Herausforderung

Gringhub ist ein Unternehmen mit Sitz in Vélizy-Villacoublay bei Paris, das Zustelldienstleister bei der Umstellung auf Elektrofahrzeuge unterstützt. Sie bieten sowohl Ladeinfrastruktur als auch Elektrofahrzeugvermietung an. Ihr Ziel ist es, einen zuverlässigen, zentralen Standort bereitzustellen, an dem Fahrer ihren Arbeitstag mit einem voll aufgeladenen Fahrzeug und optimaler Unterstützung beginnen und beenden können.

Mit der Expansion des Unternehmens trat ein großes Problem zutage: die Schlüsselübergabe. Da mehrere Kunden Fahrzeuge mieteten und diese täglich von verschiedenen Fahrern genutzt wurden, war die manuelle Schlüsselverteilung nicht mehr praktikabel. Die Mitarbeiter von Gringhub mussten ständig vor Ort sein, um die Schlüsselübergaben zu verwalten – ein zeitaufwändiger, ineffizienter und fehleranfälliger Prozess. Es gab keine zuverlässige Möglichkeit nachzuverfolgen, wer welches Fahrzeug benutzt hatte, was zu Betriebsstörungen und Sicherheitsbedenken führte.

Schwachstellen

• Manuelle Schlüsselübergabe: Es war erforderlich, dass sich ständig Personal vor Ort aufhielt, um die Schlüssel zu verteilen und einzusammeln.
• Mangelnde Transparenz: Es gab keine zuverlässige Möglichkeit nachzuverfolgen, welcher Fahrer wann auf ein Fahrzeug zugegriffen hatte.
• Sicherheitsrisiken: Schlüssel wurden manchmal verlegt oder in Fahrzeugen zurückgelassen, wodurch sich das Risiko von Verlust oder Diebstahl erhöhte.
• Betriebsverzögerungen: Wenn ein Fahrer einen Schlüssel vergessen oder nicht zurückgegeben hat, konnte der nächste Fahrer das Fahrzeug nicht benutzen, was zu Ausfallzeiten führte.

Lösung

Gringhub wandte sich an Keycafe, um die Engpässe bei der Schlüsselverwaltung zu beheben. Das SmartBox-System bot eine sichere und nachvollziehbare Möglichkeit, den Zugriff auf Fahrzeugschlüssel zu verwalten. Fahrer können so die Schlüssel zu Beginn und am Ende ihrer Schicht selbstständig abholen und zurückgeben. Jede Schlüsselübergabe wird automatisch digital protokolliert, wodurch eine vollständige Zugriffshistorie entsteht und die Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen verbessert wird.

Keycafe ermöglichte es Gringhub außerdem, seinen Kunden einen 24/7-Selbstbedienungs-Workflow anzubieten. Fahrzeugschlüssel können jederzeit abgeholt oder abgegeben werden, auch wenn die Gringhub-Mitarbeiter nicht vor Ort sind. Für ein Unternehmen, dessen Geschäftsmodell auf effizientem Fahrzeugumschlag und Kundenflexibilität basiert, war dieser Automatisierungsgrad eine wichtige Ergänzung, um zukünftige Geschäftsabläufe zu skalieren.

Gringhubs Implementierung

• Selbstbedienungs-Schlüsselzugang: Die Fahrer der Kunden holen die Schlüssel ab und geben sie zurück, ohne dass Personal vor Ort benötigt wird, rund um die Uhr.
• Fernautorisierung: Client-Manager können Schlüssel über die Keycafe-App fernautorisieren, um Berechtigungsänderungen vor Ort in Echtzeit vorzunehmen.
• Zentraler Schlüsselabgabepunkt: Die Schlüssel werden von den Fahrern nach ihren täglichen Touren abgegeben, wenn die Fahrzeuge zum Aufladen zurückgegeben werden.
• Volle Transparenz: Jede Interaktion wird digital protokolliert, was eine Echtzeitverfolgung und Verantwortlichkeit ermöglicht.

Ergebnis

Keycafe ermöglichte es Gringhub, die Fahrzeugübergabe ohne zusätzliches Personal durchzuführen – eine Umstellung, die das Betriebsmodell grundlegend veränderte. Die Schlüssel sind nun jederzeit zugänglich, jedoch nur für autorisierte Nutzer. Dadurch wurde ein wichtiger Reibungspunkt für Gringhub und seine Kunden beseitigt.

Die Automatisierung verschaffte Gringhub volle Transparenz über die Nutzung ihrer gemeinsam genutzten Fahrzeugflotte und reduzierte das Risiko, dass Schlüssel verloren gehen oder vergessen werden. Zudem ergab sich ein neuer Abrechnungsvorteil: Durch die Nutzung der SmartBox-Aktivitäten zur Überprüfung der vor Ort befindlichen Fahrzeuge konnten Kunden präzise abgerechnet werden.

Gringhub berichtete, dass nach der Einführung des Systems durch einen ersten Kunden weitere schnell nachzogen, da sie die enorme Zeit- und Koordinationsersparnis erkannten. Was als Lösung für das Schlüsselmanagement begann, entwickelte sich zu einem zentralen Bestandteil des Leistungsangebots von Gringhub.

„Die Kunden lieben das System. Es ist praktisch und gibt ihnen einen weiteren Grund, sich für unsere Ladestation zu entscheiden“, erklärte Kamel Fekhart, CEO von Gringhub.

Das Ergebnis

• Reduzierte Arbeitskosten: Der Wegfall der Notwendigkeit, dass Mitarbeiter bei wichtigen Übergaben anwesend sein müssen, führte zu einer erhöhten Rentabilität.
• Flottenüberwachung: Die Mitarbeiter von Gringhub verfolgen die Fahreraktivitäten und den Fahrzeugstatus aus der Ferne über die Keycafe-App.
• Abrechnungsgenauigkeit: Die SmartBox-Aktivität bestätigt die Fahrzeugpräsenz und unterstützt eine präzise Kundenfakturierung.
• Erhöhter Servicewert: Keycafe wurde zu einem Verkaufsargument für die Fahrzeugvermietungs- und Ladedienstleistungen von Gringhub und brachte Kunden, die die Zeitersparnis bei der Konkurrenz erkannten.