Keycafe Wprowadza Elastyczne Zameldowanie i Łatwą Administrację do Hotelu Ehon

Położony w Narze, stolicy Japonii z VIII wieku, Ehon Hotel („Hotel z książkami obrazkowymi” po japońsku) ożywia magię pomysłowych historii i pięknych ilustracji z książek obrazkowych z całego świata. Zarówno dzieci, jak i dorośli mają dostęp do książek pop-up, książek do kąpieli oraz książek poruszających kwestie płci i środowiska, z których wiele pochodzi z Włoch. Ponieważ te tematy rzadko są omawiane w lokalnych książkach obrazkowych, Ehon Hotel ma nadzieję połączyć swoich gości ze światem poza Japonią.

Wielu gości przybywa z dziećmi i często spóźnia się na ustalone godziny zameldowania. Ponadto hotel przyjmuje tylko jedną grupę gości dziennie, więc nieefektywne było przydzielanie personelu na miejscu wyłącznie do procedury zameldowania/wymeldowania. Aby personel na miejscu mógł skupić się na zadaniach związanych ze sprzątaniem, hotel chciał, aby operacje związane z zameldowaniem były obsługiwane przez zdalny personel zaplecza. Rozważano zamontowanie smartlocka na drzwiach, ale opcja ta nie była wykonalna ze względu na typ drzwi.

Zdecydowanie potrzebna była elastyczna opcja zameldowania, dlatego hotel zaczął szukać różnych systemów dostępnych na rynku. Dla Ehon Hotel stabilność i łatwość użytkowania dla gości były priorytetami przy wyborze systemu.

Przyjazny dla użytkownika sklep internetowy Keycafe, szybka dostawa i łatwy proces instalacji były czynnikami decydującymi o ich ostatecznej decyzji. Jednak głównym powodem, dla którego Ehon Hotel wybrał Keycafe, była możliwość zdalnego wydawania i edytowania dostępów w czasie rzeczywistym, co pozwala personelowi być poza obiektem i nadal pomagać gościom w razie potrzeby.

Ehon Hotel korzysta z integracji Keycafe z Airbnb. Gdy tylko rezerwacja zostanie dokonana, unikalny kod dostępu jest automatycznie tworzony i wysyłany do gościa tuż przed datą zameldowania. Po przybyciu gościa do hotelu, może on odebrać klucz do pokoju, używając kodu w Keycafe SmartBox.

Zawsze, gdy następuje anulowanie lub zmiana rezerwacji, oprogramowanie Keycafe odpowiednio aktualizuje dostęp. „Nie musimy już martwić się o to, czy wysłaliśmy gościom dostęp do kluczy, co jest dużą ulgą” – mówi pani Hijiya, manager Ehon Hotel.

Kiedy hotel został otwarty w grudniu 2021 roku, zespół zarządzający obawiał się, czy ich klienci poczują się komfortowo z systemem samodzielnej odprawy. Zbadali inne hotele z podobnymi systemami i wielokrotnie testowali własne działanie.

„Szczerze mówiąc, przez pewien czas obawialiśmy się, czy goście będą w stanie sprawnie się zameldować. Okazało się, że wszystko działało bez zarzutu. Z perspektywy czasu, pandemia przyspieszyła cyfryzację usług, a procesy samodzielnej odprawy stały się powszechne i akceptowane. Do tej pory nie doświadczyliśmy żadnych poważnych problemów, a Keycafe stał się kluczowym elementem naszej działalności” – skomentowała pani Hijiya.

„Nie jesteśmy mocni w kwestiach IT, więc konfiguracja Keycafe była dla nas nieco onieśmielająca. Na szczęście okazało się, że wszystkie niezbędne funkcje były już dostępne, a Keycafe jest bardzo intuicyjny.”