W największym porcie lotniczym Urugwaju: Jak Carrasco International zautomatyzowało kontrolę kluczy dla ponad 400 pracowników

Przed wdrożeniem Keycafe, Aeropuertos Uruguay zarządzało setkami kluczy w pełni manualnym procesem na międzynarodowym lotnisku Carrasco, największym w Urugwaju. Operacja obejmowała śledzenie kluczy do floty pojazdów obsługi naziemnej, stref o ograniczonym dostępie oraz specjalistycznego sprzętu lotniczego na całym lotnisku, przy czym każde wydanie i zwrot klucza były ręcznie odnotowywane w arkuszu kalkulacyjnym.

W miarę wzrostu liczby kluczy proces stawał się coraz trudniejszy do zarządzania dla ponad 400 pracowników i zewnętrznych kontrahentów. Personel często poświęcał cenny czas na przeszukiwanie przepełnionych szafek na klucze w celu zlokalizowania konkretnych kluczy, co spowalniało codzienne operacje i ograniczało wgląd w wykorzystanie kluczy. Opóźnienia w odnajdywaniu lub odzyskiwaniu kluczy zakłócały zaplanowane prace z zewnętrznymi dostawcami, wpływając na efektywność operacyjną i generując niepotrzebne obciążenie administracyjne.

Aeropuertos Uruguay wdrożyło Keycafe, aby zastąpić swój ręczny proces zarządzania kluczami bezpiecznym, zautomatyzowanym systemem, który zapewnia kontrolowany dostęp i widoczność w czasie rzeczywistym we wszystkich operacjach lotniskowych. Platforma została skonfigurowana tak, aby odpowiadać strukturze organizacyjnej lotniska, zapewniając, że pracownicy i dostawcy zewnętrzni mają dostęp tylko do kluczy związanych z ich obowiązkami — co jest krytycznym wymogiem dla obiektu działającego zgodnie z rygorystycznymi standardami bezpieczeństwa lotniczego.

Administratorzy zarządzają całym systemem, konfigurując ustawienia, tworząc użytkowników, organizując grupy kluczy i definiując uprawnienia dostępu. Menedżerowie, tacy jak kierownicy obszarów, nadzorują klucze w swoich działach i w razie potrzeby mogą przyznawać tymczasowy dostęp pracownikom lub dostawcom zewnętrznym. Użytkownicy podstawowi mają stały dostęp do kluczy operacyjnych, których potrzebują do swoich codziennych obowiązków, natomiast dostawcy zewnętrzni otrzymują dostęp ograniczony czasowo wyłącznie do zatwierdzonych zadań.

Taka struktura pozwala użytkownikom szybko lokalizować i pobierać autoryzowane klucze, jednocześnie utrzymując rozliczalność dzięki automatycznemu śledzeniu aktywności i scentralizowanemu nadzorowi.

W obiekcie, gdzie każda minuta opóźnienia operacyjnego może wpływać na rozkłady lotów, pracę wykonawców i usługi pasażerskie, Aeropuertos Uruguay odnotowało natychmiastową poprawę wydajności i czasu reakcji po wdrożeniu Keycafe. Pracownicy mogą teraz samodzielnie odbierać i zwracać autoryzowane klucze dzięki szybszemu, bardziej usprawnionemu procesowi, podczas gdy filtrowanie wyszukiwania oparte na dostępie pomaga użytkownikom szybko znaleźć dokładnie to, czego potrzebują.

Lotnisko zmniejszyło również koszty związane z duplikatami kluczy, wymianą zamków i przekładaniem prac wykonawców. Dostosowując się do specyficznych wymagań bezpieczeństwa, utrzymania, operacji i dostawców zewnętrznych, Keycafe dostarczyło rozwiązanie, które płynnie wkomponowało się w codzienne procesy operacyjne lotniska.