Herausforderung

Jahrelang nutzte Al Packer Ford ein manuelles Schlüsselverwaltungssystem: Manilaumschläge mit Artikelnummern wurden in Aktenschubladen am Schreibtisch des Geschäftsführers aufbewahrt. Die Verkäufer mussten die Schlüssel ein- und ausstempeln und vergaßen dabei oft, sie zurückzugeben oder gaben sie an andere weiter, ohne den Austausch zu protokollieren.

Diese veraltete Methode führte häufig zu Verzögerungen bei Probefahrten und Servicearbeiten, da Schlüssel ständig verlegt oder verloren gingen. Das Team verbrachte wöchentlich Stunden mit der Suche nach Schlüsseln, was sowohl bei Mitarbeitern als auch bei Kunden für Frustration sorgte.

Schwachstellen

• Verlorene Schlüssel und verlorene Zeit: Die Mitarbeiter verbrachten Stunden mit der Suche nach verlegten Schlüsseln, was Probefahrten und die Übergabe an Kunden störte.
• Keine Verantwortlichkeit: Ohne ein Ortungssystem wusste niemand, wer einen Schlüssel hatte oder wann er entwendet wurde.
• Kundenfrustration: Verzögerungen bei Verkauf und Service führten zu schlechten Kundenerlebnissen und langsameren Geschäftsabschlüssen.
• Hohe Ersatzkosten: Der Händler gab jährlich bis zu 9.000 US-Dollar für Ersatzschlüssel aus, die oft 400 bis 500 US-Dollar pro Stück kosteten.

Lösung

Nach der Evaluierung mehrerer Schlüsselsysteme entschied sich Al Packer Ford für Keycafe aufgrund des eleganten, wandmontierten Designs, der benutzerfreundlichen Software und der Echtzeit-Tracking-Funktion. Konkurrenzprodukte waren sperrig, benötigten Stellfläche und boten keine intuitive App.

Jeder Fahrzeugschlüssel bei Al Packer Ford ist nun mit einem Keycafe-Schlüsselanhänger versehen und wird in der Keycafe SmartBox aufbewahrt. Zugriff darauf haben nur autorisierte Mitarbeiter über individuelle PINs oder NFC-Ausweise. Die Manager überwachen alle Schlüsselbewegungen über das Keycafe-Dashboard und sehen sofort, wer welchen Schlüssel ausgeliehen oder zurückgegeben hat.

Der Prozess verläuft reibungslos:

• Fahrzeuge, die aus der Vorbereitungsabteilung kommen, werden gekennzeichnet und eingecheckt.
• Die Mitarbeiter können Schlüssel mithilfe der Keycafe-App oder des SmartBox-Bildschirms sofort finden.
• Jede Transaktion wird mit Zeit-, Benutzer- und Standortdaten protokolliert.

Durchführung

• Zentralisierte Schlüsselverfolgung: Jeder Schlüssel wird digital registriert, gespeichert und in Echtzeit verfolgt.
• Rollenbasierter Zugriff: Mitarbeiter haben nur Zugriff auf Schlüssel, die für ihre Abteilung relevant sind (Vertrieb, Service oder Vorbereitung).
• Intelligente Benachrichtigungen: Manager erhalten sofortige Benachrichtigungen über Kassenabschlüsse und verspätete Rückgaben.
• Cloud-Dashboard: Ermöglicht vollständige Transparenz über Abteilungen und Standorte hinweg.
• Platzsparendes Design: Wandmontierte SmartBox-Einheiten sparen Stellfläche in stark frequentierten Händlerbereichen.

Ergebnis

Seit der Einführung von Keycafe sind die Schlüsselverluste um über 95 % zurückgegangen. Dadurch spart das Autohaus Tausende von Euro an Ersatzkosten und vermeidet Verzögerungen durch verlegte Schlüssel. Das SmartBox-System hat die Schlüsselverwaltung strukturiert und transparenter gestaltet und dem Team volle Transparenz und Kontrolle über den täglichen Betrieb ermöglicht.

Die Mitarbeiter erfassen und protokollieren Schlüssel jetzt in Sekundenschnelle, verfolgen die Nutzung sofort und sorgen dafür, dass jede Probefahrt planmäßig abläuft. Manager können jederzeit sehen, wer welchen Schlüssel besitzt, was die Kommunikation verbessert und Ausfallzeiten reduziert. Dank optimierter Bestandskontrolle, schnellerer Koordination und transparenter Nachverfolgung hat Al Packer Ford den Schlüsselchaos hinter sich gelassen und arbeitet reibungsloser und effizienter als je zuvor.

Das Ergebnis

• Verlust von Schlüsseln beseitigt: Von Hunderten pro Jahr auf nur noch wenige reduziert.
• Vollständige Nachvollziehbarkeit: Digitale Protokolle zeigen, wer welchen Schlüssel wann genommen hat.
• Schnellere Abläufe: Vertriebsmitarbeiter können Schlüssel sofort finden und sich auf die Kunden konzentrieren.
• Kosteneinsparungen: Tausende werden jährlich an Kosten für den Schlüsselersatz eingespart.
• Bessere Raumausnutzung: Wandmontierte Einheiten sparen wertvolle Verkaufsfläche.