E-Demonstrations usprawnia operacje flotowe i eventowe dzięki systemowi zarządzania kluczami Keycafe

Z flotą ponad 90 pojazdów i częstym zaangażowaniem w projekty na dużą skalę, E-Demonstrations potrzebowało lepszego sposobu zarządzania dostępem do pojazdów, budynków i sprzętu.

Przed wdrożeniem Keycafe wszystkie klucze były przechowywane w centralnej lokalizacji, gdzie pracownicy mogli po prostu wziąć to, czego potrzebowali. Chociaż to podejście było proste, oferowało ograniczony wgląd w to, kto i kiedy uzyskał dostęp do konkretnych kluczy.

Kiedy klucze zaginęły, pracownicy musieli polegać na ręcznej komunikacji, aby ustalić, kto ich ostatnio używał. Znalezienie odpowiedzi często oznaczało kontaktowanie się z wieloma współpracownikami i przeszukiwanie biur, pojazdów lub rzeczy osobistych.

Valerie Bertels, Specjalistka ds. HR i Wsparcia Administracyjnego w E-Demonstrations, wyjaśnia, że firma szukała bardziej wydajnego sposobu przechowywania, śledzenia i pobierania kluczy, przy jednoczesnym utrzymaniu jasnej odpowiedzialności za każde zdarzenie dostępu.

W miarę jak firma kontynuowała zarządzanie pojazdami, wydarzeniami i projektami tymczasowymi, z udziałem różnych zespołów, wolontariuszy i partnerów zewnętrznych, stawało się coraz ważniejsze posiadanie bezpiecznego systemu, który mógłby uprościć dostęp, jednocześnie prowadząc pełną rejestrację aktywności kluczy.

E-Demonstrations wdrożyło system SmartBox firmy Keycafe, aby zastąpić nieformalny proces udostępniania kluczy ustrukturyzowanym i możliwym do śledzenia obiegiem pracy. Firma od sześciu lat polega na Keycafe, integrując go ze swoimi codziennymi operacjami.

Dzięki Keycafe pracownicy nie muszą już polegać na ręcznej komunikacji w celu lokalizowania kluczy ani ustalania, kto ma do nich dostęp. System zapewnia przejrzysty przegląd aktywności kluczy, umożliwiając zespołowi szybkie zidentyfikowanie, kto i kiedy uzyskał dostęp do klucza.

Ta przejrzystość stała się szczególnie cenna w zarządzaniu flotą, gdzie E-Demonstrations może z łatwością śledzić użycie kluczy pojazdów i przeglądać historię dostępu w dowolnym momencie.

Po wdrożeniu Keycafe, E-Demonstrations zredukowało czas i wysiłek wcześniej poświęcany na poszukiwanie kluczy i odnajdywanie pracowników. Firma zyskała jaśniejszy wgląd w swoje operacje, co ułatwiło zarządzanie dostępem do pojazdów i szybkie reagowanie, gdy pojawią się pytania dotyczące użytkowania kluczy. Zamiast polegać na nieformalnej komunikacji, zespół ma teraz wiarygodny rejestr aktywności kluczy.

Z czasem E-Demonstrations rozszerzyło również wykorzystanie Keycafe poza zarządzanie flotą, stosując system do dodatkowych potrzeb dostępu w ramach swoich przepływów pracy związanych z wydarzeniami i operacjami.