Koniec z gubionymi kluczami: Jak firma wynajmująca sprzęt budowlany uporządkowała klucze do swojej floty

Wiame Fils zarządza i wynajmuje sprzęt budowlany, małe ciężarówki, pojazdy ciężarowe oraz inne zasoby floty w ramach swoich operacji. Pracownicy i kierowcy regularnie potrzebują odbierać i zwracać kluczyki do pojazdów w celu wynajmu, napraw, wypożyczeń i codziennych zadań.

Przed wdrożeniem Keycafe, firma nie miała spójnego procesu do organizacji tych wymian. Klucze często zostawiano w różnych miejscach, co utrudniało ustalenie, kto je zabrał lub czy zostały zwrócone.

Firma używała małej, wewnętrznej skrzynki na klucze zabezpieczonej kłódką, wraz z papierowym notatnikiem. Kiedy pojazd został przypisany, pracownik odpowiedzialny za wymianę miał obowiązek ręcznego odnotowania tego. Jednakże, jeśli asystent floty był nieobecny, inni pracownicy nie zawsze aktualizowali notatnika.

W rezultacie, kiedy asystent floty wracał, często brakowało wiarygodnego zapisu pokazującego, gdzie był klucz lub kto go posiadał. Prowadziło to do powtarzających się poszukiwań, zgubionych kluczy i niepewności za każdym razem, gdy zespół potrzebował dostępu do pojazdu.

Wiame Fils potrzebował jaśniejszego, bardziej niezawodnego procesu, który pozwoliłby utrzymać klucze w porządku i zapewniłby dokładną historię każdego odbioru i zwrotu.

Wiame Fils wdrożył Keycafe, aby stworzyć scentralizowany i identyfikowalny proces zarządzania kluczami do pojazdów. Firma obecnie korzysta z systemu przez cały dzień, aby przekazywać klucze do pojazdów będących w naprawie, wypożyczanych lub zwracanych.

System wspiera również obsługę floty ciężarówek firmy. Ciężarówki wyjeżdżają każdego wieczoru i wracają następnego ranka. Po zakończeniu każdej trasy kierowcy są zobowiązani do zwrócenia kluczy do Keycafe SmartBox. Jeśli kierowca jest nieobecny następnego dnia, klucz pozostaje bezpiecznie dostępny dla innego upoważnionego pracownika, który może użyć pojazdu.

Odbiór i zwrot kluczy są rejestrowane automatycznie, eliminując potrzebę polegania na ręcznie pisanych notatkach. Zespół floty może sprawdzić w systemie, kto posiada dany klucz oraz kiedy został odebrany lub zwrócony.

Aby ułatwić przyjęcie systemu przez personel, każdy kierowca otrzymuje krótkie wewnętrzne szkolenie z zakresu obsługi Keycafe. Prosty proces został szybko zintegrowany z codziennym przepływem pracy firmy i został dobrze przyjęty przez pracowników.

Od czasu zainstalowania Keycafe, Wiame Fils ustanowił spójny proces zarządzania kluczami w ramach codziennych operacji swojej floty. Klucze nie są już pozostawiane w różnych miejscach, a zespół nie musi polegać na niekompletnych, odręcznych zapiskach, aby je odnaleźć.

Automatyczne śledzenie aktywności daje firmie dokładny przegląd jej inwentarza kluczy. Kiedy pojazd jest potrzebny, zespół floty może natychmiast zidentyfikować jego obecnego użytkownika i potwierdzić, kiedy klucz został odebrany lub zwrócony.

Ta przejrzystość wyeliminowała straty kluczy, których firma doświadczała wcześniej. Ułatwiło to również ponowne przydzielanie pojazdów, gdy zmieniają się harmonogramy lub kierowca jest nieobecny, pomagając flocie pozostać dostępną przez kolejne zmiany.

Ustandaryzowany proces został szybko przyjęty przez pracowników. Kierowcy wiedzą, gdzie klucze muszą zostać zwrócone, podczas gdy współpracownicy mogą pobrać dostępne klucze do pojazdów bez konieczności ich szukania lub kontaktowania się z wieloma członkami zespołu.

Dla asystentki floty Nathalie Hecht, Keycafe usunęło wiele niepewności związanych z administracją floty. Dzięki uporządkowanemu i niezawodnemu rejestrowi każdej wymiany kluczy, może zarządzać flotą z mniejszym stresem i większą pewnością.