Hotel Gran Arena Obniża Koszty i Zwiększa Satysfakcję Gości dzięki Keycafe

Położony na skraju historycznej dzielnicy handlowej na Okinawie, Hotel Gran Arena cieszy się dużą popularnością zarówno wśród mieszkańców, jak i turystów. W pobliżu znajdują się bary i restauracje, a w odległości spaceru mieści się wielofunkcyjny stadion, gdzie mieszkańcy uczestniczą w wydarzeniach sportowych i koncertach. Dla turystów, łatwy dojazd na lotnisko i z lotniska stanowi istotny atut. Odnowiony i ponownie otwarty w grudniu 2019 roku, hotel oferuje czyste, przestronne apartamenty z oddzielnymi pomieszczeniami na łazienki i toalety, co jest bardzo cenione przez japońskich gości.

Dla zespołu zarządzającego, kontrola kosztów pracy była jednym z największych wyzwań podczas planowania ponownego otwarcia hotelu. Chcieli zminimalizować koszty operacyjne, aby utrzymać przystępne ceny dla klientów. Integralną częścią tego planu była bezobsługowa recepcja oraz proces zameldowania/wymeldowania.

Keycafe zostało wybrane z uwagi na kompatybilność z wybranym przez Hotel Gran Arena systemem samodzielnej odprawy dostarczonym przez Airhost. Klucze do pokoi są przechowywane w SmartBoxie Keycafe w lobby hotelu. Po przyjeździe goście wypełniają formularz odprawy na tablecie. Po zakończeniu, wyświetlany jest ich unikalny kod dostępu Keycafe, który wprowadzają w SmartBoxie, aby odebrać klucz.

Hotel Gran Arena zatrudnia sześciu pracowników, którzy w ciągu dnia są gotowi serdecznie pomóc gościom w procesie samodzielnej odprawy, jeśli zajdzie taka potrzeba. W nocy, jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy z odbiorem lub oddaniem kluczy, menedżer może zarządzać sytuacją za pomocą aplikacji Keycafe, nawet będąc poza obiektem. Korzystając z aplikacji, menedżer może zdalnie otwierać przegródki na klucze dla gości, tworzyć i zmieniać prawa dostępu do kluczy, a także kontrolować stan kluczy w SmartBoxie, gdy jest to konieczne.

Ponowne otwarcie hotelu i wprowadzenie systemu samodzielnej odprawy nastąpiło zaledwie miesiąc przed pierwszym zgłoszonym przypadkiem COVID-19 w Japonii. Keycafe zostało dobrze przyjęte zarówno przez gości, jak i personel hotelu, będąc wdrożonym w samą porę na pandemię.

Największą korzyścią z wprowadzenia Keycafe okazała się możliwość zdalnego sterowania SmartBox i dostępem do kluczy w czasie rzeczywistym, a także zminimalizowanie kosztów pracy. Pandemia fundamentalnie zmieniła normy społeczne w Japonii, a goście doceniają teraz prywatność, bezpieczeństwo i wygodę samodzielnych zameldowań.

Dzięki Keycafe, obciążenie pracowników związane z zameldowaniami i wymeldowaniami zauważalnie zmniejszyło się w ciągu dnia, a zarząd drastycznie obniżył koszty zatrudnienia na nocne zmiany. Te oszczędności zostały przekazane gościom, pozwalając im cieszyć się elastycznym zameldowaniem i wymeldowaniem zgodnie z ich własnym harmonogramem, a wszystko to w niższej cenie w porównaniu do konkurentów korzystających z tradycyjnej recepcji.