdem za pomocą breloczka śledzącego, a pracownicy mogą odbierać i zwracać klucze, używając kodu PIN lub uwierzytelniania mobilnego. Przełożeni nie muszą już koordynować każdego przekazania, dzięki czemu zespoły mogą samodzielnie uzyskiwać dostęp do pojazdów, kiedy ich potrzebują.

Groupe ABS połączył również Keycafe ze swoją bazą danych pracowników za pośrednictwem otwartego API. Po dodaniu nowego pracownika, jego dostęp do Keycafe jest tworzony automatycznie na podstawie pojazdów, do których ma uprawnienia. Eliminuje to ręczną konfigurację konta i oddzielne listy uprawnień.

Przełożeni mogą zarządzać dostępem zdalnie i widzieć status każdego klucza za pośrednictwem aplikacji Keycafe. Każde odebranie i zwrot są rejestrowane wraz z danymi pracownika i godziną, co zapewnia zespołowi przejrzysty zapis użytkowania pojazdów.

Keycafe szybko uprościło sposób, w jaki Groupe ABS zarządza kluczami do swojej floty. Już w pierwszych kilku tygodniach zespół poświęcał mniej czasu na koordynowanie przekazywania kluczy i szukanie zaginionych kluczy. Incydenty z zagubionymi kluczami spadły do niemal zera, eliminując cykliczne koszty wymiany, a każde użycie pojazdu zostało powiązane z konkretnym pracownikiem.

Dostęp samoobsługowy również ułatwił pracownikom wyruszenie w drogę bez czekania na przełożonego. Przełożeni poświęcają mniej czasu na zarządzanie przekazywaniem kluczy, a więcej na swoje codzienne obowiązki. Integracja z bazą danych pracowników dodatkowo zredukowała pracę administracyjną, automatycznie aktualizując dostęp do pojazdów w miarę dołączania i odchodzenia pracowników z firmy.

Dzięki rejestrowaniu każdego odbioru i zwrotu, Groupe ABS ma teraz jasny obraz aktywności kluczy we wszystkich swoich lokalizacjach. Przełożeni mogą sprawdzić, kto i kiedy uzyskał dostęp do każdego pojazdu, co zwiększa odpowiedzialność zespołu i ułatwia rozwiązywanie pytań, gdy się pojawią.